很多時(shí)候，一個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)在啟動(dòng)了，但是由于龐大的項(xiàng)目章程還在圍繞著不同的利益相關(guān)者尋找一個(gè)最終能拍板定稿的人。沒有什么項(xiàng)目不經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)施就完成的，過程是項(xiàng)目成功的一個(gè)重要因素，而過程文檔是這方面必不可少的一個(gè)組成部分。但是當(dāng)這種日益增長(zhǎng)的文書工作超過一個(gè)臨界點(diǎn)會(huì)發(fā)生什么：開始對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際交付產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。
所以，作為項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目發(fā)起人，可以看看下面這三個(gè)簡(jiǎn)單的方法，可以幫助你減少項(xiàng)目中的過程文檔，避免出現(xiàn)讓你頭疼的麻煩事。
1、選擇正確的流程
每個(gè)項(xiàng)目都是不同的，因此，沒有哪個(gè)流程能夠適合所有的項(xiàng)目，不論項(xiàng)目大小都使用同一個(gè)流程也沒有意義。對(duì)于較小的項(xiàng)目，你應(yīng)該用一個(gè)簡(jiǎn)單的過程，特別是你委托一個(gè)小項(xiàng)目給沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，簡(jiǎn)單的流程需要更少的過程文檔，而這也讓新項(xiàng)目經(jīng)理更容易遵循，也可以讓經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理減少他們桌子上的文檔。
一個(gè)小項(xiàng)目(最低標(biāo)準(zhǔn)要求的項(xiàng)目)可能只需要：
一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)文件：這(再次作為最低標(biāo)準(zhǔn)要求)將涵蓋項(xiàng)目的目的和目標(biāo)，要有關(guān)于范圍、時(shí)間和成本的關(guān)鍵的要求，有主要的里程碑(如果在這個(gè)階段已知的)和項(xiàng)目組成員的名單;
利益相關(guān)者要求的文檔：這應(yīng)該只包括利益相關(guān)者和他們的要求的文檔列表。
一個(gè)項(xiàng)目范圍：明確交付明確的成果，而不是創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的工作分解結(jié)構(gòu)，這樣你可以更加簡(jiǎn)單方便的對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行確認(rèn);
日程：給出任務(wù)列表中的完工日期，比如多長(zhǎng)時(shí)間他們將要達(dá)到的重要里程碑和結(jié)束日期，采用甘特圖可以顯得更直觀一點(diǎn);
回顧性報(bào)告：當(dāng)然，這不是必須需要的，但如果是你的領(lǐng)導(dǎo)或者其利益相關(guān)者，可能會(huì)問，這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展順利嗎，有什么可以做的更好的地方可以讓你今后的項(xiàng)目運(yùn)作的更加流暢和平穩(wěn)，而這類項(xiàng)目通常會(huì)要求減少相關(guān)的文檔工作;
當(dāng)然，這一切都要取決于你特定項(xiàng)目的情況，你最初可能認(rèn)為你的項(xiàng)目特殊只需要一個(gè)或兩個(gè)其他部分的文檔，但每次做出這個(gè)決定的時(shí)候，你需要仔細(xì)的想想，對(duì)于這種規(guī)模的項(xiàng)目，這真的是必要的嗎?
2、不要過度的報(bào)告
項(xiàng)目利益相關(guān)者需要在報(bào)告不足和過度報(bào)告之間取得一定的平衡，太多的話，他們根本不會(huì)去關(guān)注，太少，他們弄不清楚項(xiàng)目到底在做什么，他們可能會(huì)逐步尋求比最初的報(bào)告上提供的越來越多的信息，不論是哪種方式，你都會(huì)形成比你真正需要的多得多的文檔。
要報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來表示，這能夠滿足大多數(shù)利益相關(guān)者的要求：
紅色：你需要幫助處理這種情況;
黃色：項(xiàng)目中出現(xiàn)一些狀態(tài)需要你關(guān)注，但我們正在處理中;
綠色：項(xiàng)目中一切正常，無異常情況;
3、優(yōu)化會(huì)議次數(shù)
會(huì)議是在項(xiàng)目中無法避免的，有討論戰(zhàn)略的會(huì)議，項(xiàng)目范圍的會(huì)議，項(xiàng)目的規(guī)劃會(huì)議，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議，和各個(gè)利益相關(guān)者的討論會(huì)議，識(shí)別會(huì)議，變更控制會(huì)議，問題回溯會(huì)議等等，這會(huì)讓你花費(fèi)上十幾分鐘到幾個(gè)小時(shí)不等完成會(huì)議紀(jì)要。
相反的，為什么不嘗試削減會(huì)議的次數(shù)，對(duì)于較小的項(xiàng)目，你只需要參加下面四種會(huì)議：
和利益相關(guān)者的討論會(huì)議、項(xiàng)目范圍討論會(huì)議、項(xiàng)目進(jìn)展討論會(huì)議、項(xiàng)目問題回溯會(huì)議
通過減少不必要的會(huì)議不僅從會(huì)議本身來節(jié)省你的時(shí)間，還讓你不必要去花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行艱苦的準(zhǔn)備每個(gè)細(xì)節(jié)的會(huì)議紀(jì)要，你應(yīng)該只關(guān)注指出需要采取的行動(dòng)以及你需要同意做什么，其它的一切都應(yīng)該是不必
要的。
毫無疑問，可能還有很多其它的方法幫助你減少項(xiàng)目中的文檔工作，這可能基于每個(gè)人的心態(tài)和常識(shí)來進(jìn)行。如果你在一個(gè)小的項(xiàng)目上的時(shí)候，當(dāng)每次重新對(duì)文檔工作進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施的時(shí)候，應(yīng)該試著問問自己：到底什么才是我真正需要記錄的。如果你在一個(gè)相當(dāng)大規(guī)模的項(xiàng)目上工作的時(shí)候，那么依照既定的流程，你的文檔會(huì)逐步增加。