項(xiàng)目溝通管理是指在項(xiàng)目的進(jìn)程中，為了確保及時(shí)與恰當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、搜集、發(fā)布、存儲(chǔ)，與最終處理項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它在企業(yè)的項(xiàng)目管理中經(jīng)常出現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有著至關(guān)重要的影響。
十幾歲的時(shí)候，有天媽媽說(shuō)要做皮蛋拌豆腐給我吃，緊接著讓我買點(diǎn)雞蛋回來(lái)。我猶豫了一下，看她忙沒(méi)有再問(wèn)，雞蛋買回來(lái)之后，她卻生氣了：“明明知道是做皮蛋拌豆腐，你買雞蛋干嘛?”我不服氣：“是你說(shuō)的要買雞蛋啊!”媽媽說(shuō)：“明顯是我說(shuō)錯(cuò)了，但是你想也該想得到啊!”我：“我以為你是有別的用?！?/span>
假如說(shuō)“做皮蛋拌豆腐”這件事情是一個(gè)臨時(shí)性項(xiàng)目的話，那么這個(gè)項(xiàng)目就因?yàn)闇贤ǖ膯?wèn)題而導(dǎo)致失敗。在仟吉接觸項(xiàng)目管理以來(lái)，對(duì)項(xiàng)目管理溝通問(wèn)題深有感觸，每當(dāng)此時(shí)，我便想起這個(gè)故事來(lái)提醒自己。
我根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了幾個(gè)常見(jiàn)的項(xiàng)目管理溝通問(wèn)題以及對(duì)應(yīng)的改善建議，希望對(duì)大家有所幫助。
1、常犯“我以為”的錯(cuò)誤
在項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目成員以及其他相關(guān)方溝通的過(guò)程中，信息發(fā)布方表達(dá)不明確，信息接收方執(zhí)行不思考，雙方溝通往往也是“只打一個(gè)來(lái)回”。以為溝通過(guò)，別人就清楚了;以為沒(méi)有反饋就是沒(méi)有意見(jiàn)了，等到驗(yàn)收成果的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。特別是跨部門(mén)的溝通，無(wú)論是口頭還是書(shū)面，更要注意雙方是否理解一致，必要時(shí)可以“多打兩個(gè)來(lái)回”。
2、不敢與高層直接溝通
像上面的例子，我看媽媽太忙，而不敢多問(wèn)。不少的項(xiàng)目經(jīng)理在職能層級(jí)上比項(xiàng)目發(fā)起人或者項(xiàng)目總監(jiān)低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理或者成員不敢直接找高層或其他部門(mén)經(jīng)理溝通;即使有一些想法建議，思考很久才敢提出來(lái)，白白延誤了好時(shí)機(jī)。
我認(rèn)為在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，特別是對(duì)于跨部門(mén)較多的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層，選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)，就項(xiàng)目問(wèn)題和高層進(jìn)行直接溝通?？赡懿糠猪?xiàng)目經(jīng)理?yè)?dān)心不知如何與高層溝通，因?yàn)楦邔拥乃季S是較發(fā)散和概要的，如果詳談解決方案等細(xì)節(jié)問(wèn)題，估計(jì)很難交流。這里也要求項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)問(wèn)題有很好的總結(jié)歸納及分析能力，能夠拿出給高層做決策所參考的建議或者方案。
3、在項(xiàng)目計(jì)劃階段溝通太少
計(jì)劃階段由項(xiàng)目經(jīng)理一人或少數(shù)成員完成，底層工作包的責(zé)任成員往往不清楚所做任務(wù)與總目標(biāo)的關(guān)系。在開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)時(shí)應(yīng)該全員參加，把握好最開(kāi)始的溝通時(shí)機(jī)，讓每個(gè)任務(wù)責(zé)任人清楚任務(wù)目標(biāo)和各任務(wù)之間的聯(lián)系，可以給后期的溝通減少很多的困難。
4、不重視項(xiàng)目溝通計(jì)劃
在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：
(1)需要某個(gè)負(fù)責(zé)人參加某項(xiàng)工作的討論或者決策，但因?yàn)闆](méi)有提前計(jì)劃，到時(shí)約不到人，結(jié)果推遲等待，無(wú)謂的增長(zhǎng)滯后時(shí)間;
(2)發(fā)布的信息和通知，相關(guān)責(zé)任人表示不了解不清楚;
(3)項(xiàng)目成員交付作業(yè)的方式和時(shí)間沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)等等。
根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在項(xiàng)目計(jì)劃階段要制定科學(xué)的溝通計(jì)劃，包括不同溝通對(duì)象需要的信息以及信息發(fā)布頻率等。只有把溝通計(jì)劃做好，什么時(shí)候什么任務(wù)需要采取什么方式，和誰(shuí)溝通，并明確溝通目的，才能在執(zhí)行控制階段更好的把握項(xiàng)目不出現(xiàn)偏差，即便出現(xiàn)緊急事件時(shí)可以及時(shí)反饋或進(jìn)行調(diào)整。
5、欠缺適當(dāng)?shù)臏贤记?/span>
執(zhí)行溝通計(jì)劃，看上去很簡(jiǎn)單，每個(gè)項(xiàng)目都可以依此模式套用，但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問(wèn)題。作為兼職的項(xiàng)目經(jīng)理，我們不是管理專家，雖然不用在溝通技巧中耗費(fèi)太多時(shí)間，但也要掌握適當(dāng)?shù)臏贤记?，主要是?duì)人對(duì)事的
敏感度。我認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備這樣的能力，能夠針對(duì)具體事情判斷是單獨(dú)溝通、書(shū)面溝通或是口頭溝通，還是需要適當(dāng)借力更有效。
我認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該首先是一個(gè)積極主動(dòng)的溝通者，其次是能夠制定科學(xué)的溝通計(jì)劃，最后才是掌握一定的溝通方法和技巧，從而才能在最大程度上保障項(xiàng)目的成功。識(shí)別和管理項(xiàng)目利益相關(guān)方的需求和期望并實(shí)現(xiàn)主要利益相關(guān)方的滿意度最大化，是項(xiàng)目成功的標(biāo)志;而“溝通”在此過(guò)程中扮演著至關(guān)重要的角色。