無論在中國還是在國外，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多項(xiàng)目在執(zhí)行中錢越花越多，時(shí)間越拉越長(zhǎng)，最終預(yù)算和時(shí)間都超過了預(yù)期。項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)要花錢的。一般企業(yè)在最開始花錢的速度是相對(duì)較緩的，那么如果缺乏對(duì)項(xiàng)目過程的控制和方法的話，錢會(huì)越花越多，最終超出預(yù)算，用時(shí)也會(huì)很長(zhǎng)。在開始時(shí)企業(yè)會(huì)用錢用得很快，同時(shí)由于對(duì)過程的控制和方法的應(yīng)用，項(xiàng)目進(jìn)程速度也很快，在錢花完的時(shí)候項(xiàng)目就結(jié)束了，相比之下，項(xiàng)目完成時(shí)間就會(huì)提前很多。在這個(gè)時(shí)候，如果是完成新產(chǎn)品研發(fā)或服務(wù)研發(fā)，把它投入市場(chǎng)的話，就可以開始贏利。同時(shí)，因?yàn)槲覀冊(cè)谑袌?chǎng)還沒有類似產(chǎn)品的時(shí)候，優(yōu)先推出產(chǎn)品，這就使產(chǎn)品或服務(wù)更具競(jìng)爭(zhēng)力。我們把這段時(shí)間，叫做“競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)”。
企業(yè)要想在國內(nèi)甚至全球市場(chǎng)上更有競(jìng)爭(zhēng)力，一定需要這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展過程更加優(yōu)越。當(dāng)然，這種能力需要不斷練習(xí)來加強(qiáng)，就像騎自行車一樣，越騎得多，就越騎得好。以上說的是一個(gè)項(xiàng)目，但是許多企業(yè)會(huì)有許多項(xiàng)目。如果能在每一個(gè)小項(xiàng)目當(dāng)中都能夠做到優(yōu)化項(xiàng)目管理，那么整個(gè)項(xiàng)目集就會(huì)有更高的效益。
需要指出的是，現(xiàn)在很多企業(yè)都非常注重“運(yùn)營”這一塊。運(yùn)營指的是日常運(yùn)作，無論是一個(gè)小的商店，還是一個(gè)大型企業(yè)，都要通過運(yùn)營來贏利。近幾年，這些企業(yè)非常關(guān)注的另一塊就是“戰(zhàn)略”，這期間很多企業(yè)，包括中國的和西方的企業(yè)，有很多咨詢公司會(huì)為他們提供戰(zhàn)略咨詢服務(wù)，告訴他們?nèi)绾窝邪l(fā)新的產(chǎn)品以及如何通過價(jià)格等實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一旦戰(zhàn)略政策制定之后，需要通過一系列的項(xiàng)目來為“戰(zhàn)略”和“運(yùn)營”之間建立一個(gè)橋梁，從而實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
據(jù)了解，中國多數(shù)企業(yè)，80%的努力是在于對(duì)項(xiàng)目過程的提高，大部分努力是為了確保有好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、使用正確的工具，團(tuán)隊(duì)中的成員是否正確地理解這個(gè)項(xiàng)目的過程。而最后只剩下20%的努力是花在項(xiàng)目組合這個(gè)層級(jí)上。在組合的層級(jí)有很多人，而在上層缺乏一些人緊密地關(guān)注項(xiàng)目，確保各個(gè)項(xiàng)目都在順利的實(shí)施、確保預(yù)算符合等等。
實(shí)際上，所有項(xiàng)目都需要進(jìn)行非常緊密的監(jiān)控和管理。
