公司曾指派我管理一個為期1年的數(shù)據(jù)通信芯片設(shè)計及測試項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由16名工程師和2家國際分包商組成。
問題顯現(xiàn)
起初，我在1周內(nèi)整合制訂了1份進(jìn)度計劃，包含了國內(nèi)/國際全部的資源和任務(wù)之間的依賴關(guān)系、向客戶提交關(guān)鍵文件的全部日期、全部的內(nèi)部及客戶設(shè)計評審會議、客戶的驗(yàn)收測試日期及付款里程碑，還包含了全部的節(jié)假日和每名團(tuán)隊(duì)成員提前報備的特殊日期。
最后，整個項(xiàng)目進(jìn)度計劃在 MSProject里足足有570行，而且制訂進(jìn)度計劃的過程沒有得到任何人的幫助。這份進(jìn)度計劃是一個高度動態(tài)的文檔，我必須每天更新1次，并且每周向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理層和客戶匯報1次進(jìn)度計劃。
更新項(xiàng)目進(jìn)度、估算工作完成比例、尋找進(jìn)度計劃中的錯誤等工作占用了我大量的時間，導(dǎo)致我在管理團(tuán)隊(duì)成員和分包商上投入不足。
解決方案
計劃完成的工作和實(shí)際完成的工作是掙值法的關(guān)鍵輸入?yún)?shù)，我必須盡量精準(zhǔn)地估算出實(shí)際已完成工作。已完成工作的估算值將直接用于項(xiàng)目進(jìn)度績效指標(biāo)和成本績效指標(biāo)的計算，而公司管理層將通過這些指標(biāo)評判我們項(xiàng)目的進(jìn)展是否良好。
我必須采用一種更加高效、精準(zhǔn)的進(jìn)度管理方式，于是我決定將進(jìn)度文檔分解為12項(xiàng)主要任務(wù)組和2項(xiàng)分包商任務(wù)組，每個任務(wù)組大概有40項(xiàng)任務(wù)。然后，我創(chuàng)建了1個主進(jìn)度計劃，包含主要任務(wù)組的成果、向客戶提交關(guān)鍵文件的全部日期、全部的內(nèi)部及客戶設(shè)計評審會議、客戶的驗(yàn)收測試日期及付款里程碑。
之后，我便僅向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理層和客戶展示主進(jìn)度計劃。如果大家對主要任務(wù)組或分包商進(jìn)展有疑問，我再向他們展示具體的進(jìn)度計劃。
對進(jìn)度計劃的分解讓我更好地進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度的更新管理，而且處理進(jìn)度管理相關(guān)任務(wù)所花費(fèi)的時間減少了接近一半。此外，對體量較小的進(jìn)度計劃進(jìn)行更新并找出其中的錯誤相對比較容易。
在評審會議上，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理層和客戶對主進(jìn)度計劃的處理方式表示贊賞，評審進(jìn)度所占用的時間也縮短了，之前平均要花1小時來核查570行的進(jìn)度文件，用了主進(jìn)度計劃之后，進(jìn)度評審時間縮短到了平均20分鐘。
我大概使用了1周的時間制訂最初的進(jìn)度計劃，因?yàn)楸仨毜妹鞔_每項(xiàng)任務(wù)的工期、順序和依賴關(guān)系。每位團(tuán)隊(duì)成員必須清楚他在給定的時間應(yīng)該完成的工作，但是他們在不同的地點(diǎn)開展項(xiàng)目工作并有著不同的工作經(jīng)歷，所以掌握團(tuán)隊(duì)每位成員的工作完成率非常重要，對項(xiàng)目中的2家國際分包商也是如此。
此外，進(jìn)度計劃還必須把5名新手工程師的培訓(xùn)時間、國內(nèi)和國際項(xiàng)目成員的節(jié)假日、項(xiàng)目期間每位成員的私人休假時間包含在內(nèi)。我努力將每項(xiàng)工作的工期都控制在1~3周，以便能高精度地預(yù)測工作進(jìn)展。收集以上數(shù)據(jù)并把它們輸入MS Project軟件需要非常仔細(xì)，所以，花上1周時間也非常值得。
對于類似這種大型的數(shù)據(jù)通信芯片設(shè)計及測試項(xiàng)目，我應(yīng)該請管理層安排一位進(jìn)度計劃人員來協(xié)助我，因?yàn)槲业捻?xiàng)目并沒有進(jìn)度計劃人員的預(yù)算，相關(guān)費(fèi)用可能要從公司管理費(fèi)或者項(xiàng)目儲備金中支出。
事后來看，通過收集制訂進(jìn)度計劃所需的團(tuán)隊(duì)成員和國際分包商的相關(guān)數(shù)據(jù)，也讓我對每位成員的檔期和工作績效情況了如指掌。
從本項(xiàng)目中吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
1.一份精心制作的項(xiàng)目進(jìn)度計劃使項(xiàng)目順利實(shí)施成為可能。
2.對項(xiàng)目經(jīng)理來說，每天更新大型項(xiàng)目的進(jìn)度是一項(xiàng)非常繁重的工作。
3.可以把大型項(xiàng)目的進(jìn)度計劃分解成更小的進(jìn)度計劃和主進(jìn)度計劃。
4.關(guān)鍵任務(wù)的完成效率應(yīng)該納入進(jìn)度計劃。