有效的項目信息管理和溝通可以大幅度降低搜尋信息的時間,提高了工作和決策的效率,從而加快項目實施的速度。建立PMO(Project Management Office) 是其組織措施之一。在建設(shè)項目的管理過程中,伴隨著大量的信息產(chǎn)生、變化、消失。由于項目參與各方存在嚴重的信息不對稱和信息缺失現(xiàn)象,導致建設(shè)過程中的低效率。
解決信息不完全造成的低效率,一是從硬件方面建立項目信息管理系統(tǒng)或項目信息門戶PIP,這些系統(tǒng)是基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)( Intranet) 、外聯(lián)網(wǎng)(Extranet) 和國際互聯(lián)網(wǎng)( Internet) 的項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā);另一方面就是從組織上加強對信息的管理。
一、大型建設(shè)項目中PMO 的類型
項目管理辦公室在不同的管理層次上有不同的組織層次, 不同的文獻有不同的論述。一般有以下類型[1～3] 。戰(zhàn)術(shù)級TPMO(Tactical PMO) ,它主要適用于小的、低成本的、影響小的、客戶少的項目,它的主要功能是計劃、規(guī)劃、進度和成本管理以及問題追蹤;跨功能級CPMO(Cross2functionalPMO) ,它適用于中等大小的項目,它的主要功能是風險、問題、范圍、屬地、人力資源和利益相關(guān)者的管理,它的主要目標是緩和項目中出現(xiàn)的風險變化;戰(zhàn)略級SPMO(Strategic PMO) ,它與跨功能級CPMO 相比,也是適用于中等大小的項目,但是它的管理范圍更大,它包括商業(yè)藍圖、檢測績效、確定計劃收益、提供綜合項目管理技術(shù); 企業(yè)級EPMO
(Enterprise PMO) ,它的主要功能是提供組合管理、企業(yè)人力資源管理,它的目標是企業(yè)的投資回報。
在大型建設(shè)項目中,PMO 的類型取決于項目的層次結(jié)構(gòu)與各層次的主要職責以及項目的規(guī)模。在大型建設(shè)項目的OBS(Organization Breakdown Structure) 中,在這個OBS 中,涉及到的角色主要有作為策略層的發(fā)起人團體(股東) 和高層負責人;作為大型項目管理層的大型項目經(jīng)理、變更管理經(jīng)理;作為項目管理者的項目經(jīng)理。相對于這3 個層次, 形成的PMO 層次模型。
PMO 在組織中的具體角色需要根據(jù)組織的具體特點和組織的結(jié)構(gòu)形式的不同而有所差異,通常會充當以下三種角色:作為項目管理的支持者,作為項目的控制者,作為項目戰(zhàn)略的管理者。因此,它與項目管理組織形成以下兩種關(guān)系: ①參謀機構(gòu)。在這種情況下,它主要提供決策支持,對高層負責人、大型項目經(jīng)理或項目經(jīng)理提供信息處理和集成以及項目管理指導的支持; ②決策管理部門。在這種情況下,工作重點是制定標準和制度、人員培訓以及其他行政管理工作。
二、大型建設(shè)項目管理辦公室的構(gòu)建
在項目辦公室組建之前,首先要定義以下問題:項目管理辦公室建立的層次和規(guī)模;項目管理辦公室的預期輸出,如提供信息管理,或提供標桿管理等;組建過程中出現(xiàn)的障礙等。然后確定PMO 的設(shè)計參數(shù)。一般大型項目管理辦公室的構(gòu)建有以下幾個步驟構(gòu)成: ①建立PMO 的準備主要是了解組織的現(xiàn)狀,