劃溝通內(nèi)容時應(yīng)盡可能取得他人的意見。
(6) 要使用精確的表達，要把經(jīng)理人員的想法用語言和非語言精確地表達出來，而且要使接收者從溝通的語言或非語言中得出所期望的理解。
(7) 要進行信息的追蹤和反饋，信息溝通后必須同時設(shè)法取得反饋，以弄清下屬是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相應(yīng)的行動等。
(8) 要言行一致的溝通。
(9) 溝通時不僅要著眼于現(xiàn)在，還應(yīng)該著眼于未來。
(10) 應(yīng)該成為一個“好聽眾”。成為一個“好聽眾”，才能明確對方說寫什么。
五、 項目經(jīng)理的溝通管理職能
在項目環(huán)境下，項目經(jīng)理很可能花費90%或更多的個人時間來溝通，典型的職能包括：提供項目指導、決策、授予工作、指導行動、報告、參加會議、綜合項目管理、市場與營銷、公共關(guān)系、備忘錄/信件、記錄管理、合同文件管理等等。
我在實踐中進行溝通管理時，所做的溝通管理工作是：確定溝通計劃、明確溝通依據(jù)、檢驗溝通結(jié)果。
1、 溝通計劃
(1) 與誰溝通?
(2) 為什么溝通?動機是什么?
(3) 確定和明確需要溝通的是什么信息?
(4) 選擇最佳時間。
(5) 使用接受者能理解的語言。
(6) 選擇溝通地點。
2、 溝通依據(jù)
(1) 溝通要求。溝通要求是項目參加者信息要求的總和。
(2) 溝通技術(shù)。它包括根據(jù)溝通的嚴肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通;根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通;根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
(3) 制約因素和假設(shè)
3、 溝通結(jié)果
(1) 分析確定項目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對這些期望進行管理和施加影響，確保項目獲得成功。
(2) 制訂溝通管理計劃。
(3) 說明待分發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細程度和要采用的符號規(guī)定與定義。
(4) 訂出信息發(fā)生的日程表。
(5) 制訂隨著項目的進展而對溝通計劃更新和細化的方法。
六、 結(jié)論
溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。
無論何種規(guī)模及類型的項目都有其特定的周期。項目周期的每一個階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型系統(tǒng)集成項目和復雜的ERP項目更是如此。顯而易見，為做好每個階段的工作，以達到預(yù)期標準和效果，就必須在項目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞和溝通信息，以便項目內(nèi)各部門達到協(xié)調(diào)一致;使項目成員明確各自的職責，并了解他們的工作對實現(xiàn)整個項目目標所做的貢獻;通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價結(jié)果。比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通;建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。