到的部門(mén)多，業(yè)務(wù)面廣，事項(xiàng)權(quán)力復(fù)雜，一些關(guān)鍵職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的抵觸情緒等原因。在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，通過(guò)與業(yè)主的主要負(fù)責(zé)人坦誠(chéng)溝通后，業(yè)主方面成立以常務(wù)副市長(zhǎng)為首的某某市行政權(quán)力網(wǎng)上公開(kāi)透明運(yùn)行領(lǐng)導(dǎo)小組，在項(xiàng)目動(dòng)員大會(huì)上，業(yè)主要求各單位安排主要負(fù)責(zé)同志和辦公室聯(lián)絡(luò)人到會(huì)簽約“項(xiàng)目責(zé)任狀”。在這次會(huì)議上，我作為項(xiàng)目經(jīng)理向各項(xiàng)目干系人，就項(xiàng)目的主要項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃安排、溝通方式作了詳細(xì)的介紹，希望各項(xiàng)目干系人能夠積極配合我們的工作，我們將盡量滿足他們的要求，方便大家今后的使用。
三、定義規(guī)劃好項(xiàng)目范圍，充分做好項(xiàng)目的范圍管理工作
在完成項(xiàng)目需求分析設(shè)計(jì)后，我們通過(guò)與項(xiàng)目干系人多次溝通后就項(xiàng)目所要達(dá)到的目標(biāo)、項(xiàng)目需求、項(xiàng)目邊界、項(xiàng)目的可交付物、產(chǎn)品接受標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的約束條件、假設(shè)條件、項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、進(jìn)度里程碑等一系列描述達(dá)成一致意見(jiàn)，并形成書(shū)面的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)。
另外我們還采用MS Project 2003作為項(xiàng)目管理工具。通過(guò)Project，我們建立了項(xiàng)目的WBS，對(duì)WBS的每個(gè)任務(wù)明確了其可交付物，對(duì)每一個(gè)任務(wù)我們都要求細(xì)化到每個(gè)人在一周內(nèi)完成，保證每一項(xiàng)目都是可控的，可管理的。同時(shí)我們還制定了完善了項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃、WBS字典、范圍變更計(jì)劃及規(guī)程，并交由業(yè)主、項(xiàng)目監(jiān)理單位審核后，經(jīng)業(yè)主簽字確認(rèn)保存形成項(xiàng)目范圍基線。
四、展項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，做好范圍變更控制工作
我們?cè)陧?xiàng)目范圍定義時(shí)確定好重要項(xiàng)目的里程碑。在每個(gè)里程碑結(jié)束后，我們邀請(qǐng)相關(guān)項(xiàng)目干系人參與項(xiàng)目的評(píng)審工作，目的是為了防止需求偏差、遺漏，以及收集新的需求，每次評(píng)審都給我們帶來(lái)不少好的建議，讓我們充分發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的不足之處，發(fā)現(xiàn)了諸多業(yè)務(wù)上的偏差。會(huì)后我們按照項(xiàng)目范圍變更計(jì)劃，與業(yè)主、監(jiān)理單位一起對(duì)這些建議進(jìn)行逐一評(píng)估，將那些有益于項(xiàng)目建設(shè)的納入范圍管理中來(lái)，對(duì)有益于項(xiàng)目建設(shè)的建議分別處理對(duì)待：
該建議實(shí)施起來(lái)比較簡(jiǎn)單，投入成本比較低廉的、對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度影響不大的按照范圍變更的程序進(jìn)行實(shí)施，同時(shí)對(duì)實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行跟蹤;
2、對(duì)花費(fèi)成本較高，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度影響較大的建議則記錄在案，留于下一版本開(kāi)發(fā)或作為附加項(xiàng)目開(kāi)發(fā)。
五、落實(shí)項(xiàng)目小組責(zé)任，分別對(duì)待干系人的變更請(qǐng)求
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于項(xiàng)目小組成員和業(yè)主許多部門(mén)許多人有聯(lián)系，他們是最經(jīng)常會(huì)遇到范圍更改請(qǐng)求的人，因此我們強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一口徑，不是任何人提出的請(qǐng)求都必須響應(yīng)，必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目發(fā)起人同意的變更才可以響應(yīng)，同時(shí)項(xiàng)目小組成員不得隨意對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)行“鍍金”變更。另外，我們還加強(qiáng)項(xiàng)目小組內(nèi)部的溝通和交流，提高項(xiàng)目開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的開(kāi)發(fā)效率，加強(qiáng)質(zhì)量措施的落實(shí)，對(duì)成員的職責(zé)和績(jī)效進(jìn)行考核，杜絕由于項(xiàng)目質(zhì)量問(wèn)題或技術(shù)問(wèn)題引起的不必要的范圍變更。
六、項(xiàng)目存在的不足與展望
項(xiàng)目實(shí)施成功后，通過(guò)了省相關(guān)部門(mén)組織的驗(yàn)收，同時(shí)作為先進(jìn)典型模式向周邊市區(qū)推廣，該系統(tǒng)至今運(yùn)行良好。但是回顧過(guò)去，系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中也存在許多不足之處。
1、測(cè)試的時(shí)間太短，沒(méi)有專門(mén)的測(cè)試人員，沒(méi)有全面而系統(tǒng)的測(cè)試。所以系統(tǒng)交付之后，發(fā)現(xiàn)了不少問(wèn)題，雖然沒(méi)有威脅到系統(tǒng)的運(yùn)行，但是作為項(xiàng)目經(jīng)理，我覺(jué)得如果多給一些時(shí)間和人員，我做得更好。
2、在系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程，沒(méi)有考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際困難，好多部門(mén)的信息化普及遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上，相關(guān)的工作人員使用起來(lái)比較不熟練。前期調(diào)研雖然做了認(rèn)真細(xì)致的部署但是還不夠充分，如沒(méi)有考慮到垂直系統(tǒng)部門(mén)的權(quán)力事項(xiàng)，沒(méi)有考慮到并聯(lián)審批的情形等。