開會作為一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過會議解決問題，安排工作，制定計(jì)劃和決策，是推動項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。但是，我們卻可以在現(xiàn)實(shí)中看到，大量的項(xiàng)目經(jīng)理，由于各種原因：或有點(diǎn)官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專業(yè)氣質(zhì)太重，……很多會議，都是低績效，甚至可以說沒有績效的，尤其在研究院所、策劃研究機(jī)構(gòu)、軟件企業(yè)等知識密集的項(xiàng)目型企業(yè)更為典型，會議的結(jié)果往往不是解決了問題，安排了工作，而是什么結(jié)果都沒有？甚至產(chǎn)生了爭端和矛盾！
讓我們通過一個(gè)真實(shí)案例，并全程對問題進(jìn)行點(diǎn)評，以歸納常見的項(xiàng)目會議管理的問題：
項(xiàng)目經(jīng)理張某用了幾天的時(shí)間聯(lián)絡(luò)、確認(rèn)，一再延期，終于組織召開了“項(xiàng)目主創(chuàng)意會”，由于是該類型項(xiàng)目中最重要的會議，全體項(xiàng)目成員，包括公司的內(nèi)部專家和外協(xié)專家總共30多人參加了這個(gè)會議（首先，就目的而言，這個(gè)會議規(guī)模是有問題的）。會議首先由PM將項(xiàng)目小組初步形成意見進(jìn)行了講解，過程中，就不斷被那些個(gè)專家打斷，打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)現(xiàn)，原來這些專家知識不太清楚項(xiàng)目有關(guān)背景（會議能不能有績效，最重要的就是會前準(zhǔn)備，讓參會人員對背景、方案等所知甚少的時(shí)候，首先就會出現(xiàn)這個(gè)問題，更重要的，當(dāng)雙方各自擺明立場之后，你PM是堅(jiān)持自己的，還是聽他們的？）好不容易介紹、解釋完了方案，開始討論！眾多專家就開始提出眾多問題，由于都是些個(gè)“專家”所以就必須要發(fā)言，而且要精彩，而且要讓PM有所收獲，于是，方案在這樣的“攻擊”之下變得一無是處，大家甚至對PM的基本邏輯思維能力、演講組織能力，乃至語文能力也產(chǎn)生了懷疑！（呵呵！這是什么會議？這就是在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常發(fā)生的會議實(shí)景）然后，PM或?qū)δ承┫敕ㄟM(jìn)行深入闡釋，或?qū)﹀e(cuò)別字的問題表示道歉，或與個(gè)別專家就一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行辯論，最后惱羞成怒開始對所有的意見都從心里進(jìn)行抵制而卻依然笑著應(yīng)答！專家們終于占了上風(fēng)（專家總是占上風(fēng)的），快要散會的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)是4個(gè)小時(shí)之后了——而原來的計(jì)劃只是2個(gè)小時(shí)開這個(gè)會議！大家迅速散去，各忙各的！此時(shí)，項(xiàng)目組成員問PM，主創(chuàng)意到底如何訂？如果是一個(gè)怯懦的PM會說——按照X總說的辦吧！如果是一個(gè)有些專業(yè)精神的PM會說——原方案不變，這是什么會？簡直就是浪費(fèi)時(shí)間……
由此，我們要表達(dá)一些對于“會議”的看法：
第一，會議是什么？
會議天然就有公司政治色彩，但是，決不要將這樣的想法放在具體解決問題的戰(zhàn)術(shù)性的、項(xiàng)目型的會議上！而我們很多項(xiàng)目公司，不能擺脫這個(gè)束縛，認(rèn)為會議就是要強(qiáng)化權(quán)力，要打擊對手，要怎么樣怎么樣！項(xiàng)目過程中的種種會議，是要解決具體問題，這里不能有所謂權(quán)威，只能有專業(yè)的激辨，越是這樣越是精彩而且能夠有成果！但國內(nèi)公司所有會議的政治氣氛太濃，一直蔓延到了項(xiàng)目的會議之中！
第二，會議的成本
我們干過這樣一個(gè)事情，與客戶方7、8個(gè)人一起，從9點(diǎn)鐘開會討論一個(gè)問題，最后到了12點(diǎn)鐘還沒有任何結(jié)果，而其中主要的問題，就是領(lǐng)導(dǎo)的尼尼喃喃不能決策，或左或右，又覺得不動最好！搞得所有人不知如何應(yīng)付，疲憊不已！終于輪到我們發(fā)言，我們拿著計(jì)算機(jī)，邊說邊算，這里在座的日工資30000元，用了半天，就是15000元，沒有任何結(jié)果就是凈虧損，按照公司毛利就是需要實(shí)現(xiàn)15萬的訂單才能挽回上午這個(gè)會議的損失。當(dāng)然，這里沒有計(jì)算機(jī)會成本，因?yàn)樵谧拿總€(gè)人都有自己的崗位，如果不參加這個(gè)會議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本，尤其幾個(gè)高級管理人員機(jī)會成本損失更是嚴(yán)重！我們付出了這樣的代價(jià)，我們獲得了什么結(jié)果？什么結(jié)果都——沒有！這席話震驚了在場所有人
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