在進(jìn)行范圍確定前，一定要有范圍說(shuō)明書(shū)，因?yàn)榉秶f(shuō)明書(shū)詳細(xì)說(shuō)明了為什么要進(jìn)行這個(gè)項(xiàng)目，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的可交付成果，是項(xiàng)目班子和任務(wù)委托者之間簽訂協(xié)議的基礎(chǔ)，也是未來(lái)項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，并且隨著項(xiàng)目的不斷實(shí)施進(jìn)展，需要對(duì)范圍說(shuō)明進(jìn)行修改和細(xì)化，以反映項(xiàng)目本身和外部環(huán)境的變化。在實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施中，不管是對(duì)于項(xiàng)目還是子項(xiàng)目，項(xiàng)目管理人員都要編寫(xiě)其各自的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)。

具體來(lái)看，項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書(shū)主要應(yīng)該包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：

1．        項(xiàng)目的合理性說(shuō)明。即解釋為什么要實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目，也就是實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目的目的是什么。項(xiàng)目的合理性說(shuō)明為將來(lái)提供了評(píng)估各種利弊關(guān)系的基礎(chǔ)。

2．        項(xiàng)目目標(biāo)。前面已經(jīng)講過(guò)，項(xiàng)目目標(biāo)是所要達(dá)到的項(xiàng)目的期望產(chǎn)品或服務(wù)，確定了項(xiàng)目目標(biāo)，也就確定了成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所必須滿足的某些數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目目標(biāo)至少應(yīng)該包括費(fèi)用、時(shí)間進(jìn)度和技術(shù)性能或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)項(xiàng)目成功地完成時(shí)，必須向他人表明，項(xiàng)目事先設(shè)定的目標(biāo)均已達(dá)到。值得注意的一點(diǎn)是，如果項(xiàng)目目標(biāo)不能夠被量化，則要承擔(dān)很大的風(fēng)險(xiǎn)

3．        項(xiàng)目可交付成果清單。如果列入項(xiàng)目可交付成果清單的事項(xiàng)一旦被完滿實(shí)現(xiàn)，并交付給使用者——項(xiàng)目的中間用戶(hù)或最終用戶(hù)，就標(biāo)志著項(xiàng)目階段或項(xiàng)目的完成。例如，某軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的可交付成果有能運(yùn)行的電腦程序、用戶(hù)手冊(cè)和幫助用戶(hù)掌握該電腦軟件的交互式教學(xué)程序。但是如何才能得到他人的承認(rèn)呢？這就需要向他們表明項(xiàng)目事先設(shè)立的目標(biāo)均已達(dá)到，至少要讓他們看到原定的費(fèi)用、進(jìn)度和質(zhì)量均已達(dá)到。

  一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)要由項(xiàng)目班子來(lái)編寫(xiě)，而且在編寫(xiě)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)時(shí)，項(xiàng)目班子需要在實(shí)際工作中考慮限制或制約自己行動(dòng)的各種因素。例如，準(zhǔn)備采取的行動(dòng)是否有可能違背本組織的既定方針。

在編寫(xiě)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)時(shí)必須有項(xiàng)目的成果說(shuō)明書(shū)，以作為范圍規(guī)劃的前提依據(jù)。所謂成果，是指任務(wù)的委托者在項(xiàng)目結(jié)束或者項(xiàng)目某個(gè)階段結(jié)束時(shí)要求項(xiàng)目班子交出的成果。比如，對(duì)于某軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要求設(shè)計(jì)規(guī)劃部門(mén)交出全部開(kāi)發(fā)的可交付成果。顯然，對(duì)于這些要求交付的成果都必須有明確的要求和說(shuō)明。 

范圍說(shuō)明書(shū)因項(xiàng)目類(lèi)型的不同而不同。規(guī)模大、內(nèi)容復(fù)雜的項(xiàng)目，其范圍說(shuō)明書(shū)也可能會(huì)很長(zhǎng)。政府項(xiàng)目通常會(huì)有一個(gè)被稱(chēng)作工作說(shuō)明書(shū)（SOW）的范圍說(shuō)明。有的工作說(shuō)明書(shū)可以長(zhǎng)達(dá)幾百頁(yè)，特別是要對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明的時(shí)候?？傊秶f(shuō)明書(shū)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整以滿足不同的、具體的項(xiàng)目的需要。

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