接近下屬被認為無主見和沒有威信,缺乏魄力,所以不愿溝通。
現(xiàn)代行為科學(xué)認為,人類出于社會生存的本性以及自尊和安全的需要,很希望了解自己所處環(huán)境中所發(fā)生的一切事情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡可能提供一切真實信息,才可使員工產(chǎn)生安全感、贏得員工的信任和理解,激發(fā)工作熱情和積極性,提高工作效率。
5.對信息的態(tài)度不同所造成的障礙
這可從不同的層次來考慮。一是認識差異。在管理活動中,不少員工和管理者普通存在忽視信息的作用的現(xiàn)象,這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。同一團體中不同的成員對信息有不同的看法,所選擇的側(cè)重點也不相同。一些員工只關(guān)心與他們的物質(zhì)利益有關(guān)的信息,而不關(guān)系組織目標、管理決策等方面的信息,也成了信息溝通的障礙。
6.相互不信任所產(chǎn)生的障礙
有效的信息溝通要以相互信任為前提,才能使向上反映的情況得到重視,向下傳達的決策迅速實施。管理者在進行信息溝通時,應(yīng)該不帶成見地聽取意見,鼓勵下級充分闡明自己的見解,才能做到思想和感情上的真正溝通,才能接收到全面可靠的情報,才能做出明智的判斷與決策。
7.溝通者的畏懼感以及個人心理品質(zhì)也會造成溝通障礙
在管理實踐中,信息溝通的成敗主要取決于上級與下級、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下,這些合作往往會因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個人心理品質(zhì)而形成障礙。一方面,在現(xiàn)實生活中,如果主管過分威嚴,給人造成難以接近的印象,或者管理人員缺乏必要的同情心,不愿體恤下情,都容易造成下級人員的恐懼和反感心理,影響信息溝通的正常進行。另一方面,不良的心理品質(zhì)也是造成溝通障礙的因素。
三、實施有效信息溝通的方法
探索實施有效信息溝通的方法,是發(fā)揮溝通在管理工作中的作用,克服在溝通中的障礙的需要。
1.構(gòu)建暢通的溝通網(wǎng)絡(luò)
管理者在建立較完善的管理體系之后,體系內(nèi)部就形成自上而下的不同層次,每個層次中劃分出不同的職能,設(shè)立不同的職能部門,每個部門又進行層次與職能的劃分,從而形成了體系的組織架構(gòu)。但是要使體系內(nèi)各部分高效運作起來,就需要在組織內(nèi)各部門和不同層次人員之間,通過一定的溝通工具(如各種會議、電子媒體、意見信箱、內(nèi)部溝通、布告欄等),建立縱橫交錯的高效信息溝通網(wǎng)絡(luò),確保能順暢地溝通各種信息,為全員充分參與創(chuàng)造條件,使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到該組織各處,并通過監(jiān)督、答疑等手段,使員工都能理解并執(zhí)行。同時,各層次、各部門的人員在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題也能及時反饋到相關(guān)的層次和職能部門,進行解決、修正和統(tǒng)計分析。
2.樹立主動的溝通意識
樹立主動的溝通意識包括兩個方面的內(nèi)容。首先,領(lǐng)導(dǎo)者要樹立主動的溝通意識。管理者的決定作用比一般職工要大得多,管理者的溝通意識,直接關(guān)系到內(nèi)部溝通的有效開展。一個領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有主動的溝通態(tài)度,給予部屬表達意見的機會,以促使上下意見一致,從而培養(yǎng)上下的整體利益觀念。其次,員工亦須樹立正確主動的溝通意識。由于受封建意識的影響,“上尊下卑”的觀念在許多人的腦子里深深扎根。
為此,大部分員工不愿主動向領(lǐng)導(dǎo)溝通,以免引起領(lǐng)導(dǎo)的反感,部分能主動溝通的員工亦存在吹牛拍馬屁、歪曲事實、虛報數(shù)字、蒙敝真相等行為,如此溝通不如不溝通。其實,并非所有的管理者都喜歡聽奉承的話、聽假話,管理者也需要部屬的理解和支持,需要部屬講實話、講真話,以幫助他們正確決策和管理。部屬員工應(yīng)明確溝通是雙向的,不能總是等待領(lǐng)導(dǎo)來溝通,當需要獲知某些消息或有某種需求時,也可以主動地與上級溝通,這也是爭取權(quán)力和貢獻智慧的有效途徑。
3.創(chuàng)造有利的溝通環(huán)境
環(huán)境是影響有效溝通的一個重要的因素,
我們這里所講的環(huán)境主要是指人文環(huán)境。營造一個相互信任、有利于溝通的氛圍的關(guān)鍵是培育積極的集團文化。集團文化可逐漸地形成一套集團獨有的價值觀和理念,這種價值觀以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為核心,以良好溝通為特色。它可通過集體活動如集體旅游、聯(lián)歡會、俱樂部活動等加強員工間的聯(lián)系。因為在這些活動中,無論是最上層的管理人員還是服務(wù)員,都可以卸下工作的擔子,恢復(fù)最真實的自我,輕輕松松地平等交流,建立起一種大家庭式的感情氛圍,從而提高內(nèi)部的滿意度,使該企業(yè)的員工不但可以獲得薪金、職位上的回報,也可獲得情感上的歸依。
由于不同人群的差異,溝通也不可千篇一律,要采取不同的方式方法。特別是在大力提倡“人本管理”和“柔性管理”的今天,管理者更應(yīng)重視非正式溝通的作用,嘗試新的方法,通過靈活多變的方式,建立良好的人際關(guān)系,增強集體凝聚力。