整頓正式溝通,注重非正式溝通
公司內(nèi)部的溝通方式不外乎兩種:正式溝通和非正式溝通。所謂正式溝通,就是通過固有的組織結(jié)構(gòu)按照規(guī)定的信息傳遞渠道進(jìn)行的信息交流和傳達(dá)。這種溝通方式具有溝通效果好、易于保密、有較強(qiáng)的約束力等優(yōu)點(diǎn),缺點(diǎn)是方式刻板、溝通速度較慢、缺乏相應(yīng)的反饋和互動(dòng)交流。
非正式溝通,指的是通過正式溝通渠道以外的信息交流和傳達(dá)方式。在實(shí)際工作中公司員工往往會(huì)通過非正式渠道獲取和反饋大量信息,如果能夠?qū)?A href="http://m.opto-elec.com.cn/zsk/">企業(yè)內(nèi)部非正式的溝通渠道加以合理利用和引導(dǎo),就可以幫助企業(yè)管理者獲得許多無法從正式渠道取得的信息。 正式溝通的渠道和方式有多種,什么情況下使用何種方式溝通通過何種渠道溝通必須有較明確的規(guī)定,有明確的管理手段。該企業(yè)原有的粗放的溝通管理模式,使正式溝通缺乏管理,隨意性大。很多正式的溝通未能起到應(yīng)有的作用。故正式溝通必須整頓、規(guī)范。
由于溝通管理的缺乏及其它原因,該企業(yè)非正式組織較多,非正式溝通較為盛行重視非正式溝通包含兩層意思:一是限制其對(duì)企業(yè)不利的一面的發(fā)展,必要時(shí)以行政手段對(duì)非正式組織進(jìn)行干涉;二是因勢利導(dǎo),用合理的方法引導(dǎo)其往好的方向發(fā)展,在正式溝通所不能或不好解決時(shí),讓其發(fā)揮有效補(bǔ)充的作用。
該企業(yè)系統(tǒng)化溝通管理的實(shí)施
1.正式溝通管理
正式溝通管理包含以下三部分:
(1)垂直溝通管理
垂直溝通包括向上溝通和向下溝通,在多種溝通方式中,垂直溝通應(yīng)以直接和雙向的溝通效果最好。所以規(guī)定:向上溝通的方式以正式會(huì)議、員工定期申訴制、工會(huì)工作匯報(bào)、設(shè)置總經(jīng)理意見箱等為主。正常的匯報(bào)以逐級(jí)上報(bào)為主,特殊情況或匯報(bào)上級(jí)問題未及時(shí)解決時(shí)可越級(jí)上報(bào)。向下溝通的方式以正式會(huì)議、企業(yè)內(nèi)部出版物等為主,正常的命令發(fā)布遵循逐級(jí)發(fā)布的方式,除特殊情況盡量不要越級(jí)發(fā)號(hào)施令。
(2)水平溝通管理;即企業(yè)同一層級(jí)的溝通管理。首先確定部門負(fù)責(zé)人每日早會(huì)制度,加強(qiáng)部門負(fù)責(zé)人之間的溝通。二是在各部門內(nèi)部建立橫向溝通渠道增加部門內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)性。三是以業(yè)務(wù)為中心,由市場部牽頭,統(tǒng)一協(xié)調(diào)與整個(gè)業(yè)務(wù)流程有關(guān)的溝通工作,所牽涉的部門積極配合,各負(fù)其責(zé)。
(3)周邊溝通管理;即企業(yè)內(nèi)處于不同層次的沒有直接隸屬關(guān)系的成員之間的溝通管理。這種溝通需嚴(yán)格加以限制,越級(jí)指揮易造成多頭領(lǐng)導(dǎo),下屬無所適從,工作難以安排。故規(guī)定,越級(jí)越部門不具有指揮權(quán),只有建議權(quán)。
2.非正式溝通管理
以工會(huì)組織為主,積極了解非正式組織的日常狀態(tài),同時(shí)建全壯大工會(huì)組織,開展多種方式的活動(dòng),吸引員工參與,發(fā)揮工會(huì)組織的作用。同時(shí)加強(qiáng)和各非正式組織領(lǐng)導(dǎo)的溝通,及時(shí)了解各非正式組織的各種訴求,幫他們排憂解難,增強(qiáng)企業(yè)和員工及各非正式組織之間的信任,引導(dǎo)他們向好的方向發(fā)展。
3.培訓(xùn)溝通知識(shí)、技巧
人際溝通是人們生活的一部分是企業(yè)溝通的基礎(chǔ),很多溝通發(fā)生障礙的原因就是溝通者這方面知識(shí)技巧的缺乏。所以由人力資源部安排對(duì)所有員工進(jìn)行人際溝通知識(shí)的培訓(xùn),提高全體員工的人際溝通能力。領(lǐng)導(dǎo)在管理活動(dòng)中的溝通,是領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的一種。在該管理活動(dòng)中很多溝通障礙是由于領(lǐng)導(dǎo)這方面能力的欠缺造成的。所以同樣由人力資源部安排對(duì)所有管理層進(jìn)行此知識(shí)的培訓(xùn),提高全體管理層的溝通和領(lǐng)導(dǎo)能力。
4.利用信息技術(shù)拓寬溝通渠道
信息技術(shù)的革命已經(jīng)部分的改變了人們溝通的方式。其積極作用有:快速便利;減少溝通費(fèi)用;提高工作效率;降低勞動(dòng)強(qiáng)度;增加了員工的自由度;減少了污染和擁擠等。當(dāng)然也有消極作用,如:減少了人際溝通;缺乏個(gè)性等。積極作用是主要的。利用公司現(xiàn)有的信息化設(shè)備等資源,拓寬企業(yè)內(nèi)部的溝通渠道也有較好的效果。為此公司