一旦這個項目開始進行，你就到了必須要使用范圍變化項目管理的時候，因為客戶會不斷要求你完成超出原來范圍的工作，或者和原來范圍不同的工作。如果你不善于利用這一技巧，你就會因為要完成比原先同意的工作，還要多上好幾倍預算和工作量而疲于奔命。換句話說，你將面臨很大的麻煩。這也是導致項目失敗的主要原因。
在你制訂工作計劃后，你就要按照這個計劃工作。你必須保證工作要在規(guī)定的時間和預算范圍內(nèi)完成。我們定義并計劃一個項目僅僅只是成功管理一個項目的第一步。一般IT經(jīng)理都經(jīng)歷過不太成功的項目。以下將討論五個最為常見的項目管理錯誤。切記：“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。
1.從范圍定義開始范圍管理
定義項目范圍是定義一個項目過程中最重要的部分。如果你不確定你在進行的是什么，以及你所進行的項目底線，你就根本不可能成功。管理項目范圍是項目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒有好好定義項目范圍，管理項目范圍幾乎就是不可能的任務。
定義項目范圍的目的，是把項目的邏輯范圍清楚地描述出來并獲得認可。范圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目內(nèi)，而哪些工作又是在該項目范圍之外。你能夠把項目范圍定義得越清楚，你的項目目標就會越明確。下面的信息整理會有所幫助。
1)范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源或數(shù)據(jù)庫(賬單、總帳、薪水明細等。)
2)范圍內(nèi)和范圍外的生命周期流程(分析、設(shè)計、測試)
3)范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型(財務、銷售、雇員情況等)
4)范圍內(nèi)和范圍外的交付使用類型(商業(yè)需求、目前狀況評估)
5)范圍內(nèi)和范圍外的組織(人力資源、制造商、供貨商等)
6)范圍內(nèi)和范圍外的主要功能(決策支持、數(shù)據(jù)輸入、管理報告)
2.在范圍管理中，可行的范圍變化流程
項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變化本身并沒有什么不對，也就是說在項目進行過程中修改范圍并不是個壞主意。事實上，在很多時候里，這也是一件好事。首先，客戶通常都不能確定其所希望的解決方案具有何種需求和功能。其次，就算客戶十分清楚終極目標，商業(yè)動態(tài)亦隨著時間不斷變化，因此項目的需求也會發(fā)生變化。如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就達不到預定的成效，甚至有可能完全無用。
因此，你必須在需要時擁有改變項目流程的能力。如果項目經(jīng)理對于項目變化沒有準備，問題將陸續(xù)發(fā)生。每一個項目都應該有一個流程以進行有效管理變化。這個流程應該包括確定變化、評估變化的商業(yè)價值、評估對于項目的影響，然后把這些信息提報給項目發(fā)起人進行評估。發(fā)起人可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應該考慮變化對項目的影響程度，然后追加預算或延長項目時間。
范圍管理無疑在項目管理中占據(jù)了重要位置，應該得到充分的重視，這是一個成功的項目管理所要求的最基本的條件。