通過電子郵件溝通清楚有關(guān)。因此重要的內(nèi)容需要開會進行Q&A討論，確保所有重要問題都得到理解，最終達成共識。討論會上達成共識的應(yīng)當(dāng)記錄成文字落實在具體的文檔中。
4、編寫《軟件項目計劃書》
項目經(jīng)理負責(zé)組織編寫《軟件項目計劃書》?！盾浖椖坑媱潟肥琼椖坎邉澔顒雍诵妮敵鑫臋n，它包括計劃書主體和以附件形式存在的其他相關(guān)計劃，如配置管理計劃等?！盾浖椖坑媱潟返木幹茀⒖肌?/span>GB8567－88計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》中項目開發(fā)計劃的要求。各企業(yè)在建立ISO9001質(zhì)量管理體系或CMM過程中也會建立相應(yīng)的《軟件開發(fā)項目計劃書規(guī)范》。
編制項目計劃的過程應(yīng)當(dāng)分為以下幾個步驟：
a、確定項目的應(yīng)交付成果。這里的項目的應(yīng)交付成果不僅是指項目的最終產(chǎn)品，也包括項目的中間產(chǎn)品。例如通常情況下軟件開發(fā)項目的項目產(chǎn)品可以是：需求規(guī)格說明書、概要設(shè)計說明書、詳細設(shè)計說明書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書、項目階段計劃、項目階段報告、程序維護說明書、測試計劃、測試報告、程序代碼與程序文件、程序安裝文件、用戶手冊、驗收報告、項目總結(jié)報告等等；
b、任務(wù)分解：從項目目標開始，從上到下，層層分解，確定實現(xiàn)項目目標必須要做的各項工作，并畫出完整的工作分解結(jié)構(gòu)圖。軟件開發(fā)項目剛開始可能只能從階段的角度劃分，如需求分析工作、架構(gòu)設(shè)計工作、編碼工作、測試工作等等，當(dāng)然規(guī)模較大時也可把需求、設(shè)計拆分成不同的任務(wù)。不過特別是在概要設(shè)計完成時可以對下一階段的目標任務(wù)進行橫向的細化。
c、在資源獨立的假設(shè)前提下確定各個任務(wù)之間的相互依賴關(guān)系，以確定各個任務(wù)開始和結(jié)束時間的先后順序；獲得項目各工作任務(wù)之間動態(tài)的工作流程。
d、確定每個任務(wù)所需的時間，即根據(jù)經(jīng)驗或應(yīng)用相關(guān)方法給任務(wù)需要耗費的時間；確定每個任務(wù)所需的人力資源要求，如需要什么技術(shù)、技能、知識、經(jīng)驗、熟練程度等等。
e、確定項目團隊成員可以支配的時間，即每個項目成員具體花在項目中的確切時間；確定每個項目團隊成員的角色構(gòu)成、職責(zé)、相互關(guān)系、溝通方式。
f、確定管理工作，管理工作是貫穿項目生命周期的，如項目管理、項目會議等、編寫階段報告。項目團隊成員之間的溝通時間、項目團隊成員和其他項目干系人之間的溝通時間也比較容易被忽視，而溝通時間也是比較不容易固定地量化和日程化。但這些工作在計劃中都應(yīng)當(dāng)充分地被考慮進去，再回師項目計劃更加合理，更有效地減少因為計劃的不合理而導(dǎo)致的項目進度延期。
g、根據(jù)以上結(jié)果編制項目總體進度計劃，總體進度計劃應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)任務(wù)名稱、責(zé)任人、開始時間、結(jié)束時間、應(yīng)提交的可檢查的工作成果。
h、考慮項目的費用預(yù)算、可能的風(fēng)險分析及其對策、需要公司內(nèi)部或客戶或其他方面協(xié)調(diào)或支持的事宜。
5、軟件項目計劃書評審、批準
項目計劃書評審、批準是為了使相關(guān)人員達成共識、減少不必要的錯誤，使項目計劃更合理更有效。
項目經(jīng)理完成《軟件項目計劃書》后，首先組織項目團隊內(nèi)部的項目團隊負責(zé)人、測試負責(zé)人、系統(tǒng)分析負責(zé)人、設(shè)計負責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督員等對項目計劃書進行評審，評審可采取電子或會議方式，并進行階段成果項目團隊內(nèi)評閱記錄。應(yīng)當(dāng)要求所有相關(guān)人員在收到軟件項目計劃書后的一個約定時間內(nèi)反饋對計劃書的意見。項目經(jīng)理確保與所有人員就項目計劃書中所列內(nèi)容達成一致。這種一致性是要求所有項目團隊成員對項目計劃的內(nèi)容進行承諾，無法承諾或者說是無法達成一致的，要么修改項目計劃去適應(yīng)某