本文針對如何提高“用戶的積極參與”方面，闡述在IT項目中信息系統(tǒng)供應商的項目團隊與用戶之間如何通過有效的溝通以達到相互協(xié)作的目的。 
　　項目管理理論認為：用戶的積極參與、表達明確的需求、管理層的大力支持是決定IT項目成功的三個主要因素。 
　　但是現(xiàn)實情況是怎樣的呢？據(jù)國外某著名管理咨詢公司對近幾年來美國IT項目完成情況的統(tǒng)計，如果按照時間、成本、范圍三約束來衡量項目成功與否的話，只有大約28%的項目可以算是成功完成。如果以此標準來衡量中國IT項目的成功與否，那么成功的比率也不會超出28%。 
　　很多不幸失敗的IT項目，雖然它們具體的情況不同（因為項目有惟一性），但是失敗的原因卻大同小異，存在著某些共性。所以，有許多失敗的項目常常會聽到如下的抱怨： 
　　軟件公司項目團隊：“項目結束的時間沒辦法估算出來，而用戶總有很多工作要做，不能有效地參與項目的工作，項目的推進很艱難”、“我們制定了計劃，不過用戶總也不能按計劃配合我們工作”；用戶：“我們非常想配合你們，但我們總是不知道該做什么”、“你們制定的計劃為什么總是與我們的工作有沖突呢”。 
　　與傳統(tǒng)投資相比，信息技術投資往往具有較高的技術含量和較大的風險。參與信息化選型和信息化建設的用戶并不都是信息化專家，項目中可能遇到的困難和阻力來自方方面面，項目隨時都存在失敗的風險，信息系統(tǒng)供應商在實施前應深入分析、充分籌劃，將可能出現(xiàn)的問題做全面的研究并制定對策，對所有可能發(fā)生的風險進行歸納和預防，但隨著項目工作進程的深入，還是會有許許多多新的問題出現(xiàn)。信息系統(tǒng)建設是信息系統(tǒng)供應商和用戶共同面對的項目，只有雙方的積極參與才能促進項目的成功，而只有進行有效的項目溝通管理才能確保用戶的積極參與。 
　　項目的溝通管理是指：“確保及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理項目信息所需要的過程?！薄悦绹椖抗芾韰f(xié)會（PMI）標準委員會編撰的《項目管理知識體系指南》。  　　    IT項目的溝通管理是以“溝通是先導、計劃是基礎、通知是號角、檢查是保障”為指導原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾”的溝通機制。首先，明確分析在信息化建設項目中用戶方有哪些人需要進行溝通、具體溝通的內(nèi)容是什么、在什么時候進行溝通和以什么方式進行溝通，在此基礎上制定切實可行的項目溝通計劃；其次，以制定的溝通計劃為指導，在項目進行的過程中及時有效地進行項目的溝通，通過有效的溝通使用戶積極參與信息化的建設，共同協(xié)作完成項目。 
　　有效的溝通可以確保項目的成功，例如在某集團下屬子公司的信息化建設項目中，信息系統(tǒng)供應商的項目團隊（以下簡稱為項目團隊）就進行了有效的溝通管理，從而為項目的成功立下了汗馬功勞，博得了用戶“你們的溝通非常專業(yè)”的好評。下面就以這個信息化建設項目為例來闡述IT項目的溝通管理。 
　　項目背景：該項目是為某集團下屬的子公司遍布在全國各個地區(qū)的數(shù)十家連鎖分店進行信息化建設，在這個項目中，用戶的溝通干系人有集團信息主管、子公司負責人、子公司信息化隊伍、子公司各部門人員、各連鎖分店的主管和人員。在信息化建設中，子公司的信息化建設既要參照集團的信息化戰(zhàn)略和本身的發(fā)展戰(zhàn)略進行，又要充分考慮各連鎖分店的信息化現(xiàn)狀，需要溝通的人和信息非常復雜。在整個項目的管理中，項目團隊進行了有效的項目溝通管理。 
　　多樣化的溝通原則指導溝通 
　　首先，借助于對用戶方的項目干系人進行分析，項目團隊將用戶的溝通對象劃分為三類：子公司主要負責人（以下簡稱為一把手）和集團信息主管、此項目的具體負責人

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