作為一個(gè)有抱負(fù)的項(xiàng)目經(jīng)理，自己是知道項(xiàng)目管理這項(xiàng)工作的重要性，有時(shí)候我們往往關(guān)注如何完成任務(wù)，而并不是去關(guān)注完成任務(wù)所需要的時(shí)間，知道項(xiàng)目中任務(wù)的完成能夠有助于讓我們的項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。項(xiàng)目管理工作確實(shí)至關(guān)重要，作為項(xiàng)目經(jīng)理，實(shí)際上還有很多任務(wù)需要去完成，比如：
· 參與監(jiān)控和控制與當(dāng)前項(xiàng)目相關(guān)的所有操作;
· 制定項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)施時(shí)間表來和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分享;
· 保持團(tuán)隊(duì)的士氣，讓團(tuán)隊(duì)通過有效的合作完成任務(wù);
· 培訓(xùn)項(xiàng)目中的團(tuán)隊(duì)成員，確保他們具備完成工作所需要的技能;
· 做出決定;
· 跟蹤項(xiàng)目中各個(gè)里程碑進(jìn)度;
· 對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題采取糾正措施
實(shí)際上，這些都是和項(xiàng)目管理工作有關(guān)的重要任務(wù)，但是一個(gè)人的時(shí)間是有限的，因此，如何平衡你的時(shí)間做好時(shí)間管理也是很重要。
項(xiàng)目經(jīng)理的一天就這么多時(shí)間，能夠有效管理自己的時(shí)間意味著可以完成更多的重要工作，尤其是每天還會(huì)出現(xiàn)一些自己可能沒有預(yù)測(cè)到的無法避免的突發(fā)任務(wù)。
那么優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)知道如何管理執(zhí)行任務(wù)所需的時(shí)間與管理任務(wù)本身一樣重要，這里給出一些如何去做的提示。
1、設(shè)置任務(wù)截止日期
項(xiàng)目經(jīng)理可以設(shè)置任務(wù)的最后期限，即使這個(gè)最后期限是任意設(shè)置的，而對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來說，也需要為自己的任務(wù)設(shè)置期限，并讓他們對(duì)自己負(fù)責(zé)。
截止日期的設(shè)置是衡量每個(gè)人進(jìn)步的一種方式，如果有條件，可以在截止日期前完成的任務(wù)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。設(shè)置截止日期是可以避免遺忘任務(wù)的最佳方法，通過甘特圖或其它工具經(jīng)過和截止日期的對(duì)比來跟蹤任務(wù)進(jìn)度。
當(dāng)然，設(shè)置完任務(wù)截止日期后，就并非完全不管不顧，需要和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通，要和對(duì)方明確如果這些任務(wù)沒有在截止日期前完成會(huì)有什么樣的后果，特別是一些關(guān)鍵性的任務(wù)。對(duì)于那些可能無法在截止日期前完成的任務(wù)，需要通過尋求互相幫助，來完成所需要的一切。
2、裁剪要求
裁剪要求有兩層意思，一個(gè)是只做主要的事情或任務(wù)中的重要步驟，另一層意思就是不要過于追求完美，這可能聽起來不太正常，實(shí)際上在項(xiàng)目中如果沒有適當(dāng)?shù)淖兏鞒毯完P(guān)鍵利益相關(guān)者的統(tǒng)一，可能很難減少項(xiàng)目中的任務(wù)。
但是在實(shí)際的任務(wù)完成過程中，可以按照最少的步驟來執(zhí)行，沒有必要每一步都去追求完美，這樣很容易會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間在無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)上，因?yàn)槟悴灰欢ㄒㄉ弦恢艿臅r(shí)間來打造一個(gè)藝術(shù)作品，只要符合任務(wù)的目標(biāo)并合乎標(biāo)準(zhǔn)，那就足夠了。
3、保持專注
在實(shí)際的交付項(xiàng)目中，每個(gè)人很難做到保持專注，這是由于有很多讓人分心的東西，比如不停到來的郵件提醒，不斷地來到你辦公座位前的人，關(guān)鍵干系人的緊急查詢，以及最后時(shí)刻被拉上去參與的會(huì)議。
但不管任何情況出現(xiàn)，你需要堅(jiān)持做好日常的工作任務(wù)清單，并通過計(jì)劃來完成你的各項(xiàng)活動(dòng)。如果你有能力做到這一點(diǎn)，那重要的是堅(jiān)持下去。
當(dāng)白天出現(xiàn)讓你分心的情況，盡量通過推遲或授權(quán)來保護(hù)自己的重點(diǎn)工作，這樣才能確保自己能夠完成當(dāng)天的任務(wù)，也需要做好準(zhǔn)備說不的。一旦當(dāng)自己能夠保持當(dāng)天工作中的焦點(diǎn)任務(wù)，那么你就會(huì)在有限的時(shí)間內(nèi)花費(fèi)更少的時(shí)間來完成更多的任務(wù)。
4、確定時(shí)間優(yōu)先級(jí)
最后，是需要優(yōu)先考慮花在任務(wù)活動(dòng)上的時(shí)間，那些非常重要且緊急的任務(wù)應(yīng)該始終是在任務(wù)列表中的第一位，然后是重要的任務(wù)，但那些并不緊急，這些任務(wù)對(duì)項(xiàng)目是至關(guān)重要的大
工作，也許已經(jīng)推遲了，但截止日期尚未到來，但不要推遲到讓它們成為緊急的狀態(tài)，那就盡量在截止日期前完成。
低重要的任務(wù)，或者至少是緊急的任務(wù)是最后的優(yōu)先級(jí)，而那些既不重要也不緊急的任務(wù)實(shí)際上可以無限的延遲或者取消掉。通過優(yōu)先級(jí)處理日常任務(wù)中優(yōu)先級(jí)，這樣可以更好地管理緊急和重要工作任務(wù)的可用性。
時(shí)間管理是需要進(jìn)行平衡的，平衡時(shí)間不是意味著你把工作時(shí)間和休息時(shí)間設(shè)置的一樣多，而是要通過休息時(shí)間來讓自己放松，從而讓自己更加保持關(guān)注度和工作效率。你不能一天都精神緊張的處理工作，偶爾也需要從高強(qiáng)度的工作日中脫身而出，花5分鐘去上網(wǎng)瀏覽一天中發(fā)生的新聞，或者與同事一起喝杯茶，聊聊天，并談?wù)勗谥苣┑男菹⒂?jì)劃。