。
5、確認(rèn)項目計劃
討論和協(xié)商后，要確認(rèn)你們就項目達(dá)成共識。要證實你有被資助者、其他相關(guān)各方以及你自身和項目團(tuán)隊所接受的、支持項目目標(biāo)的計劃。
要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動過的項目文件，以建立項目基線規(guī)劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風(fēng)險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風(fēng)險，并更新應(yīng)變計劃。
公布最終項目文件，并將其分發(fā)，讓項目團(tuán)隊能在項目整個過程中接觸并使用它們，以管理進(jìn)度。如有可能，將項目文件放到網(wǎng)上，讓每個人都隨時訪問最新版本。
在設(shè)定項目基線時，要固定所有具體要求。要同時設(shè)定項目范圍和基線計劃，必須運(yùn)用既定的變動流程，才能對兩者進(jìn)行改變。
為了讓風(fēng)險清晰可見，要為當(dāng)前項目階段創(chuàng)建"十大"已知的重要風(fēng)險清單，將其張貼在團(tuán)隊可以看到的地方。在整個項目過程中，堅持定期評審并且更新。
6、闡明變動控制程序
項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細(xì)考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項目流動，保持要求的穩(wěn)定性對項目成功至關(guān)重要。
未經(jīng)管理的變動會導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風(fēng)險。有效的變動管理流程中，所有變動都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負(fù)責(zé)變動流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產(chǎn)生的積極和消極影響。
信息是成功管理項目的核心。當(dāng)資源不足或日程過緊時，項目風(fēng)險會增大，知曉項目風(fēng)險才能為項目成果和所需的工作正確地設(shè)定期望。對項目風(fēng)險的總體測評提供了項目目標(biāo)必要變動的充足理由，因此，它是保護(hù)困難項目免遭失敗的最有力的工具之一。有關(guān)工作和潛在風(fēng)險的知識是防范問題和項目延遲的首要和最佳手段。