我所在的公司是一家美國軟件公司在北京開設(shè)的分公司。北京分公司的主要職責(zé)就是負(fù)責(zé)總公司的在售軟件產(chǎn)品的維護(hù)和新功能的開發(fā)。我們的每一個軟件開發(fā)任務(wù)都是由總公司提供軟件開發(fā)需求，然后再由我們子公司完成具體的設(shè)計、編碼和部分測試工作。項目團(tuán)隊的成員一部分在公司總部，一部分在子公司。當(dāng)然，各個軟件開發(fā)階段的成果最終都會有總公司的相關(guān)人員組織評審、驗收。所以，我們所做的軟件項目基本上都屬于離岸軟件開發(fā)項目。
三年前，還記得我們剛開始做公司的軟件項目時，每天大家一進(jìn)辦公室，打開個人電腦，眼前便是烏泱泱的幾大屏英文郵件等著大家處理。這些郵件都是公司總部發(fā)過來的：有和開發(fā)任務(wù)相關(guān)的，有工作規(guī)范相關(guān)的，有培訓(xùn)的，有開會的……。整個早上，同事都在埋頭苦讀這些英文郵件。好不容易讀完了，該開始工作了，我們辦公室里的牢騷跟著也來了：
甲：這個需求分析員是怎么回事？這個需求描述繞來繞去的寫了幾大段，到底要咱們做成啥樣嘛？
乙：就是就是。你看這個功能頁面也是，設(shè)計成這個樣，也不知道他是怎么想的，真夠蠢的。
丙：總公司那邊的測試人員怎么老fail我的bug，不都改好了嗎？怎么還說有問題??？
?。杭軜?gòu)組的在干嘛呀？改個控件這么費勁嗎？改了幾天了，我要的功能還是沒有，到底什么時候能給我呀？
……
第二天，總公司的辦公室里又是另一番牢騷：
需求分析員: 聽說北京Team說我的需求描述不好懂？這幫人也真夠難伺候的，哪句話看不懂？真是的。
測試人員：這個bug怎么無法重現(xiàn)？這人真夠笨的，我不已經(jīng)把重現(xiàn)步驟寫清楚了嗎？看東西就不能認(rèn)真點嗎？
架構(gòu)人員：北京Team就知道催。領(lǐng)導(dǎo)還讓我忙別的項目呢，這個控件修改的優(yōu)先級不是最高，先不改了。
……
類似的牢騷每天都在項目中發(fā)生，如果項目團(tuán)隊成員有面對面交流的條件，這些牢騷自然也不會堆積，大不了我們可以把對方叫住問清楚，一切問題都很好解決。但我們公司的項目卻正好是離岸軟件項目。你要找的人不但見不著，而且由于時差的關(guān)系，連打電話都不是特別方便。你在工作的時候，人家在休息，你的時間是下午，人家卻正是半夜。所以，辦公室里的牢騷也是越來越多。當(dāng)這些問題不能得到及時的解決的話，負(fù)面情緒就會愈演愈烈。到最后，直接導(dǎo)致整個團(tuán)隊的相互猜疑，士氣的低落，工作的低效。
針對以上出現(xiàn)的問題，我們都知道問題出在溝通上，我們需要在正確的時間把正確的信息傳遞給正確的人。那我們該怎么做呢？首先，我們分析下公司里牢騷產(chǎn)生的原因：
1、語言文化存在差異。
一個是英語國家，一個是漢語國家。我們的英語水平有限。在需求文檔中，如果出現(xiàn)過長的復(fù)雜句子，常常會給我們的開發(fā)人員直接帶來理解上的困難。
2、總公司和子公司辦公地點、時間不同。
兩地員工不能面對面交流，并且項目團(tuán)隊中缺少足夠的電話或視頻溝通。從而造成問題不能得到及時解決，一拖就至少是1個工作日，對別人的負(fù)面影響至少也是一整天。
3、公司兩地協(xié)作任務(wù)的協(xié)調(diào)工作不是太好。
員工在開展工作時，很少考慮到協(xié)作方的感受。工作各顧各，導(dǎo)致協(xié)作任務(wù)的工作進(jìn)展不透明，沒有及時的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報告。再加之溝通條件的限制，使得大家更為惱火。
以上客觀原因都是團(tuán)隊成員大發(fā)牢騷的導(dǎo)火索，尤其是在大家缺乏相互理解的情況下，很容易造成項目團(tuán)隊成員間的不恰當(dāng)?shù)牟乱?。找出了問題的原因，接下來就是尋找具體的解決方案。除了對公司項目管理流程的優(yōu)化外，為了促使項目團(tuán)隊成員之間相互理解以提高溝通效率，我們還制定了以下具體的解決措施：
1