從事項(xiàng)目管理的工作，我們都習(xí)慣了做項(xiàng)目要先做計(jì)劃，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制有四步，通過WBS的工具方法確定項(xiàng)目工作任務(wù)，建立底層工作任務(wù)的搭接關(guān)系，確定每個(gè)底層工作任務(wù)的工期;對工作任務(wù)進(jìn)行進(jìn)度計(jì)算，生成進(jìn)度計(jì)劃的甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖。四個(gè)步驟理解不難，進(jìn)度計(jì)劃編制上手也很簡單，但真正能夠做出一份可執(zhí)行的計(jì)劃往往就很難，問題出在哪里呢?
1、忽視WBS的重要性
把WBS僅僅當(dāng)做工作分解的工具，而沒有真正把WBS作為管理項(xiàng)目范圍的方法。WBS作為工具理解很簡單就是借助層層分解的思想來拆解復(fù)雜的工作，分解過程中保證每一層級按照同一種規(guī)則分解，并且分解過程中保證百分百不漏項(xiàng)、不重復(fù)。作為工具很簡單，但作為方法則沒那么簡單。WBS分解是管理范圍的有效方法，因此WBS分解選擇用哪種分解方式需要結(jié)合我們的管理方式、管理需求來綜合考慮，畢竟WBS分解的目的是為了對項(xiàng)目工作進(jìn)行更好的管理。所以有利于管理是WBS分解必須要重點(diǎn)關(guān)注的。
2、忽視組織關(guān)系的重要性
梳理工作的搭接關(guān)系，一般強(qiáng)制邏輯關(guān)系是必須遵守的也不會出錯(cuò)的，但是對進(jìn)度計(jì)劃影響最大的其實(shí)是對組織關(guān)系的處理。組織關(guān)系主要涉及對工作、資源的統(tǒng)籌安排及協(xié)調(diào)，所以經(jīng)驗(yàn)豐富、系統(tǒng)思維強(qiáng)的人往往更能夠更好的處理組織關(guān)系，其制定的計(jì)劃可執(zhí)行也更強(qiáng)。因此掌握搭接關(guān)系的方法不是重點(diǎn)，重點(diǎn)在于結(jié)合經(jīng)驗(yàn)怎么去運(yùn)用這些方法。尤其對于組織關(guān)系的處理，需要結(jié)合項(xiàng)目的目標(biāo)要求、資源現(xiàn)狀與約束等來綜合統(tǒng)籌安排。
3、忽視工期估算的重要性
在工期制定過程中有2個(gè)法則是需要我們關(guān)注的，一個(gè)是帕金森法則，工作總是要拖到規(guī)定的時(shí)間才能完成;另外是戈德拉特原則，項(xiàng)目會積累延期，卻不會積累提前的時(shí)間。因此在估算工期時(shí)我們要盡量考慮到管理的風(fēng)險(xiǎn)，從工期上留有余量以規(guī)避進(jìn)度延期的風(fēng)險(xiǎn)。
結(jié)合以上，無論是基于管理來考慮WBS的分解、還是統(tǒng)籌考慮工作與資源等來安排工作關(guān)系、以及考慮管理風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的工期估算，我們發(fā)現(xiàn)影響進(jìn)度計(jì)劃有效性的不在于進(jìn)度編制的工具與方法，而在于掌握進(jìn)度計(jì)劃編制方法的人員。因此提升人員的管理技能、或從組織管理上制定措施減少人員主觀的影響對于制定有效可執(zhí)行的進(jìn)度計(jì)劃都是有效措施。
基于此，以下將從企業(yè)層面上可以采取的措施入手分享幾條經(jīng)驗(yàn)供參考。
1、借項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板減少人為主觀影響
隨著企業(yè)項(xiàng)目管理的發(fā)展，為了規(guī)避項(xiàng)目管理人員水平的不同而導(dǎo)致的管理差異性，越來越多的企業(yè)開始著手構(gòu)建企業(yè)的典型項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板。所謂典型項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板，是從企業(yè)層級匯聚和該類型項(xiàng)目相關(guān)的各類專家共同研究制定的這一類項(xiàng)目進(jìn)度管理的范本。根據(jù)數(shù)據(jù)的不完全統(tǒng)計(jì)，通過進(jìn)度計(jì)劃模板制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，可以大大提高進(jìn)度計(jì)劃編制的效率(50%-80%)和質(zhì)量。因?yàn)橥活愋偷捻?xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的一致性可高達(dá)60%級以上，借助進(jìn)度計(jì)劃模板可以有效規(guī)避不同人員的管理水平差異性，進(jìn)而提高項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制的質(zhì)量，保證可執(zhí)行性。
2、巧用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
首先項(xiàng)目的工作涉及到各個(gè)相關(guān)部門或模塊，項(xiàng)目經(jīng)理即便經(jīng)驗(yàn)很豐富，也難以對所有模塊的工作都很了解，所以必須借助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來共同編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，借助團(tuán)隊(duì)的力量來彌補(bǔ)人員管理經(jīng)驗(yàn)的不足，減少人員主觀性對進(jìn)度計(jì)劃的影響