前狀態(tài)、進度完成情況、當(dāng)前問題和下周計劃等。
階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑階段，就要進行階段評審。在CMM環(huán)境下，主要是項目階段報告(PPR)。階段評審的意義就在于評審當(dāng)前的項目情況，迫使人們對其工作負責(zé);還可以提前發(fā)現(xiàn)問題，將問題解決在初期階段。
緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。在CMM環(huán)境下，主要涉及問題狀態(tài)報告(PSR)和問題狀態(tài)日志(PSL)。需寫明當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、需如何解決(動用什么資源)、問題緊迫性(答復(fù)日期)等。
在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交產(chǎn)品審計報告(PAR)和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產(chǎn)品，后者針對項目執(zhí)行的過程。
項目干系人接到實施情況報告后應(yīng)實時進行反饋，明確報告已經(jīng)收到，并提出項目意見或建議。管理首尾是溝通管理的最后一步，其核心目的是與各項目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，將各類文件歸檔，從而實現(xiàn)對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源，對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節(jié)省時間和金錢，為項目審計等提供有價值的信息。
通過在CMM環(huán)境下實施有效的溝通管理，L先生所負責(zé)的項目在中后期逐步趨于正軌，促進了過程改進的順利實施，按時按質(zhì)地完成了任務(wù)。更為可喜的是，經(jīng)過L先生的建議，在公司其他的項目中實施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項目的開發(fā)效率，項目的凝聚力也得到了加強。最終公司如期通過了CMM認證。
3、提升溝通技巧
專家們認為，對于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。與IT項目成功的三個主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧。
一方面是注重有效溝通中的“科學(xué)”，它由一些基礎(chǔ)性技巧組成，諸如有效的寫作、表達，以表現(xiàn)自我風(fēng)格為指導(dǎo)方針，堅持明確的主旨(即不斷強調(diào)所傳遞信息的核心觀點)并簡潔地表達協(xié)調(diào)信息。這些基礎(chǔ)性技巧即“科學(xué)”，有助于形成對管理者個人的正直品質(zhì)和誠信的印象。
另一方面是提高有效溝通中的“藝術(shù)”，它包含一些高深的、有時是來自本能的技巧，如觀察傾聽者的反應(yīng)、解讀對方的情緒從而了解事實真相、因人而異地采取說服策略、應(yīng)用對集體有利的方法來解決團隊的問題并找出問題的根本原因。這些技巧即“藝術(shù)”，決定了對管理者的信服程度。
L先生所遇到的問題，可能會讓許多項目管理者一籌莫展。但只要稍加分析和通過類似PMP的學(xué)習(xí)，我們便會深切意識到問題不在于計劃、監(jiān)控上，而是出在溝通上面，必須竭盡全力地去加強這方面的管理。
根據(jù)要求，溝通管理的目標是及時并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，標準的項目溝通管理包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾等過程。而溝通計劃是重中之重。要改善項目當(dāng)時的狀況，當(dāng)務(wù)之急是征求項目干系人的意見，制定溝通計劃?！ 「鶕?jù)溝通管理的要求，一個完整的項目管理計劃中應(yīng)包括如下內(nèi)容：
文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)限。在項目實施中，可以采用VSS進行文檔的統(tǒng)一管理，建立了相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。這樣用于收集和保存不同類型的信息，進行統(tǒng)一的版本管理。
溝通列表：存放項目干系人的聯(lián)系方式。如開發(fā)成員、SQA、SCM、客戶、高層領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等，做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標注，如說明各顧問所擅長