很多項目經(jīng)理都知道溝通是很重要的，因為項目經(jīng)理工作時間中的80%左右都是在溝通，可是現(xiàn)實中，有多少個項目經(jīng)理真正花時間去學習、去研究過溝通呢?真正了解溝通的本質(zhì)與方法的項目經(jīng)理又有多少呢?這就引發(fā)了一些有趣的話題：為什么溝通這么重要，大家不去研究溝通呢?我們是不是可以得出這樣的結(jié)論：提高溝通效率就可以提高項目經(jīng)理的工作效率。如果結(jié)論成立，那提高溝通效率就應該成為項目經(jīng)理提高工作效率的重點。
如何提高溝通的效率呢?
我們建議可以從項目溝通需求分析開始，從培養(yǎng)項目經(jīng)理自身溝通的好習慣做起，這樣一定能提高工作效率，達到事半功倍的效果。
一、做好溝通規(guī)劃，確定溝通目標
在項目管理人員之中，有相當多的項目經(jīng)理常常都在疲于應付那些層出不窮的項目問題，基本上屬于“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的救火隊員，每天忙于溝通但效率低下，雖然也有很多項目經(jīng)理經(jīng)常參與各層面的溝通會議，但效果卻不見得有多好。這也是目前很多項目經(jīng)理的工作現(xiàn)狀，無論是管理50人/月、100人/月還是更多的人的項目，項目經(jīng)理都處于責任大、壓力更大的狀態(tài)下。之所以會出現(xiàn)這種現(xiàn)象，部分是因為項目中缺乏行之有效的溝通流程與方法，也有部分是因為這些項目管理人員溝通意識薄弱。
一個公司的項目經(jīng)理A，在談到項目管理時，感受頗多：“現(xiàn)在跟進項目時，一般都是我全程跟蹤，跟各方面溝通，因為公司項目多，有時一個項目經(jīng)理要管幾個項目，所以項目經(jīng)理投入到不同項目的時間有限。比如項目進行中出現(xiàn)了技術(shù)問題，我會要求項目工程師解決，并要求其給出計劃及時間表，但往往項目工程師遲遲交不了計劃，拖拉幾天后才給計劃，又因為別的部門拖延時間，就會導致計劃又延誤。類似情況我經(jīng)常向上面反映，因為領(lǐng)導有很多事情在身，也只能抽空催工程師和其他部門，更多時間是讓我來催促。但我對他們既沒有考核權(quán)也沒有命令權(quán)，所以經(jīng)常爭吵不止，而出了問題，通常只會找我負責，真的很無奈!”
這個案例中的主要溝通問題是沒有做好溝通規(guī)劃，溝通目標不清晰，項目經(jīng)理應該承擔主要責任。當然這個公司的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))也有些問題，責權(quán)不清。如果該公司項目經(jīng)理能建立信息發(fā)布、績效報告的平臺與系統(tǒng)，區(qū)分了與不同利害關(guān)系者溝通的目的和方法，項目中的溝通問題就會比較容易理順了。項目經(jīng)理還要確定項目溝通通常需要的信息，盡可能化繁為簡地溝通，為此項目經(jīng)理要做好以下幾方面的工作：明確組織機構(gòu)圖;明確項目組織和利害關(guān)系者職責關(guān)系;列出項目中涉及的學科、部門和專業(yè);列出多少人參與項目、在何地參與項目等后勤物流因素;內(nèi)部信息需求分析;外部信息需求分析;利害關(guān)系者信息需求分析。
二、主動溝通
與疲于應付的項目經(jīng)理不同，也有相當多的項目經(jīng)理有著主動溝通的好習慣。主動溝通與被動溝通就好比是操之在我與受制于人。毫無疑問，大家都不想受制于人，可是，根據(jù)筆者多年從事項目的經(jīng)歷來判斷，有主動溝通習慣的項目經(jīng)理所占比例甚至不超過50%，以致每天問題纏身。
項目例會是項目正式溝通的最主要形式之一，是項目經(jīng)理主動溝通項目信息、跟蹤項目進展情況、解決項目內(nèi)部沖突、確保項目按計劃進行的有效手段。通過舉行項目例會，項目經(jīng)理還可以與項目組成員、甚至組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項目利害關(guān)系者進行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經(jīng)理全面了解項目的進度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況