每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的素質(zhì)之一是組織技能。雖然必須組織良好，但仍然需要大量投資才能使項(xiàng)目成功。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理，有很多建議的方法和策略，但是我發(fā)現(xiàn)以下十種工作方式使組織井井有條。
1確定優(yōu)先事項(xiàng)
這應(yīng)該是您在清單上的第一名。沒(méi)有優(yōu)先級(jí)和定義待辦事項(xiàng)列表，您將陷入混亂。設(shè)定明確的優(yōu)先級(jí)將使您和您的團(tuán)隊(duì)成員受益，因?yàn)檫@是他們知道首先要做什么的唯一正確方法。
明確列出優(yōu)先事項(xiàng)還可以幫助您更好地跟蹤每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員以及整個(gè)團(tuán)隊(duì)所期望的結(jié)果。從某種意義上說(shuō)，優(yōu)先級(jí)列表將幫助您一次完成每個(gè)目標(biāo)，從而更有效地完成工作。
2定義截止日期
為每項(xiàng)工作規(guī)定最后期限將為更好的組織創(chuàng)造空間。這將激勵(lì)您的整個(gè)團(tuán)隊(duì)相應(yīng)地安排您的時(shí)間，以使您永不落后于任務(wù)。
您的團(tuán)隊(duì)中的某些人可能會(huì)對(duì)截止日期感到害怕。不過(guò)，它們是必需的，這樣您就可以知道自己對(duì)公司的責(zé)任并沒(méi)有落伍。
3設(shè)定里程碑
如果您的唯一目標(biāo)是完成的項(xiàng)目，那么該過(guò)程似乎有些令人生畏。將最終目標(biāo)分解為較小的里程碑將有助于您更好地跟蹤進(jìn)度，也可以使您更輕松地遵循截止日期。
通過(guò)設(shè)置里程碑，您可以以正確的速度進(jìn)行任何工作而沒(méi)有壓力。最重要的是，您的團(tuán)隊(duì)將繼續(xù)保持積極性，因?yàn)樗麄冊(cè)诖诉^(guò)程中取得了小而重要的勝利。
4知道你的目標(biāo)
即使設(shè)定了里程碑，您仍應(yīng)同時(shí)強(qiáng)調(diào)短期和長(zhǎng)期目標(biāo)。始終關(guān)注獎(jiǎng)品總是有幫助的，但是您也應(yīng)該能夠?qū)⒚總€(gè)團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)分解為更小，更易于管理的目標(biāo)。
除了幫助您更好地跟蹤過(guò)程之外，了解和設(shè)定特定目標(biāo)還可以幫助您的團(tuán)隊(duì)更好地協(xié)調(diào)工作，因?yàn)樗麄冎篮螘r(shí)需要完成項(xiàng)目的各個(gè)部分才能取得成功。
5溝通
溝通一直是良好組織的關(guān)鍵。不斷鼓勵(lì)開(kāi)放式溝通并解決團(tuán)隊(duì)中提出的每個(gè)問(wèn)題，這對(duì)您來(lái)說(shuō)都是一個(gè)優(yōu)先事項(xiàng)。您使團(tuán)隊(duì)之間相互交談的舒適度越高，您越能一起工作。
“為了能夠與其他人一起工作，您必須信任他們并理解他們。高效的溝通將使您能夠加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的關(guān)系，并幫助大家發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作用，而不是單個(gè)實(shí)體?！?/span>
6使用自動(dòng)化和計(jì)劃工具
當(dāng)您擁有觸手可及的技術(shù)時(shí)，為什么不使用它呢?使用自動(dòng)化工具發(fā)送電子郵件，報(bào)告或安排時(shí)間表，不僅可以幫助您節(jié)省時(shí)間，而且可以更成功地完成工作。作為項(xiàng)目經(jīng)理，只有有限
“自動(dòng)化和調(diào)度工具是您應(yīng)該投資的東西，因?yàn)樗鼈儗椭欁约汉蛨F(tuán)隊(duì)的職責(zé)，并讓您隨時(shí)了解即將發(fā)生的事件，團(tuán)隊(duì)計(jì)劃和目標(biāo)的變化，”
7委托作業(yè)
如果團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員都有特定的任務(wù)要集中精力，而不是沒(méi)有特定的目標(biāo)漫游，這將使他們?nèi)菀椎枚唷Ｎ扇蝿?wù)不僅僅是將您的大目標(biāo)分成較小的里程碑。這是關(guān)于賦予適當(dāng)?shù)膯T工適當(dāng)?shù)呢?zé)任，使他們能夠蓬勃發(fā)展。
委派任務(wù)還將使您有更多時(shí)間專(zhuān)注于與您的團(tuán)隊(duì)和所服務(wù)的公司有關(guān)的重要問(wèn)題。您將能夠更有效地管理每個(gè)成員，并跟蹤他們的績(jī)效和結(jié)果。
8使用模板
如果不需要，為什么還要重復(fù)繁瑣的工作?電子郵件或電子表格的模板將為您省去很多麻煩，而且它們易于使用，您應(yīng)該嘗試一下。
許多不同的網(wǎng)站都提供各種免費(fèi)模板來(lái)滿(mǎn)足您的需求，而且它們的價(jià)格非常便宜。最重要的是，模板將更吸引您的團(tuán)隊(duì)，并且它們將幫助您整理想法，以防萬(wàn)一您不了解某個(gè)主題。
9跟蹤進(jìn)度
只需遵循一些正確的策略，就可以簡(jiǎn)化團(tuán)隊(duì)成員取得的進(jìn)度。制作進(jìn)度報(bào)告不僅可以幫助您輕松跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)，而且還可以幫助您的團(tuán)隊(duì)了解他們每天，每周或每月的績(jī)效。
通過(guò)此過(guò)程，您可以知道是否需要加快速
度或進(jìn)行任何其他類(lèi)型的更改，無(wú)論是針對(duì)計(jì)劃還是最初的目標(biāo)。
10使用項(xiàng)目管理軟件
最后，如果您尚未使用過(guò)項(xiàng)目管理軟件，則應(yīng)嘗試一下。從計(jì)劃項(xiàng)目到管理團(tuán)隊(duì)的任務(wù)，這將使一切變得容易，而且您不必?fù)?dān)心會(huì)忘記重要的事情。
您可以使用具有不同價(jià)格點(diǎn)的不同工具，這些工具可以幫助您實(shí)現(xiàn)某些結(jié)果。您能做的最好的事情就是在計(jì)算機(jī)上下載一些免費(fèi)的管理軟件試用版，看看哪種軟件可以使您的工作更輕松，更有效。