準(zhǔn)備與三個關(guān)鍵問題。實際上，由于時間管理是一個每天都要進(jìn)行的活動，復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的?！敝挥兄边_(dá)問題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問題，才能進(jìn)行有效的時間管理。
時間管理的一個重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋，但它可能會被認(rèn)為是一個非常簡單的任務(wù)，認(rèn)為簡單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對于這個問題，我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異，甚至完全不同。
管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的。一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上。歷時6周的實際記錄結(jié)果是，他把大部分時間用在調(diào)度工作上了，隨時了解他所認(rèn)識的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠。他開始無法相信這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他相信，“關(guān)于時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多?！?/P>
記錄你的時間是怎么花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個時間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況，譬如一個月專門挑一天來記錄當(dāng)天的時間使用情況。按照某些時間管理工具的要求，有的人能夠堅持每天以15分鐘為間隔記錄時間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了，過于頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的壓力，帶來負(fù)面影響。
什么事是必須做的？這是時間管理的第一個關(guān)鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說，最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說，什么是用來衡量他們績效的標(biāo)準(zhǔn)。對個人來說，這個問題可解釋為“我能夠為組織做出什么貢獻(xiàn)？”
找出最重要的一件事，然后去做。有個比較接近的通俗化說法是，“重要的事先做”（First Thing First）。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非?？隙ǖ卣f：“我還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時處理兩個以上的任務(wù)，并且仍然保持高效?！?/P>
始終做重要的事還在于，它可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕－重”、“緩－急”兩個維度區(qū)分，我們把事情分為四個類別，可以把我們面臨的事情分成四個象限：重要且緊急；重要不緊急；不重要緊急；不重要不緊急。
許多時候，迫于壓力，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠(yuǎn)影響，那些重要且緊急的事常常正是因為我們在它們不緊急時沒有做。剛開始，我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭龋茸瞿切熬o急且重要的”，但慢慢地，習(xí)慣了這種緊急狀態(tài)之后，我們常不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了。
如何看待他人？時間管理的第二個關(guān)鍵問題是關(guān)于“人”的。許多時間管理方法教管理者學(xué)會授權(quán)，讓別人去分擔(dān)你的事情。實際上，在時間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源——或者障礙、干擾者。它帶來的問題就是，我們傾向于控制他人，讓他們按照我們的要求做事，或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無法真正起作用。我們應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識、關(guān)系等等。在時間管理中，我們必須隨時自問，我們是如何看待他人