發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中可能存在的問題，并及時(shí)完善，也可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)項(xiàng)目的需求。
2. 可以減少項(xiàng)目成員之間的不必要的交流，大家都可以直接從項(xiàng)目文檔中得到自己想要得到的東西，
3. 可以減少在說(shuō)明過程中所產(chǎn)生的誤會(huì)，減少接口出現(xiàn)問題的可能性，對(duì)項(xiàng)目的順利完成有比較重要的意義
4. 可以保證項(xiàng)目向著一個(gè)可以控制的目標(biāo)進(jìn)行，使項(xiàng)目成為一個(gè)可控的過程
5. 為以后進(jìn)行項(xiàng)目的升級(jí)做一個(gè)比較好的文檔準(zhǔn)備。
4) 我將如何與我的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行高效的交流？
建議：依照環(huán)境領(lǐng)導(dǎo)理論，你可以將你的團(tuán)隊(duì)成員歸為四類，1）不熱情也沒有能力2）不熱情但有能力3）有熱情但沒有能力4）有熱情也有能力
建議項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該多和第二和第三類人員交流，對(duì)于第四類人員給予必要的信息即可。對(duì)于第一類人員給予他們一些簡(jiǎn)單的不需要太多交流的任務(wù)。
分析：在工作中項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員的有效交流除了一個(gè)高效運(yùn)作的項(xiàng)目溝通體系外，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)交流的認(rèn)識(shí)和交流的技巧也是有效溝通的一個(gè)重要因素。
比如; 項(xiàng)目過程中，如果隊(duì)員不能完成任務(wù)，首先要了解產(chǎn)生這個(gè)問題的原因，針對(duì)這個(gè)原因，和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行交流，并找到解決辦法,如果是他家里有事，不能專心工作，作為其領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該體諒你的項(xiàng)目成員，在可能的情況下，讓其他成員幫助他完成部分工作。讓其能夠更好的解決家里的事。當(dāng)他解決了家里的事之后，一定會(huì)加倍完成任務(wù)。
如果是因?yàn)椴荒軇偃芜@個(gè)工作，就需要及時(shí)調(diào)整自己的工作計(jì)劃，將他安排到他所能夠勝任的工作上去，需要檢討自己的過失。
如果是因?yàn)檫@個(gè)人不愿意做這個(gè)工作，一定要問清楚他的想法，看是不是你有什么地方做的不對(duì)，讓他有了情緒，
如果是你做的不對(duì)，要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，并主動(dòng)和他消除誤會(huì)，
如果不是，請(qǐng)他主動(dòng)彌補(bǔ)以前的工作任務(wù)，否則，只好請(qǐng)他離開本團(tuán)隊(duì)。
還要注意一點(diǎn)，談話的過程中，一定要說(shuō)事，不要對(duì)人有任何的想法，如果談話的過程中帶有成見，你將很難很好的與其他人進(jìn)行溝通，可能會(huì)達(dá)到更壞的地步。
5) 當(dāng)我發(fā)現(xiàn)我的計(jì)劃中有一個(gè)非常錯(cuò)誤的假設(shè)時(shí)，我將如何向用戶和管理人員報(bào)告。
建議:
a) 對(duì)你的錯(cuò)誤做出真誠(chéng)的道歉，承認(rèn)你的錯(cuò)誤且不要試圖找尋借口來(lái)掩蓋你的失誤
b) 告訴對(duì)方真實(shí)情況并爭(zhēng)取讓他們認(rèn)識(shí)到遇到這種情況是可以理解的。
c) 盡快為你的失誤找到解決方案，找到解決問題的辦法遠(yuǎn)勝過相互指責(zé)，
分析：需要向用戶和管理人員報(bào)告，在報(bào)告前，你還需要做以下的工作：
1. 分析以前的失誤，為什么會(huì)導(dǎo)致這種失誤，應(yīng)如何改進(jìn)，彌補(bǔ)
2. 針對(duì)失誤，提出一個(gè)詳細(xì)的解決方案，并說(shuō)明可能產(chǎn)生的后果，請(qǐng)求用戶和管理人員理解
3. 努力尋找問題解決的辦法，并向用戶和管理人員匯報(bào)，說(shuō)明你有能力解決這個(gè)失誤。
4. 如果自己沒有能力解決這個(gè)問題，也需要提出一個(gè)比較切實(shí)可行的解決方案，推薦幾個(gè)有能力解決這個(gè)問題的人或廠商。以示你非常愿意幫助他們解決問題的真誠(chéng)。
6）對(duì)一個(gè)我還是陌生的項(xiàng)目，我將如何和客戶（用戶）進(jìn)行交流？
建議：
a）告訴客戶（用戶）你對(duì)這個(gè)項(xiàng)目還比較陌生并很樂意與他們合作。
b）告訴他們，公司為什么讓你來(lái)做這個(gè)項(xiàng)目，你的優(yōu)勢(shì)是什么且這些優(yōu)勢(shì)會(huì)為他帶來(lái)多大的好處。
c）準(zhǔn)備一個(gè)良好的項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)證明你的能力。
分析：對(duì)一個(gè)你陌生的項(xiàng)目，你最好在和客戶進(jìn)行交流之前，多了解一些他們的業(yè)務(wù)，以爭(zhēng)取更多的勝任。還需要告訴客戶，我們公司有能力幫他們更好的完成他們的需求－－有時(shí)候公司的實(shí)力比自己的說(shuō)服力更大，這就是中國(guó)的現(xiàn)狀。和客戶談的過程中，盡量要將他們的業(yè)務(wù)了解的更多，盡量能夠提出一些他們工作中的問題，最好提出解決辦法，客戶最愿意聽到他的合作方是此行業(yè)的專家。