忙！很多年輕的經(jīng)理人喜歡把“忙”這個(gè)詞掛在嘴邊。如果看他們的時(shí)間表，看上去確實(shí)很忙——忙得不亦樂(lè)乎，加班是家常便飯，甚至損害了他們的健康。很多經(jīng)理人往往會(huì)陷入“忙”的誤區(qū)，認(rèn)為“忙”是事業(yè)成功的必要代價(jià)，甚至陷入一種“嗜忙”的狀態(tài)，一刻都閑不下來(lái)——這就是我們通常說(shuō)的“工作狂”。然而，這種“忙”真的是有效率么？
回答這個(gè)問(wèn)題很簡(jiǎn)單，把你一天處理的事情紀(jì)錄一下，看看那些事情是產(chǎn)生績(jī)效的，那么是沒(méi)有產(chǎn)生績(jī)效的。結(jié)果可能會(huì)嚇你一跳，很多所謂忙碌的事情，其實(shí)產(chǎn)生的績(jī)效很低，很多忙碌是沒(méi)有價(jià)值的。有時(shí)候的問(wèn)題在于，你處理事情的效率太低了，因此只好依靠延長(zhǎng)工作時(shí)間來(lái)解決問(wèn)題。這兩個(gè)誤區(qū)沒(méi)處理好，就可能導(dǎo)致很多人忙碌不堪而沒(méi)有績(jī)效了。
管理時(shí)間是每一個(gè)職場(chǎng)人士的必修課，可惜很多人都不及格。首先，管理自己的時(shí)間也要有戰(zhàn)略觀念，那就是：你的目標(biāo)是什么？沒(méi)有清晰的目標(biāo)，從技術(shù)層面去談時(shí)間管理，很容易滑落到有效率沒(méi)效果的誤區(qū)。所以，要管理好自己的時(shí)間，第一個(gè)要問(wèn)的問(wèn)題是：我要去往哪里？然后，你的所有時(shí)間都應(yīng)該是為這個(gè)目標(biāo)服務(wù)的，這樣的時(shí)間管里才有意義。
在時(shí)間管理這個(gè)問(wèn)題上，《哈佛商業(yè)評(píng)論》發(fā)表過(guò)很多時(shí)間管理方面的經(jīng)典文章，其中最經(jīng)典的兩篇是《誰(shuí)背上了猴子》和《管理能量，而非時(shí)間》。這兩篇文章被重新印刷過(guò)很多次，值得每個(gè)經(jīng)理人反復(fù)閱讀。看了這兩篇文章，你就知道如何利用好時(shí)間，把時(shí)間當(dāng)作你的朋友，而不是把時(shí)間塞得滿(mǎn)滿(mǎn)的，把自己搞得筋疲力盡。
在《誰(shuí)背上了猴子》一篇文章中，關(guān)鍵思想在于：你不要什么事情都要做！做那些你不得不做的事情，然后把其他事情更好的授權(quán)給他人來(lái)做。而在《管理能量，而非時(shí)間》一文中，則強(qiáng)調(diào)要調(diào)整自己的工作和生活習(xí)慣，在精力最旺盛的時(shí)候處理最重要的事情，保證自己最有工作效率，所謂的“要事第一”。處理好這兩件事情，你就不會(huì)覺(jué)得那么忙碌了。
如何提高個(gè)人的工作效率？《哈佛商業(yè)評(píng)論》最近采訪(fǎng)了工作效能專(zhuān)家——戴維·艾倫和托尼·施瓦茨，他們都強(qiáng)調(diào)了提高專(zhuān)注力、排除各種干擾（尤其是電子郵件的干擾）對(duì)于提升工作效率的重要性。如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關(guān)心的話(huà)題。個(gè)體的工作效率會(huì)在未來(lái)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的績(jī)效和業(yè)績(jī)。
戴維·艾倫發(fā)明了“GTD工作法”——先列出工作清單，逐項(xiàng)推進(jìn)的效能管理方法。戴維·艾倫認(rèn)為，影響工作效率的最大阻礙是，人們既沒(méi)有明確工作事項(xiàng)，也沒(méi)有具體落實(shí)，事情就一直縈繞在心頭，造成了巨大的精神壓力，卻沒(méi)有進(jìn)展。因此，最好用記錄的方式，將頭腦中的任務(wù)移出來(lái)，安排好每一步行動(dòng)，做到心無(wú)掛念，集中精力做好手頭的事情。
托尼·施瓦茨則認(rèn)為，人的能量包括四個(gè)基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時(shí)間的高度專(zhuān)注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。在他看來(lái)，工作應(yīng)當(dāng)是一段一段的“短跑”，而不是馬拉松似的“長(zhǎng)跑”，在緊張工作90分鐘后稍事休息，就能恢復(fù)能量，從而保持最佳狀態(tài)。
托尼·施瓦茨認(rèn)為，90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動(dòng)權(quán)交給了別人。人們之所以對(duì)查收電郵上癮，原因是這不費(fèi)勁，回復(fù)郵件讓人覺(jué)得短時(shí)間內(nèi)做了不少事情。而且，能收到郵件說(shuō)明別人需要你，被需要的感覺(jué)挺不錯(cuò)。為了避免受到電子郵件的干擾，一個(gè)人應(yīng)該媒體定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。