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項(xiàng)目經(jīng)理如何學(xué)會(huì)找問題?

2018/6/22 11:46:44 |  2085次閱讀 |  來(lái)源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評(píng)論】發(fā)表評(píng)論

  即使我們有最好的專家和軟件,做好了最完備的計(jì)劃,但項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中不會(huì)像我們想象中的那樣順利進(jìn)行,項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中不斷的學(xué)習(xí),并能夠在出現(xiàn)問題的時(shí)候及時(shí)的進(jìn)行應(yīng)對(duì)。當(dāng)然一個(gè)更好的方法是在項(xiàng)目中的重大問題發(fā)生之前,就能夠及時(shí)找出這個(gè)問題,雖然持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)是一種最好的方式,實(shí)際上項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員都不會(huì)做到這個(gè)程度。那可以嘗試從下面5個(gè)地方去找找看,是不是有潛藏的問題存在。

  01 從項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中找

  首先要看的就是項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃,進(jìn)度計(jì)劃可能是一個(gè)詳細(xì)的excel表格,也可能是一個(gè)已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng),這些都可以讓項(xiàng)目經(jīng)理快速了解項(xiàng)目進(jìn)展情況,項(xiàng)目經(jīng)理需要尋找這些任務(wù)的完成情況,除此之外,還要觀察下面幾點(diǎn):

  任務(wù)之間的依賴關(guān)系

  任務(wù)的資源分配

  任務(wù)的主要完成日期和里程碑

  以上這些區(qū)域都是可能存在問題的地方

  02 從項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表中

  項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是等待發(fā)生的問題,因此,項(xiàng)目經(jīng)理要全面了解風(fēng)險(xiǎn)記錄是有道理的,這也是確保項(xiàng)目經(jīng)理避免未來(lái)遇到麻煩的來(lái)源。

  項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理一般在項(xiàng)目開始的時(shí)候?qū)嵤?,隨著項(xiàng)目生命周期的不斷變化也需要不斷的識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn),項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議中去花時(shí)間對(duì)新的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,避免影響未來(lái)的工作任務(wù)。

  03 從已經(jīng)發(fā)生的問題中找

  項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題是已經(jīng)發(fā)生的事情或者說(shuō)是已經(jīng)引起的麻煩,從這方面來(lái)看,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該知道這些問題并管理它們,也值得花時(shí)間去深入研究這些問題,檢查項(xiàng)目的管理計(jì)劃是不是足以保證問題的解決。

  如果當(dāng)前的問題沒有被迅速的處理,那么問題的管理不善很容易會(huì)變成一個(gè)更大的問題。把項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題應(yīng)該放到項(xiàng)目的任務(wù)列表中,并提高它的優(yōu)先級(jí)來(lái)專注于該問題。

  04 從項(xiàng)目的資源中找

  找到存在問題的最后一個(gè)地方就是項(xiàng)目的資源池,項(xiàng)目資源主要是人力資源部分可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成各種麻煩,有些事故意的,有的是無(wú)意識(shí)的。

項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)可能對(duì)項(xiàng)目可交付成果產(chǎn)生負(fù)面影響的項(xiàng)目資源保持警惕,或者由于生病不能及時(shí)完成交付任務(wù)的人員也要關(guān)注,類似這些都會(huì)影響到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目進(jìn)度的問題,但是需要以不同的方式 處理。

更加常見的是,項(xiàng)目中的資源可能會(huì)被過(guò)度分配導(dǎo)致在可用時(shí)間內(nèi)他們有太多的工作無(wú)法完成,又或者分配不足形成項(xiàng)目中的“窩工”現(xiàn)象,這些都可能是項(xiàng)目問題的潛在原因。項(xiàng)目經(jīng)理需要定期檢查項(xiàng)目中的資源狀態(tài)情況,以便在這些資源問題變得更難管理之前,把問題先找出來(lái)進(jìn)行處理掉。

05 從項(xiàng)目的要求中找

  項(xiàng)目的要求是潛在問題的另外一個(gè)來(lái)源,通常由于兩個(gè)原因?qū)е碌模?/span>

  不明確的定義

  較差的質(zhì)量

  當(dāng)項(xiàng)目成員不知道要具體要交付什么的時(shí)候,就很難用緊迫感來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目,就算是你做了你應(yīng)該做的事情,也很難看清楚這件事到底對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成是否有幫助。

  項(xiàng)目經(jīng)理要確保項(xiàng)目中對(duì)于問題的要有直接了當(dāng)?shù)拇鸢?,盡可能的避免模糊或歧義,當(dāng)出現(xiàn)定義變化導(dǎo)致的范圍變更時(shí),要有合適的渠道或流程來(lái)完成變更。

  對(duì)于質(zhì)量不同的人可能會(huì)有不同的理解,項(xiàng)目經(jīng)理需要了解關(guān)鍵利益相關(guān)者如客戶、項(xiàng)目管理層等相關(guān)人員的想法,以便他們能夠提供滿足項(xiàng)目中對(duì)于質(zhì)量要求的建議。


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