項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的信息暢通。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息的溝通直接關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu)，對于項(xiàng)目的成功有著重要的意義。
實(shí)施的黑龍江省 XXX 灌區(qū)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中客戶在檢查項(xiàng)目階 段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的作為項(xiàng)目經(jīng)理卻一無所知，而那位成員解釋說把這點(diǎn)忘什么是項(xiàng)目的溝通管理記了上面的問題到底出在哪兒呢 ? 其實(shí)很簡單，就兩個(gè)字 - 溝通。溝通途徑不對導(dǎo)致信息沒有到達(dá)目的地。心有靈犀一點(diǎn)通可能只是一種文學(xué)描繪出的美妙境界。實(shí)際生活中，文化背景、工作背景、技術(shù)背景可以造成人們對同一事件理解方式偏差很大。
項(xiàng)目中，溝通是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通常花在這方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%或90%良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在問題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。
一、項(xiàng)目溝通管理的定義及特征
項(xiàng)目溝通管理，就是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過程。
項(xiàng)目溝通管理具有以下特征：
l 復(fù)雜：每一個(gè)項(xiàng)目的建立都與大量的公司、企業(yè)、居民、政府機(jī)構(gòu)等密切相關(guān)。另外，大部分項(xiàng)目都是由特意為其建立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)施的具有臨時(shí)性。因此，項(xiàng)目溝通管理必須協(xié)調(diào)各部門以及部門與部門之間的關(guān)系，以確保項(xiàng)目順利實(shí)施。
2 系統(tǒng)：項(xiàng)目是開放的復(fù)雜系統(tǒng)。項(xiàng)目的確立將或全部或局部的涉及到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面，對生態(tài)環(huán)境、能源將產(chǎn)生或大或小的影響，這就決定了項(xiàng)目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進(jìn)行有效的管理。
二、項(xiàng)目溝通管理的重要性
對于項(xiàng)目來說，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。具體來說，主要有以下幾方面的作用：
l 決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目班子要想做出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。
2 組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。
3 建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通，意見交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來，成為一個(gè)整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突：改善人與人，人與班子之間的關(guān)系。
4 項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。
三、兩條關(guān)鍵原則
項(xiàng)目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它非常關(guān)鍵。
山東臨沂 XXX 灌區(qū)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中，由于我做項(xiàng)目經(jīng)理在溝通方面掌握得不好，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。
盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在問題，很多潛在問題也能暴露出來。項(xiàng)目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。項(xiàng)目中，極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。