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項目管理之會議管理

2011/1/7 16:51:33 |  12107次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉載   【已有0條評論】發(fā)表評論

而無果

  整個會議在吵鬧、熱鬧中結束,至于會議解決了什么問題,做出了什么決定,下步是什么規(guī)劃,沒有人記住,或許有這個模塊,也進行了討論,但是沒有人記祝

  點評:會議,此時成了積極解決問題者的辯論會,他們沒有能力控制會議引導會議向著一個明確的方向前進,能做的是調動與會人員的積極性,但積極性這艘船駛向何方,不得而知。

  建議:作為會議的主持者,務必了解會議的集思廣益會帶來很多干擾問題,這些干擾問題不是我們解決的核心問題,都能進行篩選排除,集中精力和時間將所有人的思路都調集到目前當下遇到的第一重要問題上,并對接下來的所有問題進行重要性排序,依次逐個的解決所有問題。為了能將方法論變成生產(chǎn)力,會議最好能將責任落實到人頭上,逐個進行跟蹤考核。

  主持會議者,務必明白會議的務實性,無決無果的會議都是官僚的表現(xiàn),對于一個利潤為導向的商業(yè)組織來說,玩不起。

  B、無主題無目標-思想混亂

  與會者被臨時調集,主持人開場即扔出大量信息,多個信息交叉使得與會者既想解決問題,又覺得無從下手。每個人關注的焦點不同,其背景也各異,最終會議在一片積極爭論中迷失方向。

  點評:會議的主持者往往希望與會者能積極參與解決問題,而與會者總是希望主持人能給予啟發(fā)或是指導,雙方的理解和希望產(chǎn)生“期待空隙”,思想沒有交叉,會議不但開著累,而且沒有成就感,每個人都在趕,最終也沒趕出想要的結果來。

  建議:無論是臨時召集還是事先預備,明確的主題和目標是必須要向所有與會者宣告的。必要時,這些主題和目標要寫在看板上,時刻提醒所有與會者將所有精力放在這些主題和目標上,在會議的最后,將結果和目標進行比照。

  C、無秩序無規(guī)矩-現(xiàn)躊亂

  會議常見的怪相:接聽電話、交頭接耳、隨意走動、斜躺在座位上、趴在桌子上、認真看其他東西、聚精會神的盯著看板想其他事情等等。這些對與會者看來,沒有任何什么大不了,會議的嚴肅性和規(guī)范性對他們來說,等于不存在。

  點評:此處點明了與會者對于會議的無知或疲于形式,也暴露了主持者的軟弱和不堅定。一切以事先人后的原則,在這里不復存在。人階段性的積極和間歇性的麻痹在這里成為公眾關注的盲點,他們懷著積極參加會議,信心滿滿,同時也真心而無所謂地做著與會議無關的事情。

  建議:導致現(xiàn)躊亂最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧,說到底是對會議的召開缺乏經(jīng)驗,除了有意識的進行注意外,要爭取在每次會議后都能積極的總結這些原因,假如你在開會的時候,出現(xiàn)了以上列舉的各種怪相,請注意了:你的會議現(xiàn)場已經(jīng)到了混亂的局面。

  D、無主導無節(jié)制-流程混亂

  現(xiàn)象:主持者善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題,并且樂于解決這些問題,凡是問題提出,都不假思索的解決,忽視了會議的主旨和使命。在延展到其他話題的過程中,一發(fā)不可收拾,會議時間延長、問題增加。與會者發(fā)現(xiàn),會議成了接力賽,大家跟著主持人從一個會議飛奔到另外一個會議,人在會議中感受到天馬行空的憧憬和迷茫,有種快樂并痛苦的感覺。等到主持人從天上回到地面,才發(fā)現(xiàn)會議才進行到第二項。

  點評:解決問題本是件好事,盲目地解決問題就是對問題本身認知處于一個空白的狀態(tài),是對自我失控的表現(xiàn)。會議有其使命和目標,在會議目標達成后,如有條件的前提下進行問題的解答,也許是較為明智的選擇。

  建議:時刻明確會議的責任和任務,明確作為會議主持人的職責和影響,不能將會議作為展示自我的一個舞臺,好大喜功在這里同

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