理組織各職能人員編寫；

2、IT需求，即對系統(tǒng)架構、軟硬件環(huán)境及應用集成等方面的需求，這部分需求一般由信息部門主管編寫；

3、招標商務需求，即對軟件廠商資質、報價等方面的要求，這部分需求一般由項目經理或企業(yè)采購部門主管編寫。

需求說明書是企業(yè)在正式招標之前必需制定的，它是軟件廠商制定解決方案的重要依據，也是評判競標供應商是否符合企業(yè)要求的重要依據。在編寫需求說明書時，應主要包括以下內容：

企業(yè)情況概述和HR管理現(xiàn)狀；

項目的建設目標、實施范圍、需要支持的員工數量和需要支持的用戶數量；

功能需求描述和性能要求；

現(xiàn)有l(wèi)T基礎設施環(huán)境描述和技術要求；

項目進度要求；

對供應商的報價要求（如軟件許可費、實施及二次開發(fā)費等）；

供應商已實施過的典型客戶名單（其中1－2家可供參觀）。

第二階段：供應商招標階段

第1步：篩選供應商，并邀請投標

企業(yè)在正式招標之前，需要對潛在供應商進行篩選，以確保邀請到盡可能符合企業(yè)需求的供應商參加投標。一般項目經理可以通過咨詢其他已實施eHR系統(tǒng)的同行進行了解，也可以通過Internet進行信息搜集。為了避免過度招標、惡性價格戰(zhàn)等帶來的項目風險，企業(yè)一般應將邀請的供應商控制在3－5家。

確定邀請的供應商名單及聯(lián)系方式后，項目經理就可向供應商發(fā)出招標邀請函。在供應商對招標邀請函作出正式應答之后，項目經理應組織項目組成員與供應商進行溝通，發(fā)放項目需求說明書，并針對方案提交時間、開標時間、評標辦法等向供應商提出明確要求，以確保供應商能提供最適合企業(yè)實際需求的解決方案。

第2步：系統(tǒng)演示

系統(tǒng)演示的目的在于讓項目組成員對供應商所提供的系統(tǒng)進行直觀的了解，并對其適用性進行初步評估。在演示過程中，項目組成員可就不清楚的問題與供應商代表進行直接溝通，但一般不用在這一階段過于關注每一個功能細節(jié)。同時，在演示和溝通過程中，項目組也可以對供應商團隊的素質、經驗等進行初步的了解和評估。

第3步：項目方案建議書評估

企業(yè)在正式開標之前，需要制定一個針對參選供應商項目方案建議書的評分表。該表針對前期項目需求說明書中的關鍵需求設定評估指標，并根據各個指標的重要程度分配不同的權重。在此階段，企業(yè)應將系統(tǒng)架構、功能適用性、可擴展性等進行重點評估，而不是一味地強調價格。有些企業(yè)認為價格越低越好，將項目價格壓到很低，在這種情況下，供應商考慮到自身成本的因素，往往派駐實施經驗不夠、水平較低的實施顧問，在實施、服務質量等方面也大打折扣，最終給項目帶來巨大風險。

項目經理應組織項目成員對項目方案建議書進行認真評估，并在評估過程中與供應商保持密切的溝通，遇到不清楚的問題及時聯(lián)系供應商弄清楚。項目組完成評估后，應討論確定進入下一輪的供應商，并安排方案展示、典型客戶參觀的日程。同時，無論供應商是否獲得進入下一輪競標資格，項目組都應正式通知供應商，并對參加競標但未入選的供應商表示感謝。

第4步：參觀典型用戶

傾聽供應商典型用戶的心聲非常重要，他們將為企業(yè)項目實施提供重要參考意見，同時也可以對供應商以往實施的項目情況進行了解。在參觀典型用戶之前，項目組應事先準備好需要了解的問題清單，以便做到確保參觀的有效性。準備的問題包括典型用戶的eHR系統(tǒng)應用背景、系統(tǒng)功能、實施階段、系統(tǒng)應用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應性、服務質量，以及對該供應商的綜合評價等。典型用戶的意見固然重要，但項目組也應該對這些意見進行客觀評估，以確保評估過程盡可能公正、公平。

有的企業(yè)還希望參觀供應商，以進一步評估供應商地綜合實力，并就一些不清楚問題作進一步溝通。

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