作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，溝通可以有許多形式，包括和項(xiàng)目相關(guān)人，內(nèi)部成員的溝通，以及公司，供應(yīng)商和更多其他方面的溝通。 項(xiàng)目溝通可能是口頭或通過(guò)電子郵件，以及項(xiàng)目章程和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目變更和項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。 這一系列內(nèi)容只是項(xiàng)目經(jīng)理溝通工作的一小部分。在這里，我會(huì)提出一些簡(jiǎn)單的方法來(lái)保持明確有效的項(xiàng)目溝通。
信息發(fā)布要透明
你的項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該包含項(xiàng)目溝通策略，說(shuō)明您將如何與你的團(tuán)隊(duì)和客戶(hù)，以及何時(shí)，以何種形式進(jìn)行溝通。
通過(guò)簡(jiǎn)單的圖表，約定每周一次的例會(huì)，例如每星期一上午，會(huì)后會(huì)議紀(jì)要記下會(huì)議的后續(xù)行動(dòng)。 不管效果怎樣，關(guān)鍵是從項(xiàng)目伊始就建立一個(gè)預(yù)期來(lái)說(shuō)明你的溝通意圖。要是團(tuán)隊(duì)和客戶(hù)有其他更有效方法，我們也可以借鑒。但是只有大家知道期望值是什么才會(huì)對(duì)項(xiàng)目有信心。
重復(fù)永遠(yuǎn)沒(méi)有壞處
項(xiàng)目過(guò)程中當(dāng)有決策定下來(lái)以后，不管是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是和客戶(hù)之間，一定要書(shū)面記下來(lái)。項(xiàng)目過(guò)程中有無(wú)數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定，不記下來(lái)，可能今天說(shuō)明白了明天就忘了。
永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為：總有人會(huì)來(lái)記錄和分發(fā)這些決定，自己動(dòng)手!其實(shí)通常一個(gè)簡(jiǎn)單的電子郵件就夠了，而且有一個(gè)文檔線(xiàn)索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié)。
抓住要點(diǎn)
項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。團(tuán)隊(duì)成員都很忙，他們看郵件只會(huì)去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容：什么事兒? 和我有關(guān)嗎? 我要做什么? 什么時(shí)候?
簡(jiǎn)潔語(yǔ)言覆蓋稱(chēng)述內(nèi)容，而不要長(zhǎng)篇大論?？偸亲プ∫c(diǎn)，基于要解釋的問(wèn)題提供必要的背景資料。項(xiàng)目溝通是每一天的工作。要時(shí)刻問(wèn)自己：說(shuō)的清楚嗎，是否提供了比較的信息。這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)鍵的技能之一，并且可以持續(xù)的改進(jìn)。