不管你是否喜歡，溝通是任何一個項目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項目的成功，不管是由一個專門的項目團隊還是一個跨部門的團隊來運作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過的IT項目和開發(fā)經(jīng)理都認(rèn)同：溝通和人際之間的互動可以成就或是毀掉一個項目。
我們有時會忘記項目溝通指的是在項目工作中激發(fā)動力，領(lǐng)導(dǎo)，委派工作并向所有的股權(quán)持有人進行匯報時所做出的特定的行為和技巧。一旦項目開工之后，項目經(jīng)理就需要建立三個溝通渠道（見圖A）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。
成功交流的關(guān)鍵是保證信息流向正確的方向
溝通影響著工作的績效，因此，如果你想有一個高績效的團隊來做這個項目，你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，項目則很可能會失敗。成功的項目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽反饋并采取行動，在團隊成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。
加強項目溝通
有效的溝通計劃將會：
●促進團隊的發(fā)展：適當(dāng)?shù)臏贤ù_實能夠為項目團隊的合作提供基礎(chǔ)并使他們理解工作目標(biāo)和任務(wù)，好的溝通就意味著好的績效。
●應(yīng)用于整個軟件開發(fā)過程：從確定用戶的要求到產(chǎn)品的實現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)臏贤ㄓ媱澘梢詭椭械捻椖砍鲑Y人了解什么樣的溝通渠道會被用于這個項目之上，工作匯報的人員，頻率和類型以及項目會議的形式。
●輕松地對出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會使得出資人保持與項目的聯(lián)系。
●實現(xiàn)項目文件的減少：從項目一開始就實行有效的溝通措施，你就可以看到項目文件的減少。
制定計劃來解決關(guān)鍵性事務(wù)
我的CIO最近讓我估計一下我們的最關(guān)鍵的一個電子商務(wù)項目是如何發(fā)生問題的。快速評定顯示了導(dǎo)致這個項目失敗的原因來自于糟糕的溝通?？蛻魧τ陧椖抗芾淼姆绞椒浅５牟粷M意，客戶在表達(dá)他的不滿時說道，“所有的項目經(jīng)理都要來問我或是直接來找我，其實這個問題早就可以解決?！贝送馑麄冞€抱怨項目狀況匯報的不足和項目不能按照客戶所需要的方式提供應(yīng)用軟件，他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒有后續(xù)跟進會議的開展，客戶沒有任何方式來對工作進展保持跟蹤?？蛻舯г顾麄儙缀鯊臎]見過來自項目工程的人員而一直無法搞清到底發(fā)生了什么。
而項目經(jīng)理則表示問題在于開發(fā)人員沒有能夠恰當(dāng)?shù)亻_發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個很有價值的客戶，使得項目團隊的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項目的失敗。CIO后來說，“這可不是我想要聽到的，為什么沒有人告訴我這是怎么回事？”一個有效的溝通計劃本可以幫助避免這些問題的出現(xiàn)的。
有效地改善溝通
項目工作的溝通并不總是看起來那么容易，但它卻是一個工作基礎(chǔ)，你可以利用它來建構(gòu)你的團隊，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時的項目指導(dǎo)。表A中給出的是一些項目/開發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。
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通方式 |
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類型/方法 |
內(nèi)容 |
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電子郵件 |
項目團隊成員之間的文本文件，音頻視頻文件的溝通 |
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部門間的備忘錄 |
提供一個正式的論壇來溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序 |
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即時消息 |
使團隊成員可以實時地溝通 |
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項目狀況會議 |
提供項目狀況的更新和工作的回顧 |
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電視電話會議 |
提供一個身處異地的團隊成員參與溝通的媒介
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內(nèi)部網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)留言板 |
與全體成員進行正式地溝通項目狀況，進展和目標(biāo) |
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項目工作巡演 |
給出資人和用戶提供反饋信息 |
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實地溝通 |
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