首先從技術(shù)上講，如果想實(shí)施項(xiàng)目組合管理，管理者在項(xiàng)目層必須是技術(shù)專家。因?yàn)槿绻陧?xiàng)目層缺少人才，或者提供的是錯(cuò)誤信息的話，就很難做出正確的決策，項(xiàng)目組合會(huì)很糟糕。
如果從人力資源的角度，我認(rèn)為很重要的一點(diǎn)是高層管理人員直接對(duì)項(xiàng)目全局進(jìn)行監(jiān)控。如果這個(gè)CEO是一位非常熱情、投入的人，首先他需要他的項(xiàng)目執(zhí)行者告訴他項(xiàng)目的進(jìn)程和問題，這是一種自下而上的信息收集。他還會(huì)要親自到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)或工廠去，他會(huì)把他團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)人稱為像他自己一樣的“變革代表者”，確保每個(gè)人對(duì)項(xiàng)目的理解一致。
很多企業(yè)都在知識(shí)這個(gè)層面做得很好。他們有企業(yè)圖書館，有很多博士生、PMP等等，如果把各種證書掛起來，大概會(huì)掛滿整面墻。但是他們?cè)谥R(shí)的應(yīng)用方面，做得并不盡人意。他們需要的是更多的實(shí)踐應(yīng)用，也需要像我們這樣的公司能夠通過培訓(xùn)教這些企業(yè)如何在實(shí)踐中應(yīng)用這些知識(shí)，最終能使得項(xiàng)目這個(gè)層級(jí)的人才的能力得到提高。其次，你要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行甄選，使所選擇的項(xiàng)目都能跟整體的戰(zhàn)略保持一致。
在ESI與美國政府合作的調(diào)查中，幾乎60%的企業(yè)項(xiàng)目管理推進(jìn)程度偏低。當(dāng)然，一些像HP這樣的企業(yè)，推進(jìn)程度相對(duì)較高。當(dāng)然，沒有企業(yè)能夠達(dá)到完全的提升，因?yàn)轫?xiàng)目的管理整體也是在不斷完善和進(jìn)步的，很難找到完美的境界。雖然今年的情況下企業(yè)面臨著效益下滑，但如果能在項(xiàng)目管理方面有所提升的話，他們的空間和潛力將是非常大的，將會(huì)有更好的生產(chǎn)率。
如果是需要放緩擴(kuò)展步伐的話，可能不會(huì)進(jìn)行大量的新產(chǎn)品開發(fā)，而是進(jìn)行一部分產(chǎn)品的升級(jí)和改進(jìn)，如果今年的戰(zhàn)
略依然是擴(kuò)張的話，那么還會(huì)把大部分資金分配到賺錢的項(xiàng)目中。當(dāng)然，也有一些政府要求的項(xiàng)目和企業(yè)內(nèi)部改良的省錢項(xiàng)目。但是今年可用資金縮小了，要把這些資金分配到3個(gè)大類中，就需要考慮今年的戰(zhàn)略部署。在這一塊就可以適當(dāng)?shù)厣偻度胍恍┵Y金，而把更多的錢投入到省錢的項(xiàng)目中，就可以在3類項(xiàng)目之間取得一個(gè)很好的平衡。
舉個(gè)例子，作為一個(gè)項(xiàng)目組合管理經(jīng)理，會(huì)發(fā)現(xiàn)可能去年由于企業(yè)有很多是新產(chǎn)品投入市場(chǎng)的項(xiàng)目，也就是賺錢的項(xiàng)目，因此整個(gè)企業(yè)的贏利狀況非常好。在全世界所有的項(xiàng)目當(dāng)中，我們可以分為三大類：賺錢的項(xiàng)目、省錢的項(xiàng)目和政府要求的項(xiàng)目。因此，科學(xué)的項(xiàng)目管理無疑會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生更加重要的作用。新產(chǎn)品投入市場(chǎng)就是賺錢的項(xiàng)目。而省錢的項(xiàng)目，例如在保險(xiǎn)公司，會(huì)因?yàn)槔碣r處理時(shí)間長(zhǎng)而損失部分客戶。省錢的項(xiàng)目就是為了提高內(nèi)部的某些流程或環(huán)節(jié)，幫企業(yè)省錢。