誤信息進(jìn)行決
策。
如何處理流程問題？
憑借多年的項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)，霍尼韋爾公司我的工程網(wǎng)(www.myConstruction.com) 開發(fā)了網(wǎng)上平臺(tái)，進(jìn)行項(xiàng)目管理。我的工程網(wǎng)幫助項(xiàng)目經(jīng)理利用系統(tǒng)化的、優(yōu)化的方法并規(guī)劃并實(shí)施流程。
我的工程網(wǎng)在設(shè)計(jì)流程中，有四個(gè)主要方面：表格、路徑、權(quán)限與創(chuàng)建者。在流程中，表格是溝通方經(jīng)常用到的，包括姓名、地址、描述及意見、日期、地點(diǎn)及附件等信息。日常工作中，我們會(huì)用到多種形式的表格。路徑是流程流動(dòng)次序，包括四個(gè)方面內(nèi)容：
誰處理這些表格？
這張表格流經(jīng)多少個(gè)步驟？
每一步會(huì)通知誰？
路徑會(huì)按什么順序走？
權(quán)限是保密問題，即誰可看哪張表格？創(chuàng)建者有權(quán)設(shè)計(jì)流程，或記錄表格和流程中的所有活動(dòng)。
舉個(gè)例子：在一個(gè)電廠的管理系統(tǒng)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理接到客戶變更請(qǐng)求，涉及到工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠，如圖二所示。實(shí)際的變更流程不是單向的，如圖三所示是循環(huán)的。在我的工程網(wǎng)四個(gè)主要方面中，路徑是最復(fù)雜的一個(gè)概念，在圖三中，矩形表示角色：包括項(xiàng)目經(jīng)理、工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠。步驟共有9步：技術(shù)查看、安排培訓(xùn)、發(fā)送VO、更新計(jì)劃、變更計(jì)劃、執(zhí)行，確認(rèn)VO，進(jìn)行生產(chǎn)。
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這個(gè)流程包括以下步驟：
項(xiàng)目經(jīng)理擬定建議書，提交給工程部?！爸凉こ滩繉忛啞?。工程部人員更改設(shè)計(jì)并有兩個(gè)選擇：提交表格至培訓(xùn)部。如何需要培訓(xùn)即“安排培訓(xùn)”，或直接交到協(xié)調(diào)部。“設(shè)計(jì)通過”。若需要培訓(xùn)，培訓(xùn)部人員將更改培訓(xùn)時(shí)間，提交表格至協(xié)調(diào)部?！霸O(shè)計(jì)通過”。協(xié)調(diào)部將改變定單，至工廠“發(fā)送VO”。工廠人員將更新生產(chǎn)計(jì)劃，傳遞表格至項(xiàng)目經(jīng)理“更新計(jì)劃”已被批準(zhǔn)。項(xiàng)目經(jīng)理可以接受計(jì)劃或傳遞至協(xié)調(diào)部。去“執(zhí)行”，或拒絕計(jì)劃，返回給工廠，更新計(jì)劃，再次“改變?cè)O(shè)計(jì)”。將要經(jīng)過若干次返復(fù)，直至工廠更新計(jì)劃被項(xiàng)目接受。協(xié)調(diào)部發(fā)布“確認(rèn)VO”至工廠。最終，工廠從“確認(rèn)VO”至“生產(chǎn)”，完成此變更。對(duì)于一個(gè)角色或許有多步行動(dòng)。以協(xié)調(diào)部為例，有“發(fā)送VO”與“確認(rèn)VO”兩步。在圖三中，在每個(gè)角色下，有橢圓形表示步驟，菱形表示不同決策，是或否， 角色下矩形表示作什么工作？箭頭表示方向。
在第一步，負(fù)責(zé)傳遞表格的人理所當(dāng)然得到通知，在一些情況下，分享信息的人亦得到通知。設(shè)計(jì)好的流程的關(guān)鍵是對(duì)業(yè)務(wù)與行業(yè)的深入了解，明確每一步的投入與產(chǎn)出。同時(shí)，需要每一步檢驗(yàn)是否增值，即不增值的步驟必須刪除。項(xiàng)目成員必需具備理解與實(shí)施流程的能力。培訓(xùn)，特別是公司安排的統(tǒng)一培訓(xùn)，比僅個(gè)人參加效果好。為了保證流程的有效性，須所有參與項(xiàng)目人員?；裟犴f爾員工就從項(xiàng)目管理培訓(xùn)及六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差學(xué)習(xí)中受益匪淺。
四、如何利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行流程控制、人員管理與溝通
這三個(gè)問題在實(shí)際中相互聯(lián)系并交織在一起，并且需要用整合的手段進(jìn)行追蹤。沒有信息技術(shù)的支持，人們?cè)谌粘９ぷ髦泻茈y解決以上溝通問題。有許多工具可以解決流程問題。Lotus-Notes 是大家熟悉的工具之一。這是一套具有強(qiáng)大的功能且界面友好的系統(tǒng)。許多企業(yè)應(yīng)用Lotus-Notes 作為辦自動(dòng)化的工具，進(jìn)行日常事務(wù)處理。但對(duì)于項(xiàng)目管理來說，Lotous-Notes有很多局限。
五、總結(jié)
流程管理的目標(biāo)是解決大量重復(fù)性工作中所產(chǎn)生的問題，這是項(xiàng)目管理中的重要組成部分， 需要特殊的技術(shù)與技巧。一個(gè)公司可以用本文所講述的概念與工具， 建立一套可行的流程管理體系， 有效地進(jìn)行實(shí)際操作。選擇好的工具是實(shí)現(xiàn)有效溝通的重要因素，在時(shí)間緊、預(yù)算少的項(xiàng)目中，互聯(lián)網(wǎng)工具是最好選擇。其投資少，維護(hù)最小，開始快。另外，利用整合的管理工具。項(xiàng)目管理平臺(tái)的優(yōu)越性可
以總結(jié)如下：
項(xiàng)目成員可在任何地方、任何時(shí)間訪問信息，了解項(xiàng)目最新進(jìn)展情況，及時(shí)作出反應(yīng)，了解
全局(特別是不同參與方項(xiàng)目)；
有效執(zhí)行ISO標(biāo)準(zhǔn)；
即使地域分散，也可實(shí)現(xiàn)在線合作-節(jié)省成本，快速解決問題；
通過流程設(shè)置，文件自動(dòng)流轉(zhuǎn)，自動(dòng)通知-使流程標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，保證質(zhì)量；
量化追蹤-規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；
最佳信息收集與共享方式。
2. 2. 《商業(yè)流程再造精要》，Joe Peppard and Philip Rowland, Prentice Hall, 1995
3. 3. 《六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差》， Honeywell Inc., 2001
4. 4. 《規(guī)劃與管理項(xiàng)目》， IPS and MyConstruction.com, 2001