情境再現(xiàn)
沈明是L公司的項(xiàng)目經(jīng)理。2個(gè)月前，領(lǐng)導(dǎo)安排給他一個(gè)很重要但并不十分緊急的項(xiàng)目：為公司一個(gè)大客戶開發(fā)一套L公司自研的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。
說它重要，因?yàn)檫@個(gè)客戶與L公司有長期的合作關(guān)系，屬于戰(zhàn)略客戶之一，而且雙方高層領(lǐng)導(dǎo)私人關(guān)系密切。另外，如果這個(gè)項(xiàng)目得到認(rèn)可，接下來還會帶來一定規(guī)模的其他訂單。
但是從時(shí)間要求上來說，它卻真的不算緊急：客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確告知，因?yàn)樗麄兊母邔宇I(lǐng)導(dǎo)要去海外一段時(shí)間，只要趕在領(lǐng)導(dǎo)回來前完成系統(tǒng)的測試工作即可。
項(xiàng)目好在不太著急，沈明暗自松了一口氣。他手里還有兩個(gè)項(xiàng)目正在做著，其中一個(gè)已經(jīng)出現(xiàn)了延遲的情況，這讓沈明很著急。不過既然領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)把任務(wù)安排下來，他也不敢怠慢，趕緊把團(tuán)隊(duì)召集起來，這第三個(gè)項(xiàng)目就算啟動了。
團(tuán)隊(duì)一共6個(gè)人，來自不同的部門，彼此之間還算熟悉。根據(jù)沈明掌握的情況，他們基本上都是能獨(dú)當(dāng)一面的骨干，完成這個(gè)項(xiàng)目不存在什么技術(shù)問題。不過，真應(yīng)了那句話：能力越大，責(zé)任越大。既然是骨干，就肯定閑不??！這幾位都同時(shí)承擔(dān)著好幾個(gè)項(xiàng)目的工作，天天忙得見不到面，想把大家召集到一起碰個(gè)頭、開個(gè)會都不是件容易的事情。
好在時(shí)間還比較寬裕，沈明自己做了個(gè)計(jì)劃，把項(xiàng)目的要求一說，大家簡單分分工，對各自的職責(zé)任務(wù)都沒有什么異議，項(xiàng)目工作就這樣開始了。
接下來的半個(gè)多月，沈明所有的精力幾乎都耗費(fèi)在了那個(gè)延期的項(xiàng)目上。幾經(jīng)周折，總算是把耽誤的工期搶了回來。那邊松了一口氣，他這才顧上這個(gè)重要不緊急的項(xiàng)目。
可是聽幾位團(tuán)隊(duì)成員一匯報(bào)，沈明就愣住了：雖然時(shí)間已經(jīng)過去快3周了，但實(shí)質(zhì)性的工作幾乎還沒有開始！結(jié)合具體的項(xiàng)目工作仔細(xì)一分析，沈明的汗下來了：按現(xiàn)在的狀態(tài)，這個(gè)原本重要不緊急的項(xiàng)目已經(jīng)變得既重要又緊急了！
那幾位倒是也有幾分尷尬，可也都挺無奈：我們不是偷懶，實(shí)在是手里別的項(xiàng)目催得緊，所以……沈明嘴里不說，心里也是暗暗叫苦：這個(gè)項(xiàng)目要是出了問題，自己真擔(dān)不起責(zé)任??！
情境分析
受制于有限的資源和激烈的行業(yè)競爭，很多項(xiàng)目經(jīng)理都要面對一個(gè)不得不接受的現(xiàn)實(shí)：多項(xiàng)目并行。一個(gè)人同時(shí)要兼顧幾個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，這絕對不是一件輕松的事情！有限的精力被不同的項(xiàng)目分散了，疲于奔命、顧此失彼，甚至忙到最后費(fèi)力不討好，成為不少項(xiàng)目經(jīng)理跳不出去的怪圈！
如何同時(shí)做好多項(xiàng)目的管理工作，避免到處救火、四面楚歌的被動局面呢？項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該從以下四個(gè)方面做好工作。
分清輕重緩急
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目工作的第一責(zé)任人，要對過程和結(jié)果負(fù)責(zé)，因此必須對自己的項(xiàng)目有全面、準(zhǔn)確的理解。
項(xiàng)目的目標(biāo)是什么？期望收益是什么？項(xiàng)目有哪些關(guān)鍵的相關(guān)方？存在哪些重要的制約因素？在對自己負(fù)責(zé)的各個(gè)項(xiàng)目有清晰認(rèn)識的前提下，要對各個(gè)項(xiàng)目從多個(gè)維度進(jìn)行排序，包括重要性、緊迫性、收益大小、可控性、影響力等。這個(gè)排序的結(jié)果將成為項(xiàng)目經(jīng)理獲取資源、投入精力的依據(jù)。
當(dāng)然，為了確保項(xiàng)目工作與高層領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)，包括組織戰(zhàn)略要求相一致，項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目的排序要得到那些重要相關(guān)方的認(rèn)可和批準(zhǔn)。有了優(yōu)先順序的合理排列，項(xiàng)目經(jīng)理在面對多項(xiàng)目管理的時(shí)候，就能有據(jù)可依，重點(diǎn)突出，而不是眉毛胡子一把抓。
做好計(jì)劃
明確了各個(gè)項(xiàng)目的輕重緩急，項(xiàng)目經(jīng)理的資源、精力必然發(fā)生有目的的偏移。但是在關(guān)注高優(yōu)先級項(xiàng)目的同時(shí)，不代表可以忽略那些相對低優(yōu)先級的項(xiàng)目。因此，對那些不緊急、不重要的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理也絕不可掉以輕心！
上面的情境描述的就是對優(yōu)先級低的項(xiàng)目采取了忽略、不關(guān)