通過仔細(xì)富有想像力的策劃，可以在很多領(lǐng)域減少成本。
1、設(shè)施與各供應(yīng)商
活動中的產(chǎn)品供應(yīng)商在一年中會由于其產(chǎn)品被廉價租用而出現(xiàn)一段時間的停工。尤其是，劇場產(chǎn)品在使用壽命周期即將結(jié)束的時候就可以重新作為現(xiàn)成的裝飾和布景來源。比如像年度活動“悉尼同性戀節(jié)”這樣的節(jié)日經(jīng)常會進(jìn)行設(shè)施儲備以供租用。
2、以貨代款的贈品
很多組織協(xié)調(diào)活動以獲得交互推廣的優(yōu)勢。如果一個組織可以在活動中得到娛樂表演和產(chǎn)品推廣的機(jī)會，那么娛樂招待花銷將會很便宜。比如，麥夸利馬什斯音樂節(jié)上一家小型酒類公司——布拉德伍德答應(yīng)將自己的酒免費提供給先于活動舉行的聚會上的媒體和朋友——以作為在活動中獲取銷售酒類權(quán)利的交換條件。
3、推廣活動
一次新的活動可能需要一筆可觀的廣告預(yù)算，主要來自門票收入?；顒?a target="_blank" href="http://m.opto-elec.com.cn/news_list/87600.html">項目經(jīng)理的目標(biāo)就在于盡可能地將成本減少。已經(jīng)創(chuàng)立的活動通過“口頭語言”就可以完成所有的必要工作，需要很少量廣告推廣。例如，一年一度的“伍德福德民間節(jié)”大概需要2307美元的預(yù)算，但幾乎很少用于推廣活動，原因在于它已經(jīng)在目標(biāo)觀眾中建立了很好的聲譽?；顒又械膭?chuàng)新越多，獲得免費推廣的機(jī)會就越多。例如悉尼Short Films的熱帶節(jié)由于吸引了眾多影星而獲得了巨大的免費廣告推廣的機(jī)會。
4、志愿者
可以通過雇傭志愿者代替付費員工以減少成本。發(fā)軍志愿者的全部能力是很重要的?？赡茉?a target="_blank" href="http://m.opto-elec.com.cn/news_list/89638.html">活動策劃進(jìn)展時需要一些新技能，因此應(yīng)對這些志愿者的能力考核成績進(jìn)行評價。對于慈善活動，志愿者經(jīng)常將成本作為可減稅的捐贈。
5、租賃費用
大型基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)部分，比如帳篷和發(fā)電機(jī)以及發(fā)布為新聞標(biāo)題的服務(wù)可以在其他大型節(jié)日和活動中加以利用，使其租用成本降低。例如，澳大利亞巡回舉行的大型文化節(jié)，包括墨爾本藝術(shù)節(jié)和澳洲阿得萊德藝術(shù)節(jié)，可以為任何國外演員提供節(jié)日巡回演出。這樣成本就被所有的節(jié)日分?jǐn)偭恕?br /> 6、成本中心優(yōu)先排序
有些時候削減成本是很必要的。如果活動中某一方面發(fā)生了巨大變化或根本不存在了，你必須預(yù)見其對整個活動的影響。這在項目管理中稱為“敏感度分析”(Burke 1993)。評估由活動中成本變化帶來的影響構(gòu)成，而且根據(jù)影響的大小，把成本中心排一個優(yōu)先次序的單子。例如，敏感度分析可以應(yīng)用于衡量對免費的項目進(jìn)行收費帶來的影響。雖然這樣做可以大大提高收入，但也會對贊助和觀眾滿意度產(chǎn)生消極影響，這種影響會轉(zhuǎn)變?yōu)槭杖霚p少。