就讓他們參與進(jìn)來。
第5步：確定問題并完成風(fēng)險評估
沒有任何一個項目是無風(fēng)險的，項目經(jīng)理不能通過祈禱來希望問題以最好的方式自己解決掉。那么項目經(jīng)理一定要去了解項目中前期會有什么問題會影響到你的項目。
比如一個關(guān)鍵成員可能不能馬上到位?最近流程感冒會不會引起像非典那樣大規(guī)模的傳染疾病?如果是跨國項目需要考慮到當(dāng)?shù)氐恼尉謩莸鹊取?/span>
項目經(jīng)理要考慮到可以采取的措施，以防止某些風(fēng)險的發(fā)生，或者限制其帶來的負(fù)面影響，然后通過風(fēng)險評估來制定風(fēng)險管理策略，這樣在計劃中描述出來確保自己做好相關(guān)的準(zhǔn)備。
如果有可能，可以在項目計劃表中對某些高風(fēng)險級別的任務(wù)創(chuàng)建一個合適的緩沖區(qū)時間來保障發(fā)生問題時，有一定的時間來進(jìn)行問題處理。
第6步：向項目利益相關(guān)者提交項目計劃
項目經(jīng)理需要解釋自己制定的計劃如何解決利益相關(guān)者的期望，并提出計劃中的解決方案來解決可能出現(xiàn)的任何沖突，同時確保提供的文件不應(yīng)該是一個簡單的演示PPT，而應(yīng)該是一個較為詳細(xì)的討論結(jié)果。
這個時候，項目經(jīng)理還需要對項目的利益相關(guān)者進(jìn)行角色的劃分，比如哪些人需要查看哪些項目的相關(guān)報告，查看的頻次是多少?哪些人在哪個環(huán)節(jié)有哪些授權(quán)?
項目經(jīng)理一定要清楚的進(jìn)行項目計劃的表達(dá)，有些事情對自己來說是顯而易見的，并不意味著別人一下子就能看的清楚和明白。
如果項目經(jīng)理制定的計劃與利益相關(guān)者的原始期望產(chǎn)生了沖突，那么現(xiàn)在就需要立即進(jìn)行溝通，告訴他們的期望時不切實際的，如果增加這些期望，需要做些什么?多少時間、金錢和人力?讓他們決定是否值得投入這些額外的資源。
但需要注意的是，不論一開始項目計劃做的如何完美，具體的細(xì)節(jié)實施在項目正式交付中肯定會有所偏差的，這個時候，項目經(jīng)理需要不斷的周期性進(jìn)行滾動刷新，當(dāng)然，也可能不同的項目經(jīng)理采取的管理方法不同，具體的步驟不會完成保持一致。當(dāng)經(jīng)過項目的6個步驟完成了你的項目計劃，那接下來就是準(zhǔn)備項目啟動會議，通過鼓舞人心的話語來激勵團(tuán)隊，并啟動項目。