1項目概況
江西某高校為了響應(yīng)國家信息化號召，決定開發(fā)一個校務(wù)通管理平臺。校務(wù)通管理是對學(xué)校教務(wù)和教學(xué)活動進(jìn)行綜合管理的平臺系統(tǒng)，是一個學(xué)校和地區(qū)教育信息化的基礎(chǔ)信息平臺，它要完成管理層、教師、學(xué)生、家長等日常工作、學(xué)習(xí)、管理、咨詢等任務(wù)。建設(shè)的總目標(biāo)是爭取建立一個高校資源一體化和標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)高校信息資源的高度共享和充分利用，提高學(xué)校工作效率規(guī)范學(xué)校的工作流程，便利校內(nèi)外的交流，實現(xiàn)高校業(yè)務(wù)電子化、服務(wù)規(guī)范化，提高高校競爭力。該項目規(guī)模龐大，包括通用功能和學(xué)校日常管理功能。通用功能包括辦公自動化系統(tǒng)、bbs、人事管理等功能，學(xué)校日常管理包括招生、教務(wù)管理、學(xué)生管理、教師輔助管理等。牽涉的項目干系人眾多，有省高招辦、考生家長、考生、教師、學(xué)生等等。
2軟件項目溝通重要性
軟件項目開發(fā)的項目管理目的是為了使得項目能夠在預(yù)定的時間、成本、范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)定的質(zhì)量。項目管理涉及到成本管理、時間管理、范圍管理等目標(biāo)性管理，同時還牽涉到質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、采購管理、溝通管理、人力資源管理、集成管理，但是由于軟件項目的特殊性，軟件項目和其他項目相比有很多的不同，軟件是邏輯實體，本質(zhì)上無形、看不見、難監(jiān)控，軟件的質(zhì)量問題基本上是人為差錯引起的。而有效溝通也是防止人為差錯的一個重要因素。此外，項目管理中的時間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險、采購也很大一部分工作是與人的溝通，所以應(yīng)該在軟件開發(fā)中高度重視溝通管理。
PMBOK指南把項目溝通管理定義為一個包括保證及時與恰當(dāng)?shù)厣?、搜集、傳播、存儲檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關(guān)鍵聯(lián)系。
在項目進(jìn)行過程中，溝通一直是一個比較大的困難。通常，溝通的主要目的是為了解決下列問題：
●讓項目成員準(zhǔn)確地了解執(zhí)行項目的具體方法；
●讓項目成員清楚地知道項目的整體計劃以及每個成員在項目中所承擔(dān)的具體任務(wù)；
●讓項目組成員獲得完成其工作所需的必要幫助；
●項目經(jīng)理能夠清晰、準(zhǔn)確、及時地掌握項目的進(jìn)展情況以及每個成員的工作進(jìn)度；
●項目計劃的必要變更可以及時地讓項目團(tuán)隊的所有成員了解；
●項目的實際執(zhí)行數(shù)據(jù)可以被準(zhǔn)確地收集并統(tǒng)計匯總作為決策參考。
3軟件項目溝通中存在的問題及對策
1）被動式、應(yīng)付式溝通，隨意而行、混亂無序。原因是沒有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。解決措施：建立溝通管理計劃。溝通計劃決定項目相關(guān)人員的信息和溝通需求：誰需要什么信息、什么時候需要、怎么獲得、選擇的溝通模式。
2）質(zhì)量保證人員和開發(fā)人員溝通往往存在敵對情緒。原因質(zhì)量保證人員的工作是發(fā)現(xiàn)程序中的問題，并且質(zhì)量保證人員可以越級上報開發(fā)人員的錯誤，這樣使得質(zhì)量保證組和開發(fā)組有一種天然的對立情緒。解決措施：質(zhì)量保證人員應(yīng)該清晰的認(rèn)識工作的性質(zhì)，采取妥當(dāng)?shù)姆椒?。在開始前，要與項目經(jīng)理及相關(guān)人員交流，耐心協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項目組人員，確認(rèn)相應(yīng)的規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題后，要及時和項目經(jīng)理溝通，爭取合理解決問題，不要輕易上報，因為輕易上報會產(chǎn)生不和諧的因素。此外在溝通時，可以質(zhì)量保證組和開發(fā)組都選出一個擅長溝通的人，通過他們進(jìn)行間接溝通。
3）會議過多、冗長。原因會議溝通是一種非常有效的溝通方式，團(tuán)隊進(jìn)行溝通時過多采用會議的形式。解決措施：建立例會制度，放棄可開可不開的會議，在會議之前事先應(yīng)明確會議議程和討論的問題，可以讓參會人員提前做準(zhǔn)備；在會議之前將會議資料發(fā)到參會人員。對于需要有背景資料支持的會議，應(yīng)事先將資料發(fā)給參會人員，以提前閱讀，直接在會上討論，可以有效地節(jié)約會議時