由于項(xiàng)目本身的復(fù)雜性和各種要素，任何變更都可能導(dǎo)致項(xiàng)目在至少一個(gè)方面的既有計(jì)劃被打亂，嚴(yán)重的甚至可能威脅到項(xiàng)目本身的安全性，直至引起項(xiàng)目中止或失敗。所以，項(xiàng)目經(jīng)理一定要重視對(duì)變更的管理。在執(zhí)行項(xiàng)目的過(guò)程中，最讓人感到頭疼的事情就是項(xiàng)目的變更。對(duì)于變更的控制管理過(guò)程，可以使用“九陰真經(jīng)”進(jìn)行管控，“九陰真經(jīng)”人為地增加了變更的摩擦系數(shù)，讓變更變得困難，客觀上降低了變更的頻率。具體步驟如下。
1、評(píng)估信息的準(zhǔn)確性，確認(rèn)項(xiàng)目變更事實(shí)
也許客戶(hù)并非真的需要這個(gè)新功能，只是因?yàn)槟承┱我蛩貙?dǎo)致了利益相關(guān)方不滿(mǎn)意。如果是這種情況，估計(jì)無(wú)論怎樣變更都不會(huì)得到好的結(jié)果。這種變更就是所謂的“用正確方法解決一個(gè)錯(cuò)誤問(wèn)題”。因此，在此時(shí)最應(yīng)該做的是利益相關(guān)方管理，而非變更管理。
一次又一次的修復(fù)，每一次都不探究問(wèn)題的根源，久而久之就形成了一個(gè)危險(xiǎn)的沼澤地，最終會(huì)吞噬整個(gè)項(xiàng)目的生命。所以，切記，定義問(wèn)題比解決問(wèn)題難。
2、提供變更申請(qǐng)的書(shū)面記錄
原則上講，誰(shuí)提出變更就應(yīng)由誰(shuí)提供書(shū)面申請(qǐng)。不得不面對(duì)的一個(gè)現(xiàn)實(shí)是，在一個(gè)不成熟的商業(yè)環(huán)境中，我們的客戶(hù)一般都位于相對(duì)強(qiáng)勢(shì)的位置——不愿意甚至不提供書(shū)面申請(qǐng)!
怎么辦?既然客戶(hù)不愿意提供，那么由就我們來(lái)寫(xiě)好了。當(dāng)我們完成了書(shū)面文件以后，這樣呈現(xiàn)給客戶(hù)：“領(lǐng)導(dǎo)，這是根據(jù)我理解的您的意思所起草的文件，請(qǐng)審閱。如果我的理解是正確的，就請(qǐng)您給我確認(rèn)下;如果我的理解有問(wèn)題，請(qǐng)您批評(píng)指正，然后我修改后再給您匯報(bào)?！?/span>
一般而言，當(dāng)我們這樣跟客戶(hù)溝通時(shí)，客戶(hù)會(huì)認(rèn)可并確認(rèn)的——因?yàn)榭蛻?hù)也想把項(xiàng)目做好——畢竟項(xiàng)目是客戶(hù)業(yè)績(jī)的來(lái)源。
3、分析變更對(duì)范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的影響
項(xiàng)目的十大知識(shí)領(lǐng)域之間是一個(gè)相互聯(lián)系的系統(tǒng)，一個(gè)方面的改變，會(huì)對(duì)至少一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)造成影響;所以，需要分析變更對(duì)范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等諸多方面的影響。
4、與利益相關(guān)方溝通變更影響，確認(rèn)是否取消變更
對(duì)項(xiàng)目問(wèn)題討論和探索過(guò)程中，誰(shuí)先找到最好的結(jié)論并不重要，重要的是尋找最佳結(jié)論的過(guò)程。如果你能給那些試圖說(shuō)服你的人一個(gè)信號(hào)，表明在這個(gè)探索過(guò)程中你是他們的伙伴，這個(gè)探索過(guò)程對(duì)雙方都有益，也許他們就會(huì)把你的批判性問(wèn)題看作是對(duì)雙方都不可缺少的工具。
5、針對(duì)變更請(qǐng)求，提出相應(yīng)的解決方案
項(xiàng)目范圍變更很可能需要額外的項(xiàng)目資金、額外的資源與時(shí)間，因此，應(yīng)建立包括來(lái)自不同領(lǐng)域的項(xiàng)目利益相關(guān)方在內(nèi)的變更控制委員(Change Control Board，CCB)，以批準(zhǔn)或否決變更。這個(gè)委員會(huì)應(yīng)當(dāng)由具有代表性的人員組成，而且有能力在管理上做出承諾。
最佳的方式應(yīng)該是給出至少三種變更的解決方案。你應(yīng)該這樣匯報(bào)：“最好，這樣做(上策);如果不行，就這樣做(中策);實(shí)在不行，還可以這樣做(下策)?！笨傊尮芾韺幼鲞x擇題，不要讓他們做問(wèn)答題。
6、查閱變更系統(tǒng)中對(duì)審批權(quán)限的規(guī)定，審批變更
一般情況下，對(duì)于導(dǎo)致需求、成本、進(jìn)度變化的變更，項(xiàng)目經(jīng)理是沒(méi)有批準(zhǔn)權(quán)限的，需要由CCB批準(zhǔn);項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)處理不涉及范圍、進(jìn)度、成本3個(gè)基準(zhǔn)的變更。當(dāng)然，在緊急情況下(比如發(fā)生颶風(fēng)、地震等不可抗力事件)，項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)處理