周工作報(bào)告、項(xiàng)目階段工作報(bào)告和里程碑工作報(bào)告，主要涉及項(xiàng)目當(dāng)前的狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前的問題和階段工作計(jì)劃等。緊急報(bào)告是指在項(xiàng)目進(jìn)行過程中出現(xiàn)了意外情況后進(jìn)行的報(bào)告，如問題狀態(tài)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控報(bào)告等，主要涉及項(xiàng)目當(dāng)前發(fā)現(xiàn)了哪些問題或風(fēng)險(xiǎn)、相關(guān)影響是什么、需要如何進(jìn)行解決（動(dòng)用什么資源）。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過這些會(huì)議和報(bào)告，使用戶的相關(guān)人員能夠始終了解項(xiàng)目的真實(shí)狀況。 
　　將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號(hào)角和保障 
　　如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的制定時(shí)，不能了解用戶人員的工作安排，不能使用戶切實(shí)了解將要進(jìn)行的工作的重要性和必要性，不能將計(jì)劃的可行性與用戶進(jìn)行協(xié)商，不能明確地告訴用戶項(xiàng)目活動(dòng)所需要進(jìn)行的協(xié)作工作內(nèi)容和方式，那么，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)單方面制定的計(jì)劃豈不是如同建立在沙灘上的別墅？因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要在與用戶進(jìn)行充分的溝通、協(xié)商的基礎(chǔ)上，與用戶共同制定和簽署切實(shí)可行的《項(xiàng)目計(jì)劃》。
　　在現(xiàn)今瞬息萬變的社會(huì)中，“計(jì)劃總是沒有變化快”是不爭(zhēng)的事實(shí)，沒有變化的計(jì)劃是沒有生命力的。在項(xiàng)目每個(gè)階段的工作開始前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都要了解當(dāng)初制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項(xiàng)目計(jì)劃有沒有變更的需要；同時(shí)通過發(fā)送各種《通知》的方式，向用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要項(xiàng)目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項(xiàng)目將要進(jìn)行的活動(dòng)信息，如同進(jìn)攻前發(fā)出的號(hào)角一樣，使參與項(xiàng)目的用戶相關(guān)人員切實(shí)地做好各項(xiàng)組織、協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作，配合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同完成這個(gè)階段的工作。 
　　當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段的工作完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶共同檢查和記錄這個(gè)階段的可交付成果，將項(xiàng)目的實(shí)際狀況通報(bào)給項(xiàng)目各方，肯定工作成績(jī)，鼓舞項(xiàng)目各方的士氣，使得項(xiàng)目的各個(gè)參與方進(jìn)一步堅(jiān)定項(xiàng)目必勝的信心；同時(shí)，及時(shí)地分析問題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解，保障并進(jìn)一步提高用戶參與項(xiàng)目活動(dòng)的熱情。 
　　正是因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)在溝通方面進(jìn)行了卓有成效的工作，確保了用戶的積極參與，從而為項(xiàng)目的成功奠定了基礎(chǔ)。雙方在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中始終處于緊密協(xié)作的狀態(tài)，共同面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中遇到的困難，同心協(xié)力解決問題，分享達(dá)到階段成果時(shí)的喜悅?！罱K，該項(xiàng)目獲得了圓滿的成功，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在溝通方面的努力更是得到了用戶“你們的溝通非常專業(yè)”的好評(píng)。 
　　當(dāng)前的時(shí)代是一個(gè)合作的時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個(gè)主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項(xiàng)目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。所以，高效和健全的項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目符合用戶的要求，并按照既定的計(jì)劃向前推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并建立預(yù)期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的問題。 
　　信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項(xiàng)目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進(jìn)行的項(xiàng)目，才能保證項(xiàng)目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項(xiàng)目才能最終邁向成功。

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