古語說，"凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢"。雖是古語，卻體現(xiàn)了"合理規(guī)劃乃溝通之核心"這一現(xiàn)代企業(yè)溝通管理的最高原則。
對于一個高效的溝通工作者來說，合理規(guī)劃是其工作的重中之重。舉例來說，來自企業(yè)內(nèi)部的出乎意料且不受歡迎的消極信息防不勝防，令溝通部門的主管疲于招架。對他們來說，光是應(yīng)對風云多變的外部環(huán)境已經(jīng)相當困難，這些企業(yè)內(nèi)部意外信息的"友軍誤傷"無疑是雪上加霜。
對于跨國企業(yè)中負責全球溝通事務(wù)的管理人員來說，他們希望全面了解公司業(yè)務(wù)在各個國家的發(fā)展情況以及各分支機構(gòu)及各職能部門的經(jīng)營情況。而企業(yè)在各個國家的分支機構(gòu)卻不希望受到來自總部的各種意外且耗時的不適當?shù)男畔贤üぷ鞯母蓴_。
在矩陣型的企業(yè)中，從事溝通工作的人的數(shù)量正在呈幾何級數(shù)增加。企業(yè)中的某一分支機構(gòu)一旦設(shè)立了自己的溝通部門，各種時事通訊與路演的數(shù)量就會立即大幅增加。一方面，企業(yè)員工對鋪天蓋地襲來的信息頗有微辭，另一方面，企業(yè)總部的各部門不斷推出各種改革議案，而企業(yè)全球主管人員又一味追求所謂的"扁平透明的溝通方式"。這樣一來，員工就淹沒在來自全球各地的大量信息之中，卻無法從中發(fā)現(xiàn)任何明確的聯(lián)系。他們不得不自行對諸多信息進行拼湊，以期獲得一個完整的概念。不用說，他們通常會曲解其中的意思。
許多企業(yè)已經(jīng)認識到保持信息一致的重要性，以確保各種信息相互支持而不是相互抵觸。只有這樣才能保證所有人員都能對企業(yè)形成一致的認識。在結(jié)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)中，要保證信息的連貫性與協(xié)調(diào)性，就必須進行周密的溝通規(guī)劃，進行溝通工作的人必須緊密協(xié)作。
規(guī)劃溝通工作：三個層面
在企業(yè)的對外溝通中，混亂矛盾的信息會影響企業(yè)的品牌與信譽。而在企業(yè)的內(nèi)部溝通中，這種混亂與矛盾則會引起員工的不安情緒，加深員工的疑慮。在變革時期，員工往往希望通過各種信息了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的真實意圖與目的。他們會仔細研究來自不同領(lǐng)導(dǎo)人員的信息之間的細微差異，希望從中發(fā)現(xiàn)矛盾與分歧的問題所在、權(quán)力的更迭以及企業(yè)的真實情況。來自企業(yè)上層的不一致信息往往被基層員工誤認為是內(nèi)部矛盾的信號，并因此激起種種猜測甚至密謀。
大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)明白，穩(wěn)定企業(yè)人心的關(guān)鍵并不在于信息通訊預(yù)算的多寡和通訊簡報的數(shù)量。而關(guān)鍵的因素在于這些信息能爭取到員工多大的關(guān)注。
企業(yè)如果不清楚自己應(yīng)該優(yōu)先考慮的事項是什么，也沒有將注意力集中在自己向員工傳遞的信息上，那么員工就會對上層所發(fā)布的信息充耳不聞。越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，信息量的增長不但沒有讓員工進一步明白企業(yè)的目標，反而造成了矛盾與混亂。
成功的企業(yè)應(yīng)當在三個層面上對信息溝通工作進行規(guī)劃：
宏觀層面——確保信息溝通工作服務(wù)于企業(yè)的優(yōu)先考慮事項，并鎖定關(guān)鍵的核心戰(zhàn)略信息進行溝通。
溝通層面——經(jīng)理人員必須清楚地知道自己要向員工傳達的關(guān)鍵信息是什么，同時要了解其他經(jīng)理人員的溝通計劃并探求合作，以避免造成信息的重復(fù)與混淆。
地區(qū)性層面——具體的項目計劃與舉措，確保項目經(jīng)理應(yīng)用相同的方法制定溝通規(guī)劃，從而確保企業(yè)能對地區(qū)性事務(wù)進行優(yōu)先分級與協(xié)調(diào)。
改進規(guī)劃流程：三個步驟
企業(yè)怎樣才能改進溝通規(guī)劃流程的效率？下列步驟能夠有效地緩解信息超載與混亂的情況。
第一步：在宏觀層面上進行檢查。對宏觀層面進行檢查是第一步。在這一層面，企業(yè)需要精簡信息量并消除重復(fù)溝通相同信息現(xiàn)象；確保發(fā)出的信息具有很高質(zhì)量并且協(xié)調(diào)一致；給予員工足
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