解掌握情況，做到心中有數(shù)。為開(kāi)好工地工程會(huì)議，總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)和各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)十分熟悉工程建設(shè)施工要求，全面掌握工地各方面工作情況。為此，必須做到“四個(gè)充分”：
1)充分熟悉工程合同條款，了解施工進(jìn)度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求以及施工技術(shù)方案和各項(xiàng)工作接口;明確業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方各自的責(zé)任和義務(wù)。這是開(kāi)展監(jiān)理工作，召開(kāi)工地工程會(huì)議，進(jìn)行施工組織協(xié)調(diào)、解決施工問(wèn)題的依據(jù)。
2)充分了解工程施工現(xiàn)場(chǎng)情況，做到現(xiàn)場(chǎng)巡視不漏項(xiàng)。各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)按照自己的職責(zé)，深入了解，逐項(xiàng)巡查，包括曰進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機(jī)具、材料供應(yīng)，以及上次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議決定執(zhí)行情況和整改通知書(shū)發(fā)出后的整改情況等等，并且在每次巡視之后都要認(rèn)真做好巡視記錄。記錄要完整、真實(shí)。同時(shí)，在現(xiàn)場(chǎng)巡視中若發(fā)現(xiàn)需要立即整改的問(wèn)題，監(jiān)理應(yīng)及時(shí)就地給予指出，避免造成不必要的返工和損失，并事后補(bǔ)發(fā)整改通知書(shū)。
3)充分做好與各方的會(huì)前溝通。
①首先，要制定會(huì)議程序;
②其次，要明確與會(huì)各方必須向會(huì)議匯報(bào)的內(nèi)容，包括資料準(zhǔn)備、工程進(jìn)展情況、存在問(wèn)題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項(xiàng)及下步將采取的具體措施等。由于工程施工分為土建施工、設(shè)備安裝、試車(chē)與投料運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等階段，各個(gè)階段工作特點(diǎn)不同，內(nèi)容也不同，因此要根據(jù)不同施工階段的不同要求明確不同的匯報(bào)內(nèi)容;
③再次，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、承包商(包括分包商)各方對(duì)工程施工進(jìn)度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。第①②項(xiàng)應(yīng)由監(jiān)理方草擬，經(jīng)與會(huì)各方一起討論同意后，形成文件，共同予以實(shí)施。
4)充分思考，認(rèn)真分析，理清和確定召開(kāi)每次工地會(huì)議的總體思路。因?yàn)殡S著工程建設(shè)的深入，時(shí)間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都發(fā)生了變化，施工現(xiàn)場(chǎng)每天都有新的進(jìn)展，施工組織、現(xiàn)場(chǎng)工作都有新的不同，涉及的工作內(nèi)容、出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題也不同于以往，所以每次工地會(huì)議都會(huì)有新的內(nèi)容和議題，召開(kāi)會(huì)議的思路和方法不能千篇一律。為開(kāi)好每次工地會(huì)議，會(huì)議之前應(yīng)在總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)的主持下召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理內(nèi)部會(huì)議。各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)詳細(xì)交流自己了解和掌握的信息，并在認(rèn)真思考分析的基礎(chǔ)上就如何開(kāi)好工地會(huì)議提出意見(jiàn)和建議。然后，由會(huì)議主持者歸納匯總，明確提出召開(kāi)工地會(huì)議的總體思路和將要解決的實(shí)際問(wèn)題，以及解決問(wèn)題的措施或設(shè)想。
由于準(zhǔn)備充分，監(jiān)理可以在召開(kāi)工地會(huì)議時(shí)就可以占據(jù)主動(dòng)地位，發(fā)揮主導(dǎo)作用，工地工程會(huì)議就可能達(dá)到預(yù)期的目的，取得滿(mǎn)意的效果。
4.按時(shí)開(kāi)會(huì)，檢查講評(píng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。在做好充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，駐地監(jiān)理工程師要按照上次會(huì)議確定的時(shí)間召開(kāi)工地會(huì)議。會(huì)議要按程序逐項(xiàng)進(jìn)行，避免漏項(xiàng)，防止內(nèi)容前后顛倒，混淆不清。同時(shí)，主持者要靈活機(jī)動(dòng)，力戒呆板乏味。會(huì)議的重點(diǎn)是：
(1)對(duì)上次會(huì)議紀(jì)要明確要辦的事項(xiàng)予以確認(rèn)并進(jìn)行講評(píng)，好的給予肯定，差的提出批評(píng);
(2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書(shū)的實(shí)施是否到位，和資料提供是否齊全;
(3)按照匯報(bào)內(nèi)容的要求，認(rèn)真聽(tīng)取與會(huì)各方的工作匯報(bào)及信息交流，并對(duì)自上次會(huì)議以來(lái)的工作進(jìn)行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績(jī)，對(duì)承包商存在的差距和不足應(yīng)開(kāi)誠(chéng)布公地予以指出，涉及業(yè)主方面的問(wèn)題也不能回避;
(4)針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)存在的實(shí)際問(wèn)題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務(wù)清楚，工作具體，責(zé)任明確，措施切合實(shí)際，按照“5w1h”法，把任務(wù)和措施落到實(shí)處;
(5)指定專(zhuān)人認(rèn)真做好會(huì)議記錄。記錄應(yīng)符合“真實(shí)、準(zhǔn)確”的原則和要求。會(huì)后，監(jiān)理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，將與會(huì)人員形成的共識(shí)及在重大問(wèn)題上各方的不同意見(jiàn)進(jìn)行