商進行協(xié)商，就項目變更費用及工期的評估情況與業(yè)主、集成商做好組織協(xié)調工作。
一般設計變更，在業(yè)主授權范圍內由監(jiān)理單位審查批準，報業(yè)主備案，屬業(yè)主授權范圍外的，由監(jiān)理單位組織審查，業(yè)主單位批準；對重要設計變更由業(yè)主組織最終審查后批準。特殊緊急情況下的設計變更由監(jiān)理單位審查批準，報業(yè)主備案。監(jiān)理單位要明確界定項目變更的目標，根據收集的變更信息判斷變更的合理性和必要性，對于完全無必要的變更，在征得業(yè)主單位的同意后，可以駁回。
在項目建設過程中，對重要變更，監(jiān)理與業(yè)主都先后進行了多次審查，并由業(yè)主組織了最終審查。該項目方案經過不斷修改，進行了三次專家審查，最終得到了專家的認可，并建議盡快實施。對一般變更，如網絡設備的更換調整，由監(jiān)理方進行審查批準，報業(yè)主備案。
變更的實施。監(jiān)理單位對變更通知書或建議書審查后予以簽發(fā)。在組織業(yè)主與集成商就變更部分的報價及其他有關問題協(xié)商達成一致意見后，由監(jiān)理單位正式下達變更指令，集成商組織實施。
四、項目變更的處理原則
由于變更涉及到補充協(xié)議的簽署，中間要經歷變更項目清單的審查與處理、報價、詢價、談判等一系列過程，業(yè)主方與監(jiān)理方始終堅持一條原則，就是補充協(xié)議的簽署是在原合同繼續(xù)有效的前提下進行，對于原合同中未涉及變更的項目仍維持原合同條款。在談判過程中，集成商希望追加原計劃采購的數據庫的稅及服務費，但業(yè)主及監(jiān)理始終堅持此原則，未同意此項變更請求，維護了合同簽署的嚴肅性，并合理合法。
變更項目的審查與處理。審查和批準項目變更是業(yè)主給監(jiān)理工程師的一項授權，業(yè)主可以通過監(jiān)理合同的有關條款對監(jiān)理工程師的上述權力進行限制或通過業(yè)主的監(jiān)督和審查來進行進一步的管理。本項目中，監(jiān)理單位根據監(jiān)理合同的要求，編制了《監(jiān)理實施細則》，針對變更項目的確定、變更的處理程序以及變更的審核辦法等內容制定了詳細的處理辦法和工作流程。通過審查集成商提交的變更項目詳細清單，包括產品型號、規(guī)格、數量、價格等，對照技術方案，避免不合理的選型，力求使變更部分的概預算既有合同依據，又公平合理，能夠客觀地反映實施成本以及競爭、供求等因素對價格的影響，使工程總價控制在概算或投資估算的范圍之內。
確定變更價款。變更部分的價款確定按以下方法進行：合同中已有適用于變更部分的價格，按合同已有的價格變更合同價款；合同中沒有適用或類似變更部分的價格，由集成商提出適當變更價格或報價，監(jiān)理及業(yè)主對第三方產品進行詢價、對軟件開發(fā)費用進行估算，通過性價比的比對，以此為基礎進行商務談判，最終確定變更價款。
項目變更同時也反映在對實施進度的變化上，監(jiān)理在項目準備階段就對項目的進度計劃進行了必要的檢查和審核，然而這時的進度計劃是個草案，只能通過對它的檢查了解項目最初的進度期望值，并依次做相應的投資估算等；在項目的需求調研完成后，集成商就必須對進度計劃進行必要的修改、完善，用以指導項目的實施過程，這是比較具體的實施進度計劃，具有可操作性。在實施階段對進度的審查來自項目各種會議。項目有關人員通常通過定期的會議聽取、審查有關項目進展方面的信息，了解項目中各項活動是否嚴格遵守進度計劃安排，并采取預防性的措施。當出現實際進度與計劃進度嚴重沖突時，監(jiān)理提請業(yè)主并要求集成商解決沖突，制定必要的整改措施，修正實際進度。當然這種控制，不會很具體的到哪一天，而是以標志性階段任務完成為主要檢查對象。
五、處理項目變更的意義
合理處理項目變更能促進合同管理的深化和細化。項目變更為集