實(shí)踐表明，設(shè)定項(xiàng)目里程碑對(duì)控制項(xiàng)目進(jìn)度是十分重要的。項(xiàng)目里程碑就是在項(xiàng)目過(guò)程中具有重要意義事件的開(kāi)始或結(jié)束時(shí)點(diǎn)。
設(shè)定項(xiàng)目里程碑的原因
項(xiàng)目里程碑的設(shè)定與以下因素有關(guān)。
1客戶/合同的要求
客戶為了獲得對(duì)項(xiàng)目的信心或控制對(duì)項(xiàng)目的資金投入，一般會(huì)在商業(yè)合同中設(shè)定項(xiàng)目里程碑，以便盡早得到中間成果，或?qū)?xiàng)目需求、范圍、費(fèi)用等及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整?！ ?/span>
2項(xiàng)目特點(diǎn)和生命周期的要求
即便是對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目，如果采取了不同的生命周期劃分方式（或開(kāi)發(fā)方式），里程碑的設(shè)置也是不一樣的。在不同生命周期階段，將由不同的相關(guān)方承擔(dān)責(zé)任。因此，我們需要根據(jù)生命周期的變化明確里程碑，明確項(xiàng)目相關(guān)方的責(zé)任界面。
3激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員士氣的需要
實(shí)施項(xiàng)目常常是一個(gè)艱苦的過(guò)程，其中會(huì)涉及很多煩瑣的勞動(dòng)。在這種情況下，保持項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的士氣和工作效率是項(xiàng)目經(jīng)理必須解決的問(wèn)題。里程碑能夠使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員不斷有成就感，也能夠使他們產(chǎn)生壓力，以保證項(xiàng)目如期進(jìn)行?！ ?/span>
4風(fēng)險(xiǎn)管理的需要
項(xiàng)目充滿風(fēng)險(xiǎn)，即使我們做了充分的應(yīng)對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，風(fēng)險(xiǎn)依然像幽靈一樣縈繞著項(xiàng)目。我們不可能等到項(xiàng)目出了大問(wèn)題才去評(píng)審它的狀態(tài)、總結(jié)它的教訓(xùn)，必須設(shè)置里程碑以不斷評(píng)審和修正項(xiàng)目方向。
企業(yè)高管同時(shí)會(huì)有多個(gè)項(xiàng)目需要管理，因此他們必須了解各個(gè)項(xiàng)目處于哪個(gè)里程碑階段。在召開(kāi)企業(yè)項(xiàng)目例會(huì)時(shí)，兩個(gè)會(huì)議期間沒(méi)有里程碑的項(xiàng)目可以不用參加，以減少會(huì)議成本。只有在此階段或下個(gè)階段有里程碑的項(xiàng)目才值得高管們花費(fèi)時(shí)間。
編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是一個(gè)隨時(shí)間不斷優(yōu)化的過(guò)程。在制訂進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，首先制訂主要的里程碑計(jì)劃，在此基礎(chǔ)上，制訂框架式網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，然后制訂第一個(gè)里程碑里的詳細(xì)計(jì)劃，依此類推。
設(shè)定項(xiàng)目里程碑的要點(diǎn)
1必須有交付成果
需要注意的是，項(xiàng)目里程碑必須有交付成果而不能只是一些活動(dòng)或過(guò)程。對(duì)于里程碑狀態(tài)的評(píng)審，只能有兩個(gè)結(jié)局：一個(gè)是已完成目標(biāo)，一個(gè)是未完成目標(biāo)，而不能是“正在進(jìn)行”“按計(jì)劃進(jìn)行”等表示過(guò)程的描述。
2相關(guān)方共同參與
在設(shè)定項(xiàng)目里程碑時(shí)，需要具體執(zhí)行工作的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和其他必要相關(guān)方的參加。
制定項(xiàng)目里程碑需要職能經(jīng)理的支持。得到職能經(jīng)理的認(rèn)可，可以保證項(xiàng)目在進(jìn)行中、在需要的時(shí)候得到充足的資源。當(dāng)職能經(jīng)理知道每一個(gè)具體的里程碑時(shí)，他們就可以在項(xiàng)目需要什么資源之前準(zhǔn)備好項(xiàng)目需要的資源。
3避免落入陷阱
雖然設(shè)立里程碑有很多優(yōu)勢(shì)，但里程碑中也存在種種陷阱。
第一，人們?cè)陧?xiàng)目的里程碑被設(shè)定以后，易于誤用目標(biāo)管理的方式，認(rèn)為“目標(biāo)管理是只問(wèn)結(jié)果，不計(jì)過(guò)程”，從而忽視對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的監(jiān)控，導(dǎo)致項(xiàng)目里程碑不能按期達(dá)到。大多知識(shí)型企業(yè)的從業(yè)人員屬于知識(shí)工作者，他們對(duì)授權(quán)的要求較強(qiáng)烈，這方面的誤區(qū)更易發(fā)生。
第二，對(duì)里程碑控制不嚴(yán)。因?yàn)榇蟛糠掷锍瘫吘怪皇且恍╉?xiàng)目的中間結(jié)果，在項(xiàng)目過(guò)程中，人們易于放松對(duì)里程碑變更的控制，易于出現(xiàn)里程碑大多按期完成而項(xiàng)目難以按期完成的現(xiàn)象。項(xiàng)目活動(dòng)彼此是有關(guān)聯(lián)的，一個(gè)里程碑的延遲會(huì)導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的失控。
第三，里程碑的設(shè)置只是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)而確定，卻忽視了與項(xiàng)目相關(guān)方的溝通并得到他們的承諾。
為避免落入項(xiàng)目里程碑陷阱，企業(yè)要特別強(qiáng)調(diào)客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方對(duì)這些里程碑提供相應(yīng)的承諾，并通過(guò)建立各方簽字的責(zé)任矩陣將其鎖定。