1.開會之前確定會議日程、議題、參加人、地點等等，并且提前通知與會者，一般情況下至少提前3天。目的是便于參與者安排自己的工作，有準備、按時參加會議，同時保證會議有的放矢，提高會議的效率;控制會議規(guī)模，僅邀請必須人員參加。不要允許無關人員參與會議，人多，嘴雜，嘴雜往往很難達成共識
2.按時開會，按時結束，會議的長度建議不要超過2個小時
3.堅持會議主題。開什么會，討論和解決什么問題，與會議議題不相關的問題，不要在會上討論充分聽取不同的觀點和意見
4.會議、會議，就是說開會的時候要“議”，要議論，就要允許不同的聲音、不同的觀點出現(xiàn)，項目經理應鼓勵與會者開誠布公，坦誠地表達出自己的意見，這樣的意見即便得不到采納和使用，也應得到尊重和包容
5.形成決議或結論。每次會議都應該有明確的結論，形成達成一致的決議，然后按決議去執(zhí)行和落實，為了能達成共識，項目經理最好在會前與各方進行個別交流與溝通，會上可以有不同的聲音、不同的意見，會議一旦形成決議，就只能出現(xiàn)一種聲音，并且堅定地執(zhí)行會議決議；
6.會議的決議的追蹤
6.1.什么事情
6.2.由誰負責來完成
6.3.什么時候完成，提交的成果是什么
6.4.由誰負責跟蹤
7.作記錄并迅速下發(fā)。會議記要的發(fā)放時間最好不要超過24小時
8.會議要設立會議主持人，其作用為了控制整個會議過程，如果遇到會議偏題后及時制止和糾正，做好會議的時間控制，當然遇到氣氛沉悶時有調節(jié)氣氛的功效。