項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中會(huì)有這樣一類(lèi)成員，他們身上存在著一個(gè)很不好的工作習(xí)慣——拖延。本來(lái)可以隨手處理的工作，他們非得延遲幾天才把結(jié)果提交上去。
比如，今天該做的事拖到明天完成，現(xiàn)在該打的電話(huà)等到一兩個(gè)小時(shí)以后才打，這個(gè)月該完成的報(bào)表拖到下個(gè)月。不過(guò)，在情況不允許的情況下或者工作已經(jīng)到了截止時(shí)間，這些人又基本上能夠完成工作。
小吳大學(xué)畢業(yè)后進(jìn)入一家公司做了項(xiàng)目經(jīng)理的秘書(shū)。一次，經(jīng)理交給地一大堆材料，要求她據(jù)此寫(xiě)一份公司的總結(jié)報(bào)告。光是看材料就花費(fèi)了大半天的工夫，所以直到下班的時(shí)候，小吳也未能理清寫(xiě)作思路。不過(guò)，小還是按時(shí)下班了。
當(dāng)時(shí)，小吳的想法是:反正老板也沒(méi)有限定時(shí)間，第二天再寫(xiě)也不遲到了第二天，小吳因其他事情忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，根本沒(méi)有時(shí)間寫(xiě)總結(jié)報(bào)告。直到第三天，小吳才開(kāi)始動(dòng)手寫(xiě)。但令小吳沒(méi)想到的是，當(dāng)她正在電腦前奮力敲鍵盤(pán)時(shí)，老板的電話(huà)又打過(guò)來(lái)了:“下午下班時(shí)把報(bào)告送到我辦公室。小吳不得不加快自己的工作節(jié)奏，直到快下班時(shí)，報(bào)告的初稿終于得以成行。為了確保質(zhì)量，小吳還利用下班后的一點(diǎn)時(shí)間對(duì)其進(jìn)行了一番修正。第二天一大早，小吳將拿著打印好的材料交給經(jīng)理，經(jīng)理的臉色明顯不悅，然后還說(shuō)了一句“下次注意”。
小吳立刻保證:“好的，一定！”然后就灰溜溜地退出辦公室。
實(shí)際上，這是一種叫作“最后通牒效應(yīng)”的心理在作怪?！白詈笸盒?yīng)是針對(duì)人們的拖拉傾向而提出的提起它，幾乎每個(gè)人都不覺(jué)得陌生，因?yàn)槿藗兠刻於荚谥貜?fù)著這樣的心理狀態(tài)，也在做著類(lèi)似的事情。
然而，職場(chǎng)是個(gè)講究效率的地方，很多機(jī)會(huì)都是稍縱即逝的。如果我們都養(yǎng)成拖延的習(xí)慣，就只能眼睜睜地看著機(jī)會(huì)被別人搶走。我們不妨看看下面的一個(gè)例子。
2004年，諾貝爾物理學(xué)獎(jiǎng)?lì)C發(fā)給了三位美國(guó)物理學(xué)家格羅斯、維爾切克和利策，他們?cè)?973年發(fā)現(xiàn):物質(zhì)的最基本粒子—夸克（夸克，通俗地說(shuō)就是組成質(zhì)子、中子、介子的人類(lèi)目前不可再分的物質(zhì)基本粒子）有一漸近自由”的特性。在頒獎(jiǎng)典禮上，有兩位科學(xué)家卻高興不起來(lái)。
一位是華裔美國(guó)物理學(xué)家徐一鴻。徐一鴻在1972年春想到了“漸近自由”，但是這種觀(guān)點(diǎn)在當(dāng)時(shí)太激進(jìn)了，因此沒(méi)再往下想；一位是美國(guó)物理學(xué)家特夫特，他在1972年馬賽的一次會(huì)議上，對(duì)德國(guó)物理學(xué)家西曼尼說(shuō)，他可以證明“漸近自由”符合現(xiàn)有的理論，可惜特霍夫特當(dāng)時(shí)忙于進(jìn)行另外一項(xiàng)研究，沒(méi)有聽(tīng)從西曼尼的建議立即發(fā)表這一結(jié)果。
機(jī)會(huì)總是稍縱即逝的，如果誰(shuí)先做，成功的可能性會(huì)比后做的人高很多因此，項(xiàng)目經(jīng)理要想打造一支高效率的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，就應(yīng)該改掉項(xiàng)目成員拖延的習(xí)慣，喚醒他們快速行動(dòng)的意識(shí)。
華為人就是這樣做的，他們只要發(fā)現(xiàn)某種機(jī)遇或問(wèn)題，就能夠快速做出行動(dòng)；得知與公司發(fā)展有關(guān)的事件或政策后，能夠及時(shí)做出反應(yīng)；當(dāng)意識(shí)到公司內(nèi)存在某種會(huì)給生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)造成阻礙的問(wèn)題后，也能夠迅速采取措施及糾正。
例如，在市場(chǎng)情報(bào)反饋方面，每一名一線(xiàn)的華為人，包括市場(chǎng)經(jīng)理，每周都會(huì)定期向總部匯報(bào)所轄區(qū)域的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。
對(duì)于市場(chǎng)情報(bào)匯總和問(wèn)題落實(shí)，華為設(shè)有專(zhuān)門(mén)的“銷(xiāo)售管理部”，對(duì)所的項(xiàng)目信息和求助信息進(jìn)行提煉和匯總，按照緊急程度和重要程度落實(shí)。如果遇到重大的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理每天都會(huì)向總部匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展。如果一的問(wèn)題未及時(shí)得到的落家，一線(xiàn)人員可以投訴，經(jīng)查實(shí)后，相關(guān)人員將受到處分。
華為的嗅覺(jué)就像“狼”一樣靈敏，快速捕捉戰(zhàn)機(jī)，快速對(duì)市場(chǎng)做出反應(yīng)。一般情況下，華為從簽合同到實(shí)際供貨只要四天的時(shí)間，這足以令任何對(duì)手感到膽寒。
可見(jiàn)，相對(duì)于拖延這種惡習(xí)來(lái)說(shuō)，快速行動(dòng)的力量可見(jiàn)一斑。那么如何才能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)養(yǎng)
成快速行動(dòng)的習(xí)慣呢？筆者認(rèn)為應(yīng)打出“組合拳”，從項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員兩個(gè)方面入手。
對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，首先，要為項(xiàng)目成員做好心理疏導(dǎo)，幫助他們樹(shù)立積極向上的心態(tài)和效率第一的意識(shí)；其次，為成員設(shè)置明確的工作期限，讓每個(gè)人都承擔(dān)起責(zé)任，從而增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)和時(shí)間觀(guān)念；最后，要做好項(xiàng)目考核，并且將考核結(jié)果同員工工資掛鉤，這樣有助于提升員工的工作積極性和主動(dòng)性。
對(duì)項(xiàng)目成員而言，要做到分清事情的輕重緩急，并做好自我監(jiān)督。也就是說(shuō)，面對(duì)繁雜的工作任務(wù)，項(xiàng)目成員要分清主次，按照重要事項(xiàng)、非重要事項(xiàng)、緊急事項(xiàng)、非緊急事項(xiàng)的邏輯，將手中的工作進(jìn)行分類(lèi)并依次完成避免因主次不清導(dǎo)致重要事項(xiàng)延誤。
另外，項(xiàng)目成員要學(xué)會(huì)自我監(jiān)督，針對(duì)每天的工作、工作要達(dá)到的目標(biāo)等制定出一套詳細(xì)的考核標(biāo)準(zhǔn)，并按照此標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)自己、監(jiān)督自己，在自我監(jiān)督中將每天的工作做好。