項目經(jīng)理就像一個大家長，不僅管事還得管人。項目中，有這么一類特殊的群體，那就是分包商。怎樣管理好他們，成為總包單位項目管理的重中之重。一個好的分包合同是管理好分包商的前提條件。從某種意義上講，對分包商的管理也就是對分包合同的管理。
一般來說，分包合同包括分包合同協(xié)議書、技術(shù)建議書、商務(wù)報價表、分包合同條件、分包工作范圍、工程量、分包施工標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，以及圖紙等。其中，分包合同條件是整個合同的要點(diǎn)，它用來規(guī)定總承包商與分包商雙方的職責(zé)、義務(wù)和權(quán)利，是管理和執(zhí)行分包合同的依據(jù)，編制時應(yīng)特別加以注意。分包合同涉及范圍基本上與主合同類似。在編制分包合同文件時，應(yīng)注意以下方面。
1、分包工作的范圍
分包合同應(yīng)通過各個相應(yīng)的分包文件劃分清楚分包工作的內(nèi)容和范圍。當(dāng)一個主合同有若干個分包合同且這些合同之間有一定的銜接、關(guān)聯(lián)和接合時，對各個分包合同的工作內(nèi)容的規(guī)定應(yīng)更加詳細(xì)和準(zhǔn)確，以便劃清相互之間的職責(zé)和權(quán)力，防止在分包工程執(zhí)行的過程中就工作范圍方面的問題發(fā)生爭執(zhí)。
2、規(guī)定的完整性
分包合同的規(guī)定要完整，不但要有正向規(guī)定，還應(yīng)該有反向規(guī)定;既有要約、承諾，也有約因和允諾，防止分包商違約時，總承包商采取的行動沒有合同依據(jù)。例如，對于運(yùn)輸分包合同，在規(guī)定分包商必須保證按時運(yùn)到指定的地點(diǎn)，并保證被運(yùn)輸?shù)脑O(shè)備、材料不被損壞的同時，還應(yīng)規(guī)定，如果違反這一合同要求，總承包商可以采取的措施和享有的其他權(quán)利。
3、主合同與分包合同的關(guān)系
對業(yè)主來說，分包商的違約都被視為總承包商的違約，而分包合同中不可能將主合同的相關(guān)內(nèi)容全部列入，為了能使主合同的相關(guān)條款約束分包商，使總承包商免于承擔(dān)分包商違約造成的后果，在分包合同中應(yīng)規(guī)定：“分包商應(yīng)被認(rèn)為已經(jīng)閱讀主合同并熟悉了主合同中規(guī)定的一切技術(shù)要求;分包商同意接受主合同中約束總承包商的條款，并承認(rèn)此類條款就分包合同涉及的工作來說對分包商具有同樣的約束力?！?/span>
中國工程企業(yè)做好分包合同管理工作，需要保證分包商的利益，明確分包商的風(fēng)險與責(zé)任。
關(guān)于分包商的風(fēng)險與責(zé)任，有一個國際公認(rèn)的原則，即分包商要為總承包商分擔(dān)對應(yīng)于分包工程的那部分風(fēng)險與責(zé)任。這通常被認(rèn)為是一種合理的責(zé)任與風(fēng)險轉(zhuǎn)移。無論是指定的分包商，還是總承包商自行雇用的分包商，分包合同中均應(yīng)做出類似的規(guī)定，以明確那些應(yīng)由分包商承擔(dān)的責(zé)任和風(fēng)險。一般認(rèn)為，此類風(fēng)險與責(zé)任除涉及與分包合同相關(guān)的工程、物資、材料、設(shè)備或服務(wù)外，還包括由于分包商、其代理人、工人或工作人員的疏忽或濫用總承包商的臨時工程等引起的索賠、訴訟、賠償?shù)取?/span>
除此之外，在總承包商取得整個工程(或包含分包工程的部分或區(qū)段)的接收證書之前，分包商還對分包工程負(fù)有照管責(zé)任。對于可能發(fā)生的導(dǎo)致分包工程、物資和包括第三方財產(chǎn)損毀及人員傷亡等方面的風(fēng)險，分包商有責(zé)任予以投保，并按分包合同規(guī)定的保險金額理賠。
在向分包商支付時，總承包商有權(quán)扣除的款項除了預(yù)付款的償還外，通常還應(yīng)包括保留金。一般情況下，分包合同中保留金的百分比不應(yīng)低于主包合同規(guī)定的百分比。
價格及支付條件是分包合同中體現(xiàn)分包商權(quán)益的重要內(nèi)容。分包合同的談判是雙方在平等、自愿、公平、誠信的基礎(chǔ)上協(xié)商一致的過程。分包合同價格方式一般采取單價合同，付款時間安排一般滯后于主包合同的付款時間安排。而像設(shè)備、材料采購或特殊的技術(shù)咨詢服務(wù)的付款，應(yīng)另行約定。理想的情況是，
分包合同的價格應(yīng)適當(dāng)?shù)陀谥靼贤瑑r格的某一百分比，這樣可以給總承包商留下獲取管理費(fèi)和利潤補(bǔ)償?shù)暮侠砜臻g。