WBS是項目管理重要的專業(yè)術(shù)語之一，同時也是控制項目變更的重要基礎(chǔ)。WBS的基本定義 ：以可交付成果為導(dǎo)向?qū)椖恳剡M行的分組，它歸 納和定義了項目的整個工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細(xì)定義。WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。項目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個項目的綜合工具。
1、集思廣益列出工作
做好項目WBS的第一步是發(fā)散思維，此時項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項目團隊成員(必要時聘請專家)本著寧濫勿缺的原則，列出大家所能想到的所有項目工作，確保沒有丟項漏項。為了便于集思廣益，在本階段建議使用思維導(dǎo)圖相關(guān)軟件開展工作，具體工作內(nèi)容及要求如下：
(1)、明確進行項目工作分解的依據(jù)，通常包括項目相關(guān)資料(招標(biāo)文件、合同等)、國家有關(guān)法律法規(guī)、本單位相關(guān)管理制度、項目團隊成員經(jīng)驗、專家意見以及類似項目的WBS參考借鑒等。
(2)、確定項目WBS的整體框架，主要是基于可交付成果或工作過程，依據(jù)項目特點與項目管理的實際要求進行劃分，設(shè)計項目WBS的整體框架(即第一層工作)。在此特別需要注意組織對稱原則，即在工作包的范圍劃分上，盡量與本單位目前執(zhí)行主體的部門職責(zé)相一致，以便于操作和管理。
(3)、基于項目WBS的整體框架，一層一層地進行具體分解，列出大家所能想到的所有項目工作，如下圖項目分解。在此需要注意的是保持同層分解一致性。
2、精益求精確定
做好項目WBS的第二步是思維收斂。在本階段，項目經(jīng)理要負(fù)責(zé)將第一階段形成的成果進行優(yōu)化調(diào)整，形成結(jié)構(gòu)規(guī)范、層次清晰的項目WBS。
(1)、對于按照寧濫勿缺原則形成的第一階段成果，首先要根據(jù)六大原則之中的“完整”要求，將對實現(xiàn)項目目標(biāo)無用的工作剔除。在此要特別注意適用性原則，即考慮本單位對項目WBS整體框架包含的各項工作管理的流程完整性和經(jīng)驗水平，具體分解時要繁簡相間：管理能力欠缺的工作要盡量細(xì)分，以加強經(jīng)驗積累;管理已經(jīng)成熟的工作分解盡量簡化，以減少管理投入成本，從而更好地實現(xiàn)項目目標(biāo)。
(2)、理順各項工作的邏輯關(guān)系，確保各項工作分解符合同層分解一致性，并按照內(nèi)在邏輯關(guān)系確定每一層工作排列的先后順序，使之符合各項工作之間的工序要求。
(3)、根據(jù)六大原則之中的“編碼唯一”要求，設(shè)定編碼規(guī)則，確定各項工作及其唯一編碼，并按照樹形結(jié)構(gòu)要求由上層向下層依次排列，形成項目WBS。其表現(xiàn)形式并不唯一，可以是項目工作分解樹狀圖，也可以是項目工作分解列表。
3、充分發(fā)揮項目WBS的重要功能
(1)、與其他項目管理工具結(jié)合。雖然項目WBS包含的是完成項目目標(biāo)所需的所有工作，但并不能完全覆蓋整個項目，很多信息(如概算、合同以及管理部門的組織結(jié)構(gòu)等)都不能在WBS中完整地表現(xiàn)。作為項目WBS的補充，可以使用OBS(組織分解結(jié)構(gòu))、RBS(資源分解結(jié)構(gòu))以及文檔圖紙編碼系統(tǒng)等。因此，在實際使用中，項目WBS應(yīng)與其他項目管理工具結(jié)合。例如，WBS可以與OBS結(jié)合進行職責(zé)配置，以確定部門或個人的工作任務(wù)和責(zé)任。