據(jù)調(diào)查，只有37%的IT項(xiàng)目在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成，42%在預(yù)算成本內(nèi)完成。IT項(xiàng)目成功率不高的根源在于IT項(xiàng)目管理是系統(tǒng)工程，需要運(yùn)用多種手段對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。其中關(guān)鍵控制點(diǎn)之一就是項(xiàng)目的成本控制。
項(xiàng)目成本控制及其目標(biāo)、內(nèi)容和原則
項(xiàng)目成本控制是指為保障項(xiàng)目實(shí)際的成本不超過項(xiàng)目預(yù)算而進(jìn)行的管理活動(dòng)。它對(duì)確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、經(jīng)濟(jì)高效地實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)有重要意義。項(xiàng)目成本控制工作是在項(xiàng)目成本計(jì)劃的基礎(chǔ)上開展的。它是根據(jù)各項(xiàng)工作需要的實(shí)際費(fèi)用與計(jì)劃費(fèi)用進(jìn)行比較，對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行評(píng)價(jià)，并對(duì)未完項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而把成本控制在預(yù)算范圍之內(nèi)[1]。對(duì)項(xiàng)目的最終成本進(jìn)行預(yù)測(cè)的工作也屬于項(xiàng)目成本控制的范疇。項(xiàng)目成本控制工作包括: 監(jiān)視項(xiàng)目的成本變動(dòng)，確保實(shí)際發(fā)生的項(xiàng)目變動(dòng)都能夠有據(jù)可查; 防止不正確的、不合適的或未授權(quán)的項(xiàng)目變動(dòng)所產(chǎn)生的費(fèi)用被列入項(xiàng)目成本預(yù)算; 采取相應(yīng)的成本變動(dòng)管理措施等[1]。
通常，在項(xiàng)目成本控制中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該注意保持成本和收益的聯(lián)動(dòng)關(guān)系，維持一定比例的成本和收益。具體而言，項(xiàng)目成本控制應(yīng)遵循幾個(gè)原則: 成本最低原則; 全面成本控制原則;動(dòng)態(tài)控制原則; 目標(biāo)管理原則;責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合原則[1]。
IT項(xiàng)目成本控制中存在的問題
系統(tǒng)開發(fā)相對(duì)業(yè)務(wù)需求存在滯后性信息化項(xiàng)目是IT技術(shù)在企業(yè)業(yè)務(wù)的應(yīng)用，其開發(fā)和實(shí)施都建立在業(yè)務(wù)部門提出的項(xiàng)目需求之上。然而，由于項(xiàng)目開發(fā)和實(shí)施時(shí)間較長(zhǎng)，常在系統(tǒng)開發(fā)完畢后業(yè)務(wù)需求卻已經(jīng)改變，致使項(xiàng)目不得不重新進(jìn)行開發(fā)，因而影響項(xiàng)目成本。
項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)預(yù)算外的項(xiàng)目需求在IT項(xiàng)目實(shí)施過程中，各種與業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)用需求紛至沓來，不斷增加的項(xiàng)目需求將使項(xiàng)目預(yù)算不斷增加，從而影響項(xiàng)目成本。
對(duì)人力資源成本估計(jì)不足在項(xiàng)目管理中“人”的因素極為重要，因?yàn)轫?xiàng)目中所有活動(dòng)均是由人來完成的。但在IT項(xiàng)目中往往對(duì)硬件、軟件等硬性成本十分關(guān)注，卻忽略人力資源這一軟性成本。
加強(qiáng)IT項(xiàng)目成本控制的措施
訂立和控制成本基準(zhǔn)線為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行需要產(chǎn)生長(zhǎng)期的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用，這筆費(fèi)用的多少與IT成本基線有密切關(guān)系，基線成本大概占整個(gè)項(xiàng)目平均成本的70%左右。
清晰理解IT成本評(píng)估原理據(jù)行業(yè)估計(jì)，IT項(xiàng)目高失敗率的主要原因之一是IT項(xiàng)目的開銷平均超過原始估計(jì)的100%，企業(yè)管理層不能忽視專業(yè)的建議和忠告。
發(fā)揮系統(tǒng)投資的杠桿作用應(yīng)用程序、購買的軟件、網(wǎng)絡(luò)、基本設(shè)施和任何IT投資都應(yīng)進(jìn)行有規(guī)律的檢查，確保實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值和滿足原始ROI目標(biāo)[2]。
降低項(xiàng)目短期成本可行的方法包括控制項(xiàng)目范圍、控制人力資源成本、協(xié)商好可能的價(jià)格。
削減項(xiàng)目長(zhǎng)期成本包括采用精簡(jiǎn)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，消除重復(fù)的過程及過程中不必要的開支，分清主次對(duì)資源進(jìn)行選擇。
利用管理驅(qū)動(dòng)IT投資決策IT是企業(yè)戰(zhàn)略一部分，必要時(shí)可通過組建不同的管理委員會(huì)進(jìn)行決策和控制[3]。
這些措施還包括：量化IT投資的價(jià)值和利潤(rùn)比;做好角色和職責(zé)分配，以及人員配備管理計(jì)劃，平衡需求，減低人員閑置時(shí)間;強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理人員的成本控制責(zé)任。
總而言之，IT項(xiàng)目成本控制不單純是項(xiàng)目財(cái)務(wù)方面的工作，也不僅僅是項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)方面的工作，而是經(jīng)濟(jì)、組織、管理和技術(shù)等多方面工作的總和。要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本的全面控制，最根本的任務(wù)是要控制項(xiàng)目各方面的變動(dòng)，即必須從事前、事中和事后3個(gè)階段進(jìn)行有力控制，從而實(shí)現(xiàn)全面控制成本變動(dòng)的目標(biāo)。