部門(mén)進(jìn)行的，每個(gè)具體的用戶或部門(mén)對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對(duì)于與其他崗位、其他部門(mén)的業(yè)務(wù)“接口”就不清楚。這時(shí)，一定要請(qǐng)用戶單位的高層業(yè)務(wù)主管，做一個(gè)全面的業(yè)務(wù)報(bào)告，這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的，既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門(mén)、各崗位之間的聯(lián)系或接口。掌握了正確的需求調(diào)研方法的項(xiàng)目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時(shí)間，使設(shè)計(jì)和實(shí)施的時(shí)間比較富裕，從而縮短進(jìn)度。
3-縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間
任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散，一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。
在五個(gè)階段中，解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，一定要清楚，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)，就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合階段的耗時(shí)盡量短，這樣，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng)，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)，就更加從容。
為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短，在這個(gè)階段，IT項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來(lái)，同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問(wèn)題。這樣，主動(dòng)參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——參與激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。
為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短，項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說(shuō)明IT項(xiàng)目的目標(biāo)，并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關(guān)IT項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理要公開(kāi)討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專(zhuān)門(mén)知識(shí)，以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧?。這樣，公開(kāi)的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——信息激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成。