作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，你一旦發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目不能如期完成，要做的第一件事肯定是查明原因。很多工作實(shí)際做起來(lái)要比想象中的難得多，有些時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多工作的難度都被低估了。如果不了解導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成的原因就盲目的采取補(bǔ)救措施，這些措施是很難真正奏效的。
那么，在知道了導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成的原因之后，應(yīng)該怎樣做呢?是不是應(yīng)該立即通知客戶(hù)，將項(xiàng)目延期呢?當(dāng)然不。首先，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組的成員應(yīng)該努力采取補(bǔ)救措施，使項(xiàng)目能夠重新回到預(yù)計(jì)的時(shí)間軌道上來(lái)。
1、加班
所有人都討厭加班。但是，為了保證項(xiàng)目能夠如期完成，加班是一項(xiàng)很合理的措施。如果大家能夠延長(zhǎng)工作時(shí)間，就能夠在預(yù)定的工期內(nèi)完成更多的工作。如果項(xiàng)目已經(jīng)接近尾聲，那么為了確保能夠如期完成項(xiàng)目，加班可能是一個(gè)最好的辦法。如果項(xiàng)目才剛剛進(jìn)入初期階段，可能還能夠找到更為有效的辦法。有一點(diǎn)不能忽視，那就是如果要讓員工加班工作的話(huà)，加班費(fèi)是必須要付出的。
2、重新分配資源
項(xiàng)目經(jīng)理首先必須清楚的了解哪些工作對(duì)于項(xiàng)目的成功來(lái)說(shuō)是最最重要的。因?yàn)?，如果?xiàng)目不能如期完成的話(huà)，肯定是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上出了問(wèn)題。了解了這個(gè)問(wèn)題之后，就可以考慮重新分配資源來(lái)解決問(wèn)題了。有的工作并不重要，那么就可以延期進(jìn)行，把節(jié)省下來(lái)的資源運(yùn)用到最最需要的地方。但是必須要謹(jǐn)慎小心，因?yàn)橛行┕ぷ鞯难悠诳赡軙?huì)使整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生變化。
3、確定可以縮短工期的工作
有一些項(xiàng)目的工期是無(wú)法縮短的。例如，你要安排小組成員去參加為期五天的課程，派一個(gè)人去參加要用五天的時(shí)間，派十個(gè)人去參加也是要用五天的時(shí)間。所以，可以考慮一下在所有的工作當(dāng)中有哪些工作的工期是可以縮短的，有哪些工作的工期是不能縮短的。可以采取不同的方法來(lái)完成同樣的工作以達(dá)到縮短工期的目的。例如，如果把一份合同傳遞到客戶(hù)那里本來(lái)需要三天的時(shí)間，通過(guò)多付郵資，連夜傳遞的方法可以把時(shí)間縮短為一天。
4、交換資源
剛才我曾經(jīng)提到過(guò)，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目可能不能如期完成的時(shí)候，要做的第一件事就是查找原因。可能有的資源并沒(méi)有像你計(jì)劃的一樣得到了充分的利用。有的時(shí)候，可以通過(guò)在小組內(nèi)交換資源的辦法，讓員工交換工作任務(wù)。也有的時(shí)候，也可以選擇新的員工來(lái)代替現(xiàn)有的員工。
5、反復(fù)檢查項(xiàng)目工期安排
任何項(xiàng)目都必須按照一定的順序完成。例如，如果你要蓋一所房子，就必須要先打地基。如果項(xiàng)目工期安排不合理，很可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成。
原則定了，采用何種方法就要具體事例具體分析了。無(wú)論如何，項(xiàng)目經(jīng)理都是需要進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理以正確把握項(xiàng)目的進(jìn)度，從而避免延誤工期的情況出現(xiàn)的。