項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。WBS是項(xiàng)目管理重要的專業(yè)術(shù)語(yǔ)之一，同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。WBS的基本定義 ：以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。WBS總是處于計(jì)劃過(guò)程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。
1、集思廣益列出工作
做好項(xiàng)目WBS的第一步是發(fā)散思維，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員(必要時(shí)聘請(qǐng)專家)本著寧濫勿缺的原則，列出大家所能想到的所有項(xiàng)目工作，確保沒有丟項(xiàng)漏項(xiàng)。為了便于集思廣益，在本階段建議使用思維導(dǎo)圖相關(guān)軟件開展工作，具體工作內(nèi)容及要求如下：
(1)、明確進(jìn)行項(xiàng)目工作分解的依據(jù)，通常包括項(xiàng)目相關(guān)資料(招標(biāo)文件、合同等)、國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、本單位相關(guān)管理制度、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)驗(yàn)、專家意見以及類似項(xiàng)目的WBS參考借鑒等。
(2)、確定項(xiàng)目WBS的整體框架，主要是基于可交付成果或工作過(guò)程，依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)與項(xiàng)目管理的實(shí)際要求進(jìn)行劃分，設(shè)計(jì)項(xiàng)目WBS的整體框架(即第一層工作)。在此特別需要注意組織對(duì)稱原則，即在工作包的范圍劃分上，盡量與本單位目前執(zhí)行主體的部門職責(zé)相一致，以便于操作和管理。
(3)、基于項(xiàng)目WBS的整體框架，一層一層地進(jìn)行具體分解，列出大家所能想到的所有項(xiàng)目工作，如下圖項(xiàng)目分解。在此需要注意的是保持同層分解一致性。
2、精益求精確定
做好項(xiàng)目WBS的第二步是思維收斂。在本階段，項(xiàng)目經(jīng)理要負(fù)責(zé)將第一階段形成的成果進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，形成結(jié)構(gòu)規(guī)范、層次清晰的項(xiàng)目WBS。
(1)、對(duì)于按照寧濫勿缺原則形成的第一階段成果，首先要根據(jù)六大原則之中的“完整”要求，將對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)無(wú)用的工作剔除。在此要特別注意適用性原則，即考慮本單位對(duì)項(xiàng)目WBS整體框架包含的各項(xiàng)工作管理的流程完整性和經(jīng)驗(yàn)水平，具體分解時(shí)要繁簡(jiǎn)相間：管理能力欠缺的工作要盡量細(xì)分，以加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)積累;管理已經(jīng)成熟的工作分解盡量簡(jiǎn)化，以減少管理投入成本，從而更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
(2)、理順各項(xiàng)工作的邏輯關(guān)系，確保各項(xiàng)工作分解符合同層分解一致性，并按照內(nèi)在邏輯關(guān)系確定每一層工作排列的先后順序，使之符合各項(xiàng)工作之間的工序要求。
(3)、根據(jù)六大原則之中的“編碼唯一”要求，設(shè)定編碼規(guī)則，確定各項(xiàng)工作及其唯一編碼，并按照樹形結(jié)構(gòu)要求由上層向下層依次排列，形成項(xiàng)目WBS。其表現(xiàn)形式并不唯一，可以是項(xiàng)目工作分解樹狀圖，也可以是項(xiàng)目工作分解列表。
3、充分發(fā)揮項(xiàng)目WBS的重要功能
(1)、與其他項(xiàng)目管理工具結(jié)合。雖然項(xiàng)目WBS包含的是完成項(xiàng)目目標(biāo)所需的所有工作，但并不能完全覆蓋整個(gè)項(xiàng)目，很多信息(如概算、合同以及管理部門的組織結(jié)構(gòu)等)都不能在WBS中完整地表現(xiàn)。作為項(xiàng)目WBS的補(bǔ)充，可以使用OBS(組織分解結(jié)構(gòu))、RBS(資源分解結(jié)構(gòu))以及文檔圖紙編碼系統(tǒng)等。因此，在實(shí)際使用中，項(xiàng)目WBS應(yīng)與其他項(xiàng)目管理工具結(jié)合。例如，WBS可以與OBS結(jié)合進(jìn)行職責(zé)配置，以確定部門或個(gè)人的工作任務(wù)和責(zé)任。
(2)、對(duì)管理活動(dòng)要求柔性。實(shí)際工作中，我們根據(jù)六大原則中的“完整”要求進(jìn)行項(xiàng)目工作分解，形成的項(xiàng)目WBS包含了所有涉及項(xiàng)目實(shí)體交付成果的工作單元，但對(duì)于聯(lián)系工作單元的工作管理活動(dòng)沒有固定的分解原則。一般對(duì)項(xiàng)目管理工作不再進(jìn)行細(xì)分，對(duì)管理活動(dòng)的要求也是柔性的，具體活動(dòng)
在很大程度上要靠項(xiàng)目管理者對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知程度和實(shí)際管控水平。
(3)、不同項(xiàng)目階段有不同側(cè)重。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目WBS是貫穿項(xiàng)目管理全過(guò)程的一條主線，將項(xiàng)目各個(gè)階段的工作串聯(lián)起來(lái)形成項(xiàng)目集成管理。
在不同階段，項(xiàng)目WBS要進(jìn)行不同側(cè)重的使用。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目WBS主要用來(lái)確認(rèn)項(xiàng)目范圍;在項(xiàng)目計(jì)劃階段，要根據(jù)項(xiàng)目WBS估算項(xiàng)目進(jìn)度、成本等，制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃等;在項(xiàng)目執(zhí)行和控制階段，用項(xiàng)目WBS作為依據(jù)來(lái)檢查項(xiàng)目是否按時(shí)按量完成、進(jìn)行整體項(xiàng)目路徑的調(diào)整、項(xiàng)目進(jìn)度/費(fèi)用的聯(lián)合控制;在項(xiàng)目結(jié)束階段，項(xiàng)目WBS則是衡量項(xiàng)目績(jī)效的重要依據(jù)。