心的態(tài)度，最終讓自己變得更加被動的情況。大量失敗項目的教訓(xùn)顯示，那些看似簡單的、工期要求不高的項目，發(fā)生延誤、違約的情況反而高。造成這種尷尬結(jié)果的原因很多，其中學(xué)生綜合征是最常見的因素。
學(xué)生綜合征大家應(yīng)該都不陌生，就是我們常說的拖延癥。大家可以回憶一下自己上大學(xué)時候的經(jīng)歷。老師留了作業(yè)，也給出了充足的時間，是不是依然會有些人不能按時、高質(zhì)量地完成呢？是真的沒時間嗎？是真的不會做嗎？都不是，而是因為動手太晚了！
這種拖延的問題在考試中表現(xiàn)得尤其突出。很多學(xué)生都有閑時不燒香、忙時抱佛腳的習(xí)慣。平時的時間大都花在別的事情上，不到臨考試，不會拿起書本認真學(xué)習(xí)。等真的要上考場了，臨陣磨槍的效果自然好不到哪里去。
當(dāng)然，喜歡拖延并不是學(xué)生們的專利，我們每個人幾乎都或多或少有把工作拖到不能再拖的時候才做的習(xí)慣。因為那些經(jīng)過識別、分析，被定義為不緊急、不重要的項目本身確實有一些可以推遲的時間，于是我們就有了拖延的理由和依據(jù)：反正不著急，先去忙別的更要緊的工作吧！
但是可以拖延的時間總是有限的，而不緊急、不重要又不等于簡單。隨著那些可以推遲的時間的流逝，到不能再拖、不得不做的時候，工作中任何意外的干擾，都可能給按時完成造成重大影響。結(jié)果那些原本不緊急的項目變得緊急了，不重要的工作也變得重要了，在整體資源、時間有限的情況下，其他項目的正常實施也會受到不利影響。
拖延的想法源自人性，想徹底消除幾乎是做不到的。不過，緩解拖延的方法還是有的。拖延癥最大的克星就是壓力，在壓力面前，拖延的習(xí)慣就能得到很好的抑制。對于項目經(jīng)理和團隊，明確的計劃安排就是很好的壓力來源。
針對那些不緊急、不重要的項目，項目經(jīng)理和團隊也應(yīng)該有清晰的計劃安排。通過具體的工作流程，為項目活動設(shè)定出明確的里程碑節(jié)點。用確定的時間節(jié)點來約束工作，有利于增加團隊的壓力感，輔以及時地跟蹤、問責(zé)，從而有助于工作按時開展與完成。
做好時間管理
作為身兼數(shù)職的項目經(jīng)理，在同時管理多個項目的時候，更要做好自己的時間管理。緊急工作不耽誤，簡單任務(wù)不拖延，說起來容易，真正落實絕不是簡單的事兒。
這種情況下，項目經(jīng)理一定要做到抓大放小?！白ゴ蟆焙美斫?，集中資源、精力，優(yōu)先完成那些重大工作?！胺判 痹趺捶牛縿倓傉f了，即使是那些相對不緊急、不重要的項目，也應(yīng)該在計劃的指導(dǎo)下認真執(zhí)行。這里的“放”顯然不是放棄，而是要項目經(jīng)理合理授權(quán)，把適當(dāng)?shù)墓芾碡?zé)任分配給其他團隊成員。
如果所有權(quán)力都集中在項目經(jīng)理一個人身上，團隊成員就會變得消極、被動。不論遇到什么問題，大家的第一反應(yīng)都是“找項目經(jīng)理去”，這樣的項目恐怕也就沒有什么效率可言了。優(yōu)秀的項目經(jīng)理除了會積極主動地向上爭取授權(quán)，同時還能做到有的放矢地向下授權(quán)。
項目經(jīng)理可以將一個完整的項目劃分為若干子項目，然后在對團隊成員的能力、經(jīng)驗充分了解的基礎(chǔ)上，分別任命子項目經(jīng)理，并在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)將相應(yīng)的項目管理權(quán)力以書面的方式授予子項目經(jīng)理。這既可以減輕項目經(jīng)理的壓力，也有助于團隊成員的鍛煉和成長。通過合理減少一些事務(wù)性活動，有助于項目經(jīng)理將有限的精力投入更重要的工作。
建立可靠溝通機制
在多項目管理情況下，項目經(jīng)理和各個團隊成員之間必須要有清晰、可靠的溝通機制。以上面情境為例，沈明在投入那個延期項目期間，顯然完全沒有得到第三個項目的任何即時信息，等發(fā)現(xiàn)工作幾乎沒有實質(zhì)性進展的時候已經(jīng)晚了。
項目經(jīng)理如果不掌握工作狀況，基本等同于項目失控，因此必須要在各個項目中建立明確的溝通計劃，包括內(nèi)容、對象、方式、頻率等細節(jié)。項目的真實績效能及時、準(zhǔn)確地被傳遞、匯總，是各個項目管理受控的根本保證。
對很多項目經(jīng)理而言，一人同時負責(zé)幾個項目的情況早已是常態(tài)。如果能在上述四個方面多加留意，項目經(jīng)理就有可能讓不同項目的工作變得更加有序、可控。
情境回顧
1.針對多項目并行的情況，項目經(jīng)理要在全面評估的基礎(chǔ)上，做出輕重緩急的分類。
2.即使那些不緊急、不重要的項目也不能掉以輕心，用規(guī)范的計劃減輕拖延癥的影響。
3.多項目環(huán)境下的項目經(jīng)理要做好自身時間管理，抓大放小，合理授權(quán)。
4.應(yīng)建立高效、可靠的溝通機制，確保各個項目的信息及時、準(zhǔn)確傳遞